L`importanza dello studio dei "Tempi e Metodi" in magazzino

 Cenni storici sull'analisi del lavoro

Quando, riferendoci all’analisi dei processi in magazzino, si usa l’espressione “analisi del lavoro”, viene spontaneo il parallelo con gli studi dell’ing. Frederick Winslow Taylor effettuati a cavallo fra il 19° e 20° secolo sui  “tempi e i metodi” in produzione. 

Taylor supponeva l`esistenza di una sola "via migliore" - one best way" - per compiere una qualsiasi operazione mirante al recupero di efficienza e di tempo durante la trasformazione del prodotto.

La sua ipotesi, allora innovativa, prevedeva anche la riorganizzazione nella Direzione dello stabilimento, con la creazione di un "dipartimento programmazione" e di un certo numero di capi funzionali che presidiassero le perse attività aziendali. Taylor era, in sostanza, consapevole che non era sufficiente agire sul piano operativo, ma serviva supportare queste azioni anche sul piano organizzativo, separando i compiti di chi organizza da  quelli di chi esegue.

Magazzino e analisi del lavoro nel terzo millennio

Il parallelo immediato fra analisi del lavoro in magazzino e “tempi e i metodi” di memoria Taylorista mi sembra quindi del tutto lecito: il magazzino non è forse  la macchina produttiva del 3° millennio?

Se poi un’ Azienda non ha una visione  “meccanicistica” del suo magazzino, con buone probabilità questo è inattuale o di retroguardia, con tutte le conseguenze del caso: prima fra queste in quel  magazzino non si misureranno oculatamente le prestazioni: la macchina andrà  avanti,  ma non c’è un cruscotto che ci indichi la sua velocità, la pressione dell’olio, la riserva di carburante, i consumi......



 




Questa introduzione all’argomento mette in relazione alcuni elementi che concorrono all’efficienza e alla capacità di servizio del magazzino moderno: l’analisi del lavoro, le procedure operative e la misurazione delle prestazioni dell’impianto. Queste tre entità sono legate e interdipendenti fra loro: la qualità dei processi, derivante dall’analisi sistemica degli stessi e dalla ricerca ed eliminazione delle aree di inefficienza, le procedure operative di lavoro, che vengono implementate dopo un’analisi critica delle prassi operative e la realizzazione di un sistema di riferimento per misurare le prestazioni del magazzino.

Simco, da sempre impegnata per i suoi clienti al miglioramento continuo, si è dotata di un software specifico, la cui applicazione gira su terminale palmare, per rilevare i tempi operativi in magazzino, la  concatenazione dei processi e le risorse assorbite dagli stessi. Lo strumento è efficace e di semplice utilizzo; permette la mappatura delle microattività che compongono processi o sezioni dei processo ad alta densità di manodopera, come il picking, ad esempio.

Il tempo totale rilevato viene facilmente scomposto nel  tempo base di una operazione: è semplice, poi, valutare il tempo aggiunto per difetti di progettazione o di caratteristiche del prodotto nonché per processi e metodi inefficienti: questi tempi rientrano nella casistica di ciò che è migliorabile. Esistono poi i tempi da eliminare, imputabili alla Direzione aziendale  o al lavoratore.

Schematicamente l’analisi del lavoro, attraverso lo studio dei metodi (in cui si definisce il “come”) e lo studio dei tempi, (in cui si definisce il “quanto”) persegue un aumento della produttività, unitamente all’adozione di sistemi premianti per gli operatori.

L’analisi del lavoro centra i suoi obiettivi quando ogni dipendente assume l’atteggiamento mentale di intolleranza verso ogni spreco di qualsiasi tipo (materiale, di energia, tempo e capacità di lavoro). È uno strumento che può essere utilizzato in qualsiasi area o attività di magazzino, dai movimenti elementari di un singolo operatore (o anche di un impianto) all’intero complesso delle operazioni e dei processi di magazzino. I risultati più interessanti si ottengono dove maggiori sono le concentrazioni di manodopera. 

