Standardizzazione dei processi nella Lean Logistics: linee guida per la creazione e l'implementazione
La Lean Logistics è un approccio alla gestione logistica che mira a ridurre gli sprechi e migliorare l'efficienza. In una serie di articoli precedenti ne abbiamo già scritto su Logistica Efficiente, come l’articolo dedicato al Just in time (Just in Time nella Lean Logistic: come ridurre l `inventario e migliorare i tempi di consegna), al Value Stream Mapping (Value Stream Mapping nella Lean Logistic: una guida pratica), una guida all’ottimizzazione (Miglioramento continuo nella Lean Logistic: Guida per ottimizzare i processi logistici) e alla riduzione degli sprechi (Lean Logistics: impara a ottimizzare l’efficienza e ridurre gli sprechi). Inoltre abbiamo anche raccontato come usare Kanban nella lean logistics e il significato delle 5 s.
Oggi invece vi parleremo dell’importanza della standardizzazione dei processi. La nostra esperienza decennale di lavoro accanto a medie imprese ci ha permesso di capire quanto la definizione e la documentazione dello svolgimento di procedure e attività per l’esecuzione di un processo sia fondamentale per ottenere l’efficienza. Allo stesso tempo, è di fondamentale importanza che la definizione delle procedure avvenga in collaborazione con un’unità dedicata dell’azienda, meglio se affidata a una consulenza esterna: l’analisi pre-standardizzazione e il monitoraggio successivo possono svelare colli di bottiglia inaspettati, inefficienze impreviste e altri fattori che chi vive i processi quotidiani (ovvero i dipendenti abituali) potrebbero non notare perché parte di consuetudini e abitudini.
L’esplicitazione delle procedure e dei processi, ovvero la standardizzazione, serve a un’azienda soprattutto in fase di crescita, quando numerose persone si trovano a dover apprendere il know how aziendale ed è necessario introdurle alla cultura e al modo di lavorare. Questa standardizzazione è però un’occasione in tutte le fasi di vita di un’azienda, non solo nell’espansione. Anche una media impresa che si trova in fase di difficoltà e necessita ridurre i costi può ottenere notevoli benefici con una standardizzazione dei processi.
Quali sono i principali benefici che ci possiamo attendere, se chiediamo a un’azienda come Di Massa Srl una consulenza per la standardizzazione dei processi aziendali?
- Riduzione degli errori: con procedure chiaramente definite e documentate, gli errori umani sono più rari;
- Miglioramento dell'efficienza: le attività non necessarie vengono eliminate o semplificate;
- Miglioramento della comunicazione: avere una visione condivisa delle procedure aiuta tutti gli attori coinvolti a sviluppare il proprio lavoro;
Come implementare la standardizzazione dei processi. Il metodo Di Massa.
In una consulenza per standardizzare i processi nel settore logistico aziendale, operiamo seguendo i seguenti passaggi:
- Analisi delle attività: parliamo con i dipendenti coinvolti nel lavoro, monitoriamo il flusso delle merci, i movimenti interni, le regole “non ancora scritte” e definiamo le attività che devono essere svolte per eseguire il processo;
- Documentazione delle attività: creiamo un manuale dei processi che vengono svolti, lo discutiamo con i referenti aziendali e lo perfezioniamo;
- Formazione del personale: il personale coinvolto nel processo deve essere formato sulle nuove procedure;
- Monitoraggio e miglioramento: è importante monitorare l'implementazione della standardizzazione dei processi e apportare eventuali modifiche necessarie.
La standardizzazione dei processi è un elemento fondamentale della Lean Logistics. Ci sono alcune regole che secondo noi di Di Massa Srl sono imprescindibili per la creazione e l'implementazione di standard di processo nella logistica:
- Coinvolgere tutte le parti interessate: è importante coinvolgere tutte le parti interessate nel processo di definizione e implementazione degli standard. Questo include il personale operativo, i manager e quando possibile anche i clienti.
- Fare attenzione al contesto: gli standard devono essere sviluppati tenendo conto del contesto specifico dell'azienda.
- Essere flessibili: gli standard devono essere flessibili in modo da poter essere adattati alle esigenze dell'azienda.
- Monitorare e migliorare: è importante monitorare l'implementazione degli standard e apportare eventuali modifiche necessarie.
Per seguire queste linee guida non è possibile improvvisare: solo chi come Di Massa Srl ha un’esperienza pluridecennale nella logistica può garantire un elevato standard di qualità.
