Le 5S della lean logistic: un metodo efficace per migliorare l'efficienza

Continuiamo a parlare di lean logistic, per offrire al lettore idee e spunti per migliorare la propria logistica di magazzino. Tutto quello che proponiamo negli articoli va affrontato con un’azienda specializzata nella consulenza logistica, come Di Massa Srl, al fine di realizzare un vero miglioramento efficace nel proprio magazzino, tenendo sempre al centro l’obiettivo di massimizzare il ritorno sull’investimento e ridurre gli sprechi.

Proprio la riduzione degli sprechi è una delle stelle polari della lean logistic. Al centro dell’articolo di oggi è il Metodo delle 5S, che si basa su cinque principi fondamentali:

• Seiri: separare ciò che è necessario da ciò che non è necessario.
• Seiton: sistemare ciò che è necessario in modo ordinato e accessibile.
• Seiso: pulire e mantenere il posto di lavoro pulito e ordinato.
• Seiketsu: standardizzare le procedure di lavoro.
• Shitsuke: mantenere le 5S nel tempo.

Entriamo dunque nel dettaglio, e proviamo a fare degli esempi di come applicare ognuna delle 5S in un magazzino.

Seiri: separazione di ciò che è necessario da ciò che non lo è

Questa prima azione è veramente la base di quello che bisogna fare in un magazzino quando si decide di renderlo più efficiente. I passi da compiere sono diversi:

• si comincia dall’inventario di tutto ciò che è presente;
• si effettua una valutazione basata sulla frequenza di utilizzo, il costo, l’importanza;
• si eliminano i materiali che non sono necessari, magari perché lo erano in una fase precedente di sviluppo dell’azienda.

Il Seiri deve essere svolto con un pieno coinvolgimento del personale del magazzino nella valutazione dei materiali, non può essere fatto solo da consulenti o una ditta esterna. La valutazione dei materiali deve essere fatta con le informazioni e gli strumenti necessari; l’eliminazione di ciò che non è necessario va fatta in modo sicuro e responsabile. Se effettuata bene, l’operazione di Seiri può ridurre gli ingombri, migliorare la visibilità dei materiali, ridurre il rischio di errori e di incidenti dovuti alla mancata sicurezza.

Seiton: sistemare ciò che è necessario in modo ordinato e accessibile

Una volta che ci si è liberati di ciò che non è necessario, bisogna prendere delle decisioni importanti sull’organizzazione del magazzino. Ogni materiale deve trovare un posto, ma quale? La scelta della logica di organizzazione dei materiali è un passo cruciale per ottenere la massima efficienza. I materiali vanno divisi in modo logico: una soluzione può essere la frequenza di utilizzo (ad esempio la logica ABC), oppure il tipo (ad esempio tenendo separati materiali simili, che rischiano di confondersi), o le dimensioni. Anche in questo caso, serve l’aiuto di consulenti esperti come chi, in Di Massa Srl, ha attraversato 4 diversi decenni di ottimizzazione della logistica di magazzino. I benefici di questa operazione sono la riduzione dei tempi di ricerca dei materiali, dei possibili errori di picking e un generale aumento della sicurezza.

Seiso: pulire e mantenere pulito e ordinato il posto di lavoro

L’operazione Seiso non è un semplice decidere chi deve spazzare il pavimento e assegnare il compito. La pulizia e l’ordine sono fondamentali nel miglioramento e nell’ottimizzazione della logistica. Assegnare i compiti della pulizia periodica, con tempistiche e responsabili, deve includere anche l’identificazione delle cause delle sporcizie e dei disordini, in modo da risolvere il problema – come si suol dire – “alla radice”. Il magazzino necessita di un programma di pulizia ordinaria, ma anche di manutenzione preventiva per pulire e lubrificare i macchinari. L’unico modo per ottenerlo è un coinvolgimento del personale nel processo di pulizia e di manutenzione, con la fornitura di tutte le informazioni e gli strumenti necessari per pulire e mantenere il magazzino pulito in modo efficiente. Questo porta anche a un miglioramento della soddisfazione dei dipendenti, e un aumento della produttività.

