L’outsourcing di servizi logistici: come elaborare il Capitolato dei Servizi
Il Calcolo delle Tariffe
Abbiamo visto nella puntata precedente lo schema ad albero da elaborare per giungere alla definizione di dettaglio delle attività logistiche oggetto di appalto di servizio. Tale schema, dicevamo, è propedeutico alla stesura di un modello di calcolo in grado di riassumere in maniera semplice tutte le risorse da impiegare per l’attuazione del servizio, nonché la quantità di utilizzo per ognuna di esse. Fase successiva sarà poi l’inserimento nel modello dei parametri di costo unitari. Il risultato finale del modello matematico sarà infine una griglia di tariffe, e la possibilità di variarne in maniera semplice i dati di input per verificare la sensitività delle stesse al variare delle condizioni al contorno.
Conclusa dunque la lunga fase di analisi dei servizi da fornire, si entra in un campo molto specifico per il progettista di servizi logistici, cioè quella in cui occorre introdurre valori squisitamente tecnici. E’ questa la fase dove la capacità di analisi consente di ottenere i migliori risultati.
Conclusa l’analisi di dettaglio del capitolato dei servizi, siamo giunti ad avere l’albero del servizio “esploso” in tutte le sue parti. Continuando nell’utilizzo della metafora “botanica”, per aggiungere i dati tecnici ed economici ci occorre ora “abbattere” quest’albero, per renderlo orizzontale e poter studiare lo “spessore” di ognuno dei suoi anelli, che rappresentano le diverse azioni operative che compongono il servizio.
Un esempio chiarisce tutto: stendendo sulle righe di una tabella la parte di flusso logistico su cui ci si deve via via focalizzare, occorre costruire un file (comodissimo un semplice Excel) in cui, da destra verso sinistra andiamo sempre più ad affinare il livello di dettaglio.
È un po’ come se l’albero prima descritto venisse “sdraiato”, per permettere di inserire nella modalità più comoda per l’operatore, i dati che costituiranno il modello matematico.
Prendiamo come esempio l’esplosione della attività di preparazione delle merci in magazzino, considerando (da leggere stavolta in senso orizzontale) la Macro-fase (Lavorazione Magazzino), la Sotto-fase (Preparazione Ordini), le Micro-Fasi (Prelievo, Lavorazioni Aggiuntive e Imballo), e le Azioni Operative (svariate):
Per maggiore chiarezza dell’esempio e anche per significare la validità generale del modello, è mostrata anche la fase operativa (stoccaggio in magazzino) immediatamente precedente a quella che andremo ad analizzare nel dettaglio. Tramite la giustapposizione di questo schema per ognuna delle attività oggetto di appalto, ad analisi conclusa il risultato globale sarà proprio quello che cerchiamo, ossia il servizio logistico schematizzato come il succedersi regolare e ben tracciato di una serie di azioni operative.
Ultimata la redazione di questo file saremo giunti quindi ad avere uno strumento di analisi molto semplice ma al contempo molto dettagliato.
Certamente, come è facilmente comprensibile, la fase di preparazione di questo file Excel (che è la base della successiva realizzazione del modello matematico) diventa estremamente facile se tutte le singole azioni operative sono state ben definite nella prima fase del progetto, quella della definizione del capitolato dei servizi, disegnato con la ormai nota struttura ad albero. Si comprende quindi una volta di più come conoscere il prima possibile nel dettaglio cosa occorre fornire facilita e velocizza tutte le successive fasi di progettazione del servizio; per questo molta enfasi è posta sulla definizione del “cosa” deve essere realizzato già nella primissima fase di analisi per la redazione del Capitolato.
Estendendo il modello, visto nel dettaglio per una attività qui sopra, alla totalità delle attività previste nel capitolato, si finirà per avere a disposizione un file esteso ma molto completo così fatto:
In questa tabella sono ancora una volta evidenziate le azioni operative scelte per l’approfondimento, affiancate a tutte le altre relative a Fasi diverse che compongono il servizio logistico.
Finora abbiamo svolto la parte preparatoria rispetto alla redazione del vero e proprio modello matematico. Come primo ulteriore passo verso la sua realizzazione, occorre ora affiancare a ciascuna di queste azioni operative un attributo fondamentale: quello relativo alle risorse che ogni azione operativa consuma per essere attuata.
Possiamo dire che questo è il concetto di base di tutta questa serie di articoli: l’idea che sta alla base di tutto è che per comprendere e gestire al meglio un sistema logistico occorre avere molto chiaro quali, quante e in che modo ogni fase del processo logistico consuma risorse. Le tariffe da applicare al contratto di servizio infatti hanno una dipendenza intrinseca fortissima, seppur mediata dalla complessità delle operazioni, dalle risorse e dalla loro quantità utilizzate (nonché ovviamente dal loro costo unitario), per cui l’individuazione di un corretto e completo schema di assorbimento delle risorse è fondamentale per la buona riuscita del contratto.
Molto concretamente, per sintetizzare questo concetto, occorre preparare, partendo dalla figura precedente, una matrice di consumo delle risorse (ossia una tabella a doppia entrata), nella quale devono essere indicate le risorse, di qualsiasi tipo e natura, che servono per eseguire ogni azione operativa del servizio, e sulla base della quale, nell’ultima parte dello studio, valuteremo i cosiddetti micro-costi per azione.
Come al solito, diamo degli elementi molto concreti: quali sono queste risorse? Si può proporre la seguente lista sintetica:
- Personale operativo
- Aree coperte
- Aree scoperte
- Sistema informativo
- Conduzione aree (utenze)
- Manutenzione aree
- Attrezzature fisse
- Attrezzature mobili
- Personale di ufficio e direttivo
Tale lista non è necessariamente esaustiva di TUTTE le risorse coinvolte, poiché le condizioni reali nelle quali un servizio può svolgersi possono includere anche altre voci qui non elencate, così come potrebbero essere assenti alcune risorse, per condizioni particolari della specifica situazione. La responsabilità particolare del tecnico è quella di conoscere in maniera minuziosa le condizioni reali in cui si svolgeranno i servizi, per poter elencare in maniera completa e dettagliata tutte le risorse attivate.
Come secondo step, ad ogni singola azione operativa occorre assegnare (oppure NON assegnare, a seconda della situazione) il consumo di queste risorse, realizzando (sempre in Excel) una matrice a doppia entrata, da riempire con delle “X”.
Per assegnare correttamente queste “X” occorre, come anticipato sopra, grande conoscenza dell’ambito operativo in cui si svolgeranno le attività, e capacità di osservazione analitica.
La matrice così ottenuta sintetizza finalmente in modo chiaro quali saranno le risorse impiegate per svolgere ogni singola parte (azione operativa) del servizio: dove troviamo le “X” sappiamo che nello step di analisi successivo dovremo inserire il costo relativo alla combinazione di quella risorsa (colonna) e di quella azione operativa (riga).
Tale costo relativo all’incrocio tra una risorsa ed una azione operativa sarà il risultato, successivamente, di una semplice operazione matematica: una MOLTIPLICAZIONE.
Saranno infatti, due i dati da conoscere relativamente a ciascuna casella riempita con una X, i quali rappresenteranno i fattori di questa moltiplicazione:
- il COSTO UNITARIO di quella risorsa
- il CONSUMO UNITARIO di quella risorsa, per lo svolgimento della singola operazione.
La semplice applicazione del costo unitario della risorsa al consumo unitario di risorsa fornirà come risultato il COSTO MARGINALE dovuto all’utilizzo di quella risorsa per quella operazione.
La somma di tutti i costi marginali di risorsa per una determinata azione operativa darà finalmente il risultato della tariffa unitaria per quella azione operativa; sarà poi scelta dalla fase contrattuale il livello di aggregazione o disaggregazione di tali tariffe unitarie.
Nella prossima puntata vedremo le fasi di analisi appena descritte, che si concretizzano nella compilazione di due distinte matrici contenenti i dati necessari, introducendo, a mero titolo di esempio, anche dei valori numerici.
