11 Set2017

L’outsourcing di servizi logistici: come elaborare il Capitolato dei Servizi

Valutare costo e impiego unitario dei fattori produttivi

Nella puntata precedente abbiamo illustrato le matrici con le quali calcolare il costo industriale di ogni attività che compone il servizio logistico.

Ma come stabilire i costi unitari delle risorse, e il consumo specifico di queste risorse da parte di ogni micro-fase o attività?

Per questi due temi occorre mixare esperienza e dati documentali, per ottenere dei valori di riferimento corretti e coerenti con la specifica situazione che si analizza. Rappresentano la parte numerica del modello matematico del servizio, dunque da essi dipende la correttezza del risultato finale del calcolo.

Costo unitario

Affrontiamo come prima cosa occorre il tema del costo unitario per unità di ogni risorsa.

Per le diverse tipologie di fattore produttivo occorre recuperare i relativi dati.

Personale operativo: costo del lavoro (euro/ora equivalente); desumibile dai CCNL (Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro), o dagli Uffici Studi dei sindacati locali
Aree coperte e scoperte: costo annuo o mensile al metro quadro, (euro/mq) derivante dai costi di affitto o dai costi di ammortamento dell’investimento immobiliare, reperibili dalle quotazioni di mercato
Sistema informativo: occorre stimare (anche attraverso preventivi) il costo di realizzazione ammortizzato sugli anni di contratto, più il costo della sua manutenzione (euro/anno oppure euro/mese)
Conduzione aree (utenze): per semplicità, tale costo può essere stimato in prima approssimazione come un costo aggiuntivo per metro quadro (euro/mq) annuo o mensile, anch’esso reperibile in letteratura. Questa voce generalmente è più ridotta rispetto al costo delle superfici, tranne nei casi in cui si prevede l’utilizzo di grossi macchinari con abbondanti consumi elettrici.
Manutenzione aree: anche questa voce può essere valutata come un costo aggiuntivo al metro quadrato (euro/mq) annuo o mensile, reperibile. L’attenzione in questa stima deve aumentare di pari passo con l’età degli impianti, in quanto magazzini più vecchi hanno ovviamente costi di manutenzione più elevati.
Attrezzature fisse: questa voce è probabilmente la più complicata, poiché, per la grande varietà di attrezzature e impianti che possono essere utilizzati nel campo logistico, una regola generale di stima non esiste. Probabilmente però, in fase di progetto, le attrezzature fisse da utilizzare nel servizio logistico sono già note (scaturiscono dal servizio che deve essere fornito), di esse potrà essere fatta anche una plausibile stima di costo: dunque il costo specifico annuo (o mensile) si calcolerà a partire dal costo di ammortamento, più + i costi di manutenzione
Mezzi di movimentazione: se essi sono a noleggio, il costo mensile sarà semplicemente il totale dei loro canoni di affitto. In caso di acquisto, invece, occorrerà ricavare il costo annuo (o mensile) ammortizzando il costo di acquisto in un periodo pari alla durata del contratto di servizio
Personale di ufficio e direttivo: anche questo desumibile dai corrispondenti CCNL

Il reperimento di questi dati coincide sostanzialmente con la ricerca di dati di mercato (del lavoro, delle aree e dei macchinari), dunque da svolgere sul campo attraverso ricerche dirette.

Consumo specifico di risorse

Il secondo tema è quello che prevede l’assegnazione, per ogni azione operativa e per ogni fattore produttivo (risorsa) da essa utilizzato, del suo consumo specifico di risorse: cioè il consumo (utilizzo) di lavoro, superfici, sistema, attrezzature fisse e mobili necessario per svolgere l’unità elementare di servizio.
Questa fase fornisce i costi specifici di ogni azione, che combinati a comporre i costi delle attività che costituiscono il servizio, daranno come risultato i costi finali dello stesso.

Per la valutazione del consumo specifico di risorse si possono utilizzare due metodi, l’uno in alternativa all’altro (o anche l’uno per conferma dei risultati forniti dall’altro):

dati storici su attività uguali o simili già misurate in altri contesti
oppure simulazioni dei processi di produzione del servizio (consistenti nel riprodurre nella realtà le operazioni effettuate) mediante il ricordato approccio dei tempi e metodi.

Una domanda nasce spontanea: quale dei due è meglio?

In realtà, a seconda dei casi e dell’esistenza di altre attività simili già note dall’esperienza, sarà da preferire l’uno o l’altro. Il suggerimento è di valutare criticamente i risultati ottenuti con uno dei due metodi sottoponendoli a verifica con il metodo alternativo: se passano l’esame, i valori ottenuti saranno molto probabilmente quelli corretti; altrimenti occorre fare altre verifiche per cercare le misure più adatte.

Vediamo nel dettaglio i due metodi.

