I costi di mantenimento impliciti delle scorte: definizione e loro ruolo nelle simulazioni

di Corrado Mariano

I costi totali associati all'approvvigionamento e gestione delle scorte possono essere ricondotti alle seguenti tre categorie: costi di ordinazione, di mantenimento e costi di deficit.

I costi di ordinazione si riferiscono da un lato a tutti i costi associati alla valutazione dei fornitori, alla loro selezione, alla contrattazione e stipula contratti (costi di acquisto), dall'altro ai costi generati da tutte