Spedire merci con terze parti: un vademecum
Quando si decide di spedire professionalmente le proprie merci con terze parti, è davvero importante fornire una serie di informazioni dettagliate e accurate al corriere o spedizioniere scelto.
Sebbene in questo processo intervengano numerose variabili (dipendenti dalla natura delle merci, dalle unità di carico in cui sono contenute, dalle destinazioni, dalle modalità di trasporto selezionate etc…), esistono una serie di informazioni e di scelte che in assoluto sono indispensabili a definire la natura del servizio che stiamo chiedendo, e a stabilirne il costo o il valore.
Una buona conoscenza di quelle che sono le informazioni che devono viaggiare assieme alle merci può aiutarci ad ottenere un servizio più rapido ed efficiente e a contenere il costo delle operazioni.
I dati fondamentali: i recapiti
Iniziamo con i dati fondamentali che dovrai comunicare: il nome completo o la ragione sociale del mittente e del destinatario, accompagnati dagli indirizzi completi, numeri di telefono e, se disponibile, un indirizzo email.
Questo aiuta a garantire che la merce arrivi a destinazione senza intoppi: può sembrare banale, ma molti dei colli che non arrivano puntualmente a destinazione presentano problematiche di chiarezza nelle informazioni basilari quali i recapiti di destinazione o dei contatti per il reperimento di informazioni aggiuntive.
Le informazioni sulle merci viaggianti
Passiamo ai dettagli della merce: è cruciale descrivere in modo dettagliato il contenuto della spedizione, specificare la quantità, il peso totale, e le dimensioni dei pacchi.
Per non incontrare intoppi (o per non incorrere in costi extra) è necessario descrivere precisamente la natura della merce spedita, ma il peso ed il volume esatto dell’unità di carico con la quale presenteremo la merce, di modo che lo spedizioniere possa riservare uno spazio adatto sul vettore incaricato (nel rispetto delle esigenze di consolidamento e dell’ordine di scarico programmato) e possa predisporre le dinamiche di carico e scarico opportunamente.
Inoltre, dichiarare il valore della merce non solo è utile per motivi assicurativi ma è spesso necessario anche per le formalità doganali.
In linea generale per le spedizioni internazionali è necessario dichiarare il valore della merce (la merce deve viaggiare obbligatoriamente con allegata fattura commerciale in triplice copia, o proforma in caso di spedizioni conferimenti non commerciali), mentre per quelle nazionali è un’opzione a discrezione del mittente.
Opzioni di ritiro
Quando si tratta di ritiro e consegna, ci sono diverse opzioni da considerare, ciascuna con i suoi vantaggi e costi associati.
Se opti per il ritiro a domicilio, dovrai essere consapevole che questa comodità ha un prezzo più elevato. Tuttavia, è una soluzione che permette di risparmiare tempo e fatica.
D'altro canto, consegnare la merce a un punto di raccolta potrebbe essere più economico, ma richiede un’organizzazione preliminare per veicolare la merce fino a quel punto: un vettore da dedicare allo scopo ed operazioni di carico e scarico da svolgere in autonomia che, parere personale, risultano ragionevoli nel caso di spedizioni di volumi non eccedenti poche unità di carico di primo livello.
Opzioni di consegna
Anche per la consegna, le opzioni sono varie.
La consegna standard è la più economica, ma potrebbe richiedere diversi giorni lavorativi.
Chi ha bisogno di una consegna più rapida, può optare per spedizioni “Express”, che di solito garantiscono la consegna in uno o due giorni, sebbene a un costo maggiore.
La scelta della fattispecie più calzante dipende in larga misura dagli accordi commerciali vigenti e dai Takt Time concordati con i clienti, oltre che dalle caratteristiche delle merci e dalle distanze che queste dovranno percorrere.
Infine, la consegna su appuntamento offre maggiore flessibilità, permettendoti di scegliere una finestra di consegna specifica, ma anche questo servizio potrebbe comportare costi aggiuntivi.
Documenti necessari
Riguardo ai documenti necessari, se stai spedendo sul suolo nazionale o nell'Unione Europea, avrai bisogno della lettera di vettura che accompagna la merce, una fattura commerciale se si tratta di vendita, e una packing list dettagliata.
Se invece spedisci fuori dall'UE, dovrai compilare una dichiarazione doganale e fornire una fattura pro forma o commerciale.
In certi casi, potrebbero essere richiesti anche certificati di origine o altre certificazioni specifiche, soprattutto per prodotti soggetti a regolamentazioni particolari che variano a seconda dei paesi di destinazione e delle rispettive legislature vigenti.
In generale quando si spedisce merce in paesi extra UE è sempre consigliabile contattare le autorità doganali locali verificando eventuali necessità specifiche per lo sdoganamento delle merci in esportazione.
Affidandosi a terze parti è consigliabile approfittare dell’esperienza dello spedizioniere verificando attraverso il relativo servizio clienti eventuali necessità di questo tipo per i paesi di destinazione.
Considera sempre eventuali costi aggiuntivi, come l'assicurazione, che è calcolata in base al valore della merce e raccomandata per spedizioni di alto valore, le tasse doganali e l'IVA per le spedizioni extra UE.
Preparare tutto con cura ti aiuterà a evitare problemi durante il transito e alla consegna, e a scegliere l'opzione di ritiro e consegna che meglio si adatta alle tue esigenze, garantendo così una gestione efficiente ed economica della tua logistica.