I dati storici

Con questo metodo occorre sempre essere prudenti. Prendere per buoni dei parametri (ad esempio di produttività per persona o occupazione di spazi di magazzino) da attività similari a quella in analisi senza una loro verifica critica porta facilmente all’errore. Per quanto simili, infatti, attività logistiche svolte in contesti organizzativi e planimetrici diversi sviluppano prestazioni (e quindi costi) diversi. Una fase logistica, anche identica, darà risultati di produttività (e quindi di costo) diversi a seconda dell’”ambiente” in cui si realizza. Dunque, va bene in prima istanza desumere dati dalla letteratura di casi simili, ma è sempre consigliabile applicare ad essi dei fattori moltiplicativi o demoltiplicativi che rendano ragione della situazione specifica in esame.
Il professionista detiene solitamente una base-dati relativa a casi già studiati in passato, che può ben fungere da guida, tramite la conoscenza dei differenti ambienti in cui essi sono stati rilevati.

Le misurazioni tempi e metodi

Questa modalità di approccio allo studio delle prestazioni delle diverse fasi di un processo è sicuramente quella più “scientifica” e quindi teoricamente più corretta, ma ha il difetto della laboriosità e del tempo necessario per ultimarla.

L’analisi può essere svolta sulla base di osservazioni scientifiche di operazioni fatte nella realtà, oppure partendo dalla scomposizione delle azioni operative, andando al dettaglio di ogni movimento presente in ogni azione. Effettuata questa operazione di ulteriore, finissima scomposizione delle azioni messe in atto per comporre le varie fasi del servizio, a queste micro-azioni si associano i valori unitari di produttività e/o consumo di risorse misurati. La misura avviene simulando l’effettuazione reale di queste azioni, oppure tramite la consultazione di appositi manuali di analisi tempi e metodi. E’ chiaro che se si scompongono le azioni operative di un servizio logistico (che possono essere, ad esempio, un centinaio), ognuna in due o tre micro-azioni elementari, dovremo simulare e misurare, oppure ricercare, qualche centinaio di questi valori: è facile immaginare quanto tempo possa occorrere.

Il metodo, evidentemente, rappresenta una base “scientifica” assolutamente incontrovertibile nella stesura di un progetto; esso, comunque, va usato con accortezza e col giusto grado di approfondimento, in quanto anche i tempi di stesura dello studio hanno importanza nella gestione del progetto.

Solitamente l’approccio più efficace (migliore precisione in tempi accettabili) è quello che prevede di iniziare l’analisi sulla base di dati storici provenienti da precedenti esperienze, e proseguire poi l’approfondimento, per quelle fasi che pesano maggiormente sul servizio finale in termini di costi, con l’analisi dei tempi e metodi.

Vediamo quali sono le più frequenti unità di misura dei parametri (ottenibili coi due metodi) relativi al caso di esempio che stiamo analizzano..

Personale operativo: si deve esprimere la produttività in termini di unità di misura all’ora: pezzi/ora, capi/ora, colli/ora, righe/ora, eccetera.
Spazi coperti e scoperti: occorre, conoscendo il volume del flusso annuo di pezzi, dividerlo per le superfici che si pensa tali volumi occuperanno, o che si hanno a disposizione: si otterrà il rapporto pezzi/mq
Sistema informativo: si deve impiegare lo stesso concetto usato per le aree, dividendo il costo annuo di ammortamento e mantenimento del sistema per la quantità di pezzi annui che si prevede di gestire; in questo caso abbiamo fin da subito il parametro del costo unitario per pezzo.
Conduzione e manutenzione aree: similmente a quello che avviene per gli spazi coperti e scoperti, occorre avere il numero di pezzi/anno che attraversano un metro quadrato coperto (a questo valore sarà associato il relativo costo unitario)
Attrezzature fisse: nell’ipotesi del loro acquisto (molto frequente per questo tipo di impianti), va applicato lo stesso principio utilizzato per il sistema informativo: occorre dividere direttamente l’ammortamento annuo relativo a questi investimenti per il numero di pezzi annui che transitano attraverso l’impianto stesso, ottenendo immediatamente il costo unitario
Attrezzature mobili: in caso di loro acquisto, si utilizza ancora una volta l’ammortamento annuo ad esse relativo, dividendolo per il numero di pezzi annui che sono gestiti dal magazzino. In caso di loro noleggio, in luogo dell’ammortamento annuo va utilizzata la somma dei canoni annui di noleggio delle macchine.
Personale di ufficio e direttivo: il costo di queste voci viene di solito stimato in un fisso annuo; anche in questo caso avremo dunque un costo prestabilito diviso per il numero di pezzi che transitano nel periodo di riferimento dal magazzino.

Nelle matrici della scorsa puntata sono indicati i valori numerici dei parametri qui sopra indicati ottenuti coi metodi citati in precedenza.

Alla fine di questa serie di articoli abbiamo ottenuto, con il supporto di un metodo analitico di scomposizione delle attività e di calcolo o misurazione di parametri base, un modello matematico di un servizio logistico.

Esso rappresenta il punto focale per la stesura dei documenti che costituiranno il contratto di servizio: capitolato di servizio, clausole commerciali e allegato tariffario.