La preparazione degli ordini: una difficile sfida
di Cesare Cernuschi – Amministratore Delegato di Simco Consulting
Sviluppare una corretta modalità di preparazione degli ordini incide positivamente non solo sull’efficienza aziendale ma anche sul livello di servizio erogato ai clienti; per questo motivo il picking rappresenta una significativa leva per la competitività, soprattutto oggigiorno in cui, in molte circostanze, la differenza tra un prodotto e il suo concorrente non si basa prevalentemente sulla qualità intrinseca (generalmente buona) e sul prezzo (quasi sempre allineato) ma anche su una serie di prestazioni (velocità e precisione della consegna, disponibilità, etc) proprie della funzione logistica. Non bisogna tuttavia trascurare il costo di questa attività che può incidere anche tra lo 0,7% e lo 0,9% del fatturato, in relazione al settore merceologico e alle politiche distributive delle aziende.
La preparazione degli ordini prevede, quasi sempre, il prelievo frazionato dalle Unità di Carico utilizzate per lo stoccaggio, colli o pallet che siano, e si concretizza nella composizione di Unità di Spedizione miste: abitualmente questa attività è nota con l’appellativo di picking. Il picking rappresenta, oggi più che mai, uno dei problemi più delicati quando si attivano dei processi di ristrutturazione o di realizzazione dei magazzini, sia che si tratti di materie prime, semilavorati, componenti o prodotti finiti.
Il picking assorbe mediamente, nei magazzini organizzati in modo “tradizionale”, circa il 50% della forza lavoro con le conseguenti implicazioni a livello di costi, di sicurezza, ergonomia, relazioni umane.
Nei casi in cui per effettuare il picking ci si avvalga invece di soluzioni automatizzate si passa da un ambiente “labor intensive” ad uno “capital intensive”.
E’ facile intuire come in ambedue le situazioni sia estremamente cruciale identificare le soluzioni che ottimizzino le risorse impiegate.
Le principali tecnologie/mezzi/attrezzature che negli ultimi 10 anni hanno maggiormente contribuito allo sviluppo dell’efficienza del picking sono state:
- sul piano dei sistemi di comunicazione senza dubbio dobbiamo evidenziare i sistemi voice picking e pick/put to light che hanno sicuramente confermato la tendenza alla realizzazione di magazzini paparless, già consolidata con l’impiego dei terminali portatili in RF. Il vantaggio di questi sistemi consiste nella immediatezza delle indicazioni e dalla possibilità di superare ostacoli che talvota si possono trovare quando risulta difficile utilizzare sistemi di identificazione automatica (tipicamente il bar code).
- per quanto concerne i sistemi di movimentazione si è verificato il perfezionamento dei magazzini automatizzati: magazzini a piani traslanti, sorter, traslatori abbinati a baie di picking performanti. Per questi ultimi sistemi si è assistito all’evoluzione verso la realizzazione di attrezzature di presa “prensili” che permetto al traslo elevatore la movimentazione di singoli colli di dimensioni eterogenee che vengono depositati o prelevati all’interno dello scaffale a ripiani in semplice o multipla profondità. Si è altresì aumentata la potenzialità di movimentazione dei magazzini automatici sia spingendo al massimo le prestazioni in velocità ed accelerazione dei trasloelevatori (rispetto ai primi miniload quelli attuali hanno prestazioni più che doppie) sia mediante l’impiego di navette automotrici idonee alla movimentazione delle unità di carico, pallet o cassette, vincolate ad ogni livello di stoccaggio e/o libere di muoversi tra i piani e le corsie.
- nel settore dei sistemi di picking “tradizionale” l’aumento delle prestazioni si è ottenuto grazie allo sviluppo di scaffalature specificamente studiate (soprattutto quelle a gravità) e all’impiego di carrelli commissionatori più performanti, più sicuri, più ergonomici. Non è da trascurare, in ogni caso, il contributo che hanno fornito i software di gestione operativa (WMS) che permettono di ottimizzare le diverse attività coinvolte nella preparazione degli ordini (rimpiazzi, percorrenze, controlli, etc.) senza mettere in secondo piano la possibilità di discernere quando sia opportuno utilizzare criteri di prelievo “per ordine” o criteri “per riepilogo”.
CONFRONTO FRA CRITERI GESTIONALI DI PICKING
Su piano della progettazione la maggior complessità necessaria per individuare la migliore soluzione e per essere sicuri che le regole operative ottimizzino i processi può essere affrontata e superata con l'impiego di strumenti di analisi più potenti e con la possibilità di sviluppare simulazioni dinamiche.
Il picking può essere effettuato, seguendo una grossolana schematizzazione, prelevando colli da pallet per formare un pallet misto o prelevando pezzi da cassette o colli per formare un collo misto di spedizione; in questo contesto bisogna evidenziare che le innovazioni più importanti hanno maggiormente interessato i processi dove si effettua il picking prelevando da cassette piuttosto che da pallet, anche se l'utilizzo del voice picking, quindi dell'opzione "mani libere", si configura particolarmente interessante nel caso di prelievi di colli da unità pallettizzate.
Per il futuro ci si aspetta un ulteriore perfezionamento delle tecniche attualmente in uso, la possibilità di poterle proporre a condizioni economiche più interessanti e una spinta verso sistemi di picking "merce all'uomo" che minimizzino percorrenze e fatica e lo sviluppo di soluzioni completamente automatiche basate sull'impiego intensivo di robot cartesiani ed antropomorfi che, in tal modo, riuscirebbero a dispensare gli operatori da attività spesso gravose e ripetitive.
Saper scegliere tra le varie opzioni organizzative (ad esempio prelievo per ordine o per riepilogo) e tecnologiche non è estremamente facile e richiede un'ottima capacità analitica e un metodo appropriato oltre che una specifica professionalità; per sapere quali sono le maggiori difficoltà che si incontrano in un progetto focalizzato sulle attività.
Per la mia esperienza lunga di consulente in Simco (società di consulenza logistica che opera da oltre trent'anni ed ha sviluppato oltre 1.600 progetti, in tutti settori merceologici) la prima difficoltà che si incontra consiste nel determinare il cosiddetto "profilo delle attività", ovvero il compito cui il sistema di picking deve assolvere, che solitamente risulta essere assai variabile negli intervalli temporali che si devono considerare.
A fronte di ciò, si capisce l'importanza fondamentale di una fase di raccolta ed elaborazione dei dati storici che sia estremamente accurata, capace cioè di identificare, aldilà dei banali valori medi, le effettive caratteristiche dei flussi cui il sistema di picking dovrà fare fronte, individuando gli andamenti caratteristici non solo in funzione del tempo ma anche in funzione della tipologia di cliente che viene servito.
STUDIO DI FATTIBILITÀ (la ricerca e l'analisi dei dati)
In ogni caso, il dato storico, è solo la base di partenza per cercare di stimare al meglio quelle che saranno invece le necessità future che il progetto dovrà soddisfare: quanti codici dovremo gestire? Che caratteristiche fisiche e/o gestionali avranno? Come muteranno le esigenze del mercato, sia in termini quantitativi sia in termini qualitativi (tempi di allestimento, difettosità ammesse, esigenze di personalizzazione, etc.)? Si tratta di domande che hanno risposte spesso necessariamente vaghe o aleatorie perché gli scenari futuri sono piuttosto difficili da interpretare.
Il bravo progettista deve saper guidare tale attività di previsione e deve anche essere in grado di trovare il bilanciamento ottimale tra la volontà di disegnare un sistema estremamente "mirato" su di uno scenario futuro verosimile (il che rende il sistema stesso molto efficiente, ma al contempo potenzialmente debole nel caso in cui poi cambino le condizioni al contorno) e quella, per certi versi contrastante, di disegnare invece un sistema estremamente flessibile ai mutamenti. Questo presuppone anche l'ottima conoscenza da parte del consulente delle varie soluzioni disponibili sul mercato e di tutti i loro punti di forza e di debolezza, in un'ottica di grande concretezza e di assoluta neutralità (di tipo commerciale). Questo esercizio di "miglior compromesso" tecnico ed economico abbinato ad una rigorosa analisi costi-benefici è, alla fine, la parte realmente più complessa di un progetto di un sistema di picking, specie quando si abbia a che fare con realizzazioni complesse e costose.
LA SCELTA DEL SISTEMA DI PICKING
La scelta di picking condiziona produttività ed efficienza, ed è principalmente subordinata ai seguenti fattori:
- numero delle SKU presenti in magazzino
- quantità e volume in giacenza per SKU
- numero delle righe evase per SKU totale
- variabilità dell`intensità dei flussi
- profilo dell`ordine e sua distribuzione probabilistica
- numero di pezzi/riga
- caratteristiche fisiche e gestionali dei prodotti da prelevare (forma, peso, volume, deperibilità, tracciabilità)
- necessità dell`operazione di imballaggio per la spedizione
- lead time richiesto per l`evasione dell`ordine
- logiche di pay back degli investimenti
Il tema del ritorno dell’investimento è indubbiamente uno dei punti più delicati della fase di identificazione della soluzione da adottare e in molte circostanze i canoni di riferimento differiscono da azienda ad azienda: le società multinazionali e quelle controllate da fondi di investimento hanno degli approcci generalmente diversi da quelle padronali avendo le prime, la possibilità di effettuare scelte alternative rispetto a orizzonti, geografici e non solo, di riferimento del proprio business. Abitualmente si tende a non superare un periodo di ritorno di 3 anni, nel caso delle soluzioni automatiche più sofisticate è piuttosto frequente che tale periodo tenda ad allungarsi.
Non è sufficiente avere interesse per il picking solo quando si sviluppano progetti di miglioramento o si realizzano nuovi impianti ma è necessario porre una attenzione sistematica alle problematiche degli impianti in esercizio secondo una logica di miglioramento continuo.
Suggeriamo per prima cosa attivare un cruscotto che misuri le prestazioni (produttività, lead time, accuratezza, etc.) in modo da disporre di una base numerica che consenta di verificare gli andamenti e soprattutto l’entità dei progressi operativi che si ottengono portando avanti attività di miglioramento.
La misurazione è la base di ogni processo di miglioramento.
L’analisi critica dei processi secondo i i principi ispiratori della Value Stream Mapping è un ulteriore passo indispensabile, questa attività è finalizzata all’individuazione delle attività che non creano valore aggiunto per il cliente e sono da considerarsi pertanto degli sprechi (Muda, secondo il lessico giapponese che ha dato avvio a questa pratica).
Per un’efficace individuazione dei Muda è necessario avere la collaborazione di chi lavora sul campo perché, in genere, possono essere una fonte preziosa di suggerimenti; per sviluppare in modo sistematico, e non solo estemporaneo, le attività di “miglioramento continuo”.