Seiketsu: standardizzare le procedure di lavoro

I passaggi necessari per standardizzare le procedure di lavoro sono tre:

• Creare procedure scritte per le attività svolte nel magazzino;
• Formare il personale sulle procedure scritte;
• Implementare un sistema di monitoraggio per garantire che le procedure vengano seguite.

Le attività da compiere in un magazzino sono molte, e ognuna di esse necessita procedure chiare e note a tutti, che devono essere seguite in modo preciso.

Immaginiamo ad esempio il processo di picking. La procedura dovrebbe includere istruzioni dettagliate su come trovare i materiali, come preparare gli ordini e come garantire la precisione. Il personale del magazzino dovrebbe essere formato sulla procedura scritta e il magazzino potrebbe implementare un sistema di monitoraggio per garantire che la procedura venga seguita.

Ancora una volta, è importante il coinvolgimento del personale del magazzino che deve essere coinvolto nello sviluppo delle procedure, deve avere informazioni e strumenti per seguirle, deve esserci un sistema di monitoraggio facile da usare e da comprendere per la verifica dell’esecuzione.

Una volta che tutto quello che abbiamo scritto è implementato, come mantenere le 5S nel tempo? È di questo che si occupa l’ultima S, Shitsuke

Per mantenere le 5S nel tempo è necessario creare una cultura di disciplina nel magazzino, con un sistema di ricompense e sanzioni per incoraggiare il rispetto delle 5S. Il sistema di ricompense e sanzioni deve essere chiaro e comprensibile per tutti i dipendenti. Deve esserci poi un sistema regolare e sistematico di controllo del rispetto delle 5S. L’implementazione di Shitsuke porta a diversi benefici, a cominciare dal mantenimento dei miglioramenti ottenuti con le 5S. Inoltre porta a un miglioramento della conformità agli standard e a una riduzione dei costi di manutenzione.

Quali sono dunque i benefici delle 5S nella logistica?

Dopo questa panoramica, che necessita di un aiuto da parte di un’azienda di consulenza logistica qualora si volessero implementare nel proprio magazzino, possiamo riassumere quali sono i benefici che potrebbe ottenere un’azienda con la lean logistics applicata al proprio magazzino.

Le 5S possono offrire una serie di benefici per la logistica, tra cui:

• Riduzione degli sprechi: le 5S possono aiutare a ridurre gli sprechi di tempo, materiale e spazio.
• Miglioramento dell'efficienza: le 5S possono aiutare a migliorare l'efficienza dei processi logistici, rendendoli più veloci, precisi e affidabili.
• Aumento della sicurezza: le 5S possono aiutare a migliorare la sicurezza sul lavoro, riducendo il rischio di incidenti.
• Miglioramento del morale dei dipendenti: le 5S possono aiutare a migliorare il morale dei dipendenti, rendendoli più coinvolti nel processo di miglioramento continuo.

Perché abbiamo più volte ripetuto che è necessario rivolgersi a un’azienda di consulenza logistica per l’implementazione?

Le fasi per implementare le 5S sono piuttosto complesse, e un’azienda non deve allontanarsi dal proprio core business ma mantenersi focalizzata anche durante l’implementazione dei miglioramenti. Guardiamo le cinque fasi necessarie per implementare le 5S

1. Formazione: il personale deve essere formato sui principi e le pratiche delle 5S.
2. Valutazione: l'azienda deve valutare il proprio stato attuale in termini di 5S.
3. Pianificazione: l'azienda deve pianificare le azioni da intraprendere per implementare le 5S.
4. Implementazione: l'azienda deve implementare le azioni pianificate.
5. Mantenimento: l'azienda deve mantenere le 5S nel tempo.

Realizzare queste cinque fasi senza un aiuto esterno specializzato rischia di peggiorare la situazione, perché un’implementazione inefficace non solo non porta a un miglioramento, ma abbassa il morale aziendale e aggiunge caos all’organizzazione. Per questo è necessario pianificare tutto ciò con uno sguardo esterno, specializzato, come quello che può offrire Di Massa Srl.

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