L’outsourcing di servizi logistici: il contratto

Come redigere un contratto di servizio logistico partendo dalla sua modellizzazione matematica

Di Andrea Cattaneo

Riassumendo il contenuto delle precedenti puntate di questa serie di articoli, tutto quello che abbiamo ottenuto finora (la definizione precisa di ogni servizio e delle sue fasi operative, la modellizzazione matematica di ognuna di esse e la messa a punto del file sintetico per la valutazione dei costi connessi ai servizi e la corrispondente possibilità di calcolarne le variazioni al variare delle condizioni esterne) è funzionale a stendere un contratto di servizio logistico tra il cliente e l’operatore.

Vediamo ora qualche suggerimento per stendere anche la parte tecnico – contrattuale nel modo più chiaro, sempre a tutela di entrambi i contraenti, sia l’operatore logistico che dovrà muoversi nello svolgimento dei servizi entro ambiti ben definiti, sia il committente, che dovrà gestire le richieste di servizio e la misurazione dei suoi livelli di soddisfazione entro il perimetro descritto dal contratto.

I due documenti che costituiscono la parte tecnica del contratto sono:

1. Il Capitolato Tecnico dei Servizi
2. L’Allegato Economico

In questi documenti sono affrontati la descrizione, i costi e i livelli di servizio, che rappresentano i driver principali per il controllo dell’efficienza e dell’efficacia garantiti dal sistema.

Ciò che riguarda la stesura della parte “legale” del contratto di servizio (termini, durate, garanzie economiche, clausole legali, ecc.) non viene approfondita in quanto è materia non del logistico ma dell’ufficio contratti (ufficio commerciale per l’operatore, ufficio acquisti per il cliente) delle due aziende contraenti.

Giunti a questo punto dello sviluppo dello studio e del progetto di servizio, abbiamo a disposizione una suddivisione dei servizi molto dettagliata, che è servita come base di partenza per la preparazione del modello matematico delle tariffe; inoltre, come prodotto del modello matematico, è già a disposizione un elenco delle attività che richiedono una specifica tariffazione, ed anche le tariffe stesse calcolate.

Questo documento, ossia il modello matematico dei servizi, unitamente agli altri due sopra citati, rappresenta il cuore tecnico del contratto di servizio logistico.
Occorre tradurre nel contratto tale documento, che può essere molto schematico e sintetico, scrivendolo in una forma assolutamente non interpretabile.

Il Capitolato Tecnico dei Servizi

Per la migliore redazione del Capitolato Tecnico dei Servizi, è utile un consiglio. Quello di usare un glossario chiaro: ciò significa usare parole con un solo significato, e inoltre usare sempre lo stesso termine per indicare lo stesso concetto. A volte è addirittura utile procedere preliminarmente alla redazione del glossario dei termini che verranno usati nel contratto, chiarendone esplicitamente la definizione, allo scopo di eliminare ogni dubbio interpretativo tra le parti. Usare sempre la stessa parola per indicare lo stesso concetto è già uno sforzo di chiarezza importante.

Un altro piccolo consiglio che l’esperienza può insegnare: una volta finita la redazione del Capitolato, sottoporlo a qualcun altro in azienda, meglio se non esperto di logistica, e farsi dare un giudizio su chiarezza e univocità di quanto scritto. Il giudizio degli altri è sempre una garanzia di imparzialità.

Nel caso (raro) di un contratto che presenti una sola tariffa omnicomprensiva, fondata su un mix di servizi e/o volumi prestabilito, tale mix deve essere descritto in queste parte del contratto. Inoltre deve essere specificato che, in caso di variazione dello stesso mix fuori da determinati limiti di variabilità, le condizioni economiche del contratto variano; si potrà anche indicare quantitativamente di quanto varierà la tariffa (rimandando alla corrispondente voce dell’Allegato Economico), utilizzando quella che nella puntata precedente avevamo chiamato analisi di sensitività.

Passando infine alla parte del Capitolato relativa alla definizione dei livelli di servizio, essa deve definire chiaramente tempi e modi concordati per lo svolgimento dei servizi, e richiamare le eventuali penali che il cliente può richiedere all’operatore nel caso che i LdS stabiliti non vengano rispettati, da esplicitare nell’Allegato Economico.

Ovviamente questa parte del contratto tutela molto il cliente, che in questo modo ha uno strumento per contestare all’operatore logistico eventuali disservizi, e comminare penali economiche. In realtà però si deve intendere come tutelante anche per l’operatore, che in fase di stesura e negoziazione di queste clausole potrà garantirsi dal fatto di non essere imputato di mancanze o disservizi, in seguito, che non siano stati concordati per iscritto in precedenza.

Per quanto attiene all’Allegato Economico, esso (avendo già calcolato le tariffe unitarie con il modello matematico prima descritto) sarà semplicemente la traduzione in forma testuale di queste tariffe.
E’ opportuno che per ciascuna tariffa sia ben descritta la parte di servizio a cui fa riferimento (per rendere possibile “incrociare” questo documento col Capitolato). Il metodo migliore è quello di definire attraverso una numerazione progressiva le attività descritte nel Capitolato Tecnico dei Servizi, e richiamare con la stessa numerazione la corrispondete tariffa nell’Allegato Economico.

Ultimo ma fondamentale consiglio è quello di inserire in questa parte la previsione di adeguamento automatico delle tariffe, spesso gestito con cadenza annuale basandosi sull’indice ISTAT dei prezzi.

Un aspetto importante sta nel definire la misura delle penali economiche citate nel Capitolato, che devono essere sempre viste come uno strumento di risarcimento di danni causati e non come il modo di ottenere impropriamente dei risparmi.

A conclusione di questa serie di articoli, è utile riassumere i passaggi principali del processo di stesura e analisi di un progetto di servizio logistico in questi 5 elementi fondamentali:

1. Progettare un servizio logistico richiede multi-disciplinarietà e metodo: capire come fornire un servizio efficace al minor costo è fondamentale per il successo della collaborazione tra committente e appaltatore logistico
2. Il primo e fondamentale passo verso un buon contratto di servizi logistici, sia per chi acquista che per chi vende il servizio, è di concordare lo svolgimento dei servizi il più dettagliatamente possibile
3. Il segreto sta nel dettaglio: più approfondita è la suddivisione delle attività, più il modello di servizio sarà preciso e darà risultati corretti e remunerativi
4. Calcolare le tariffe con l’activity based cost (ABC) è impegnativo in termini di studio e di tempo, ma permette di elaborare quotazioni competitive ma remunerative, e di conoscere in anteprima le possibili variazioni di redditività / costo del servizio
5. I due strumenti contrattuali fondamentali per la buona riuscita del servizio logistico, da redigere partendo dai risultati del modello matematico, sono il Capitolato Tecnico dei Servizi e l’Allegato Economico.