Motivazioni per condurre un'analisi tempi e metodi

I motivi principali che spingono a condurre un’analisi del lavoro sono:

• incrementare la produttività senza investimenti onerosi e con risultati “immediati”
• introdurre elementi di innovazione organizzativa, procedurale, ed eventualmente tecnologica
• misurare le performance e inpiduare le inefficienze
• definire in maniera accurata gli standard di riferimento (programmare il lavoro, i costi,...)
• aumentare il rendimento della manodopera
• ridurre il rischio di infortuni e incidenti
• creare le basi per l’applicazione dell’incentivo

Obiettivi dell'analisi tempi e metodi

Lo studio dei metodi comporta un processo sistematico di analisi e sintesi per esaminare le operazioni dirette e indirette, al fine di rendere il lavoro da eseguire più facile, più veloce e più economico. I suoi obiettivi devono quindi:

• permettere la standardizzazione di procedimenti, materiali, attrezzature
• migliorare il processo e le procedure di lavoro, riducendo/semplificando i movimenti
• ridurre lo sforzo umano e la fatica non necessaria (leggi l'articolo sul material handling)
• sviluppare un ambiente fisico di lavoro migliore (layout, postazione di lavoro,…)

Fasi dell'analisi tempi e metodi

La prassi che si adotta per sviluppare queste azioni migliorative prevede: la selezione dell’attività da analizzare, la codifica e la raccolta di informazioni che la riguardano, la microanalisi dell’attività prescelta, (segmentare, semplificare, eliminare!) la definizione di un nuovo metodo e della miglior soluzione da praticare, l’applicazione del metodo inpiduato e, infine, molto importante, il controllo dei risultati ottenuti.

L’aspetto più qualificante resta comunque il metodo con cui occorre procedere; nelle slides successive sono riepilogati i passaggi chiave di questa operazione sul “metodo”, che coinvolge la struttura aziendale logistica: dalla Direzione agli addetti operativi, con tutte le figure responsabili intermedie.

Formalizzazione dello studio

Una volta prese le decisioni di cambiamento occorre formalizzarle, perché diventino un patrimonio collettivo e delle regole operative, cioè delle procedure formalizzate.

Al di là del tema delle procedure e dell’importanza che rivestono per l’efficienza del magazzino ( nelle slides seguenti sono sintetizzati gli elementi qualificanti  in presenza di procedure formalizzate) occorre dire che la loro applicazione rigorosa dà la garanzia che l’uniformità di comportamento degli operatori permette di “misurare”  omogeneamente le prestazioni che vengono espresse nei processi di lavoro. L’affidabilità delle misurazione è infatti subordinata al comportamento omogeneo  di tutti gli operatori.

• Le procedure servono per fornire una uniformità al modo di lavorare di tutte le persone operanti all`interno del magazzino, e per questo devono essere applicate da tutti gli interessati.

• Non rappresentano una legge imposta e intoccabile ma definiscono una metodologia di lavoro che appare essere quella che soddisfa al meglio le esigenza dell`azienda e delle persone che vi operano.

• Le procedure infatti possono e devono essere corrette e migliorare costantemente; l`importante è farlo seguendo delle regole precise che ne assicurino la pulgazione e l`unicità.

• Il contributo a migliorare le procedure di lavoro può/deve provenire da tutte le risorse coinvolte (operativi, responsabili, dirigenti).

Conclusioni 

E` fondamentale che le procedure vengano comprese in tutte le loro parti da tutte le persone direttamente coinvolte nelle attività di magazzino.
"Se tutti sanno, tutti lavorano meglio"

Deve essere assimilato il flusso logico definito dagli schemi a blocco, ovvero si deve capire perchè il determinato blocco o la determinata domanda sono in una posizione piuttosto che in un`altra.
"Perchè faccio questo prima di quello?"

Le descrizioni servono per favorire il completo apprendimento delle procedure operative descrivendo nel dettaglio attività che sono già conosciute grazie all`attenta lettura e alla comprensione degli schemi a blocchi.
"Come si fa l`attività indicata nel blocco"

www.simcoconsulting.com

A tal proposito LogisticaEfficiente organizza a Milano un corso proprio sull`argomento: "RECUPERARE EFFICIENZA IN MAGAZZINO ATTRAVERSO L'ANALISI DEL LAVORO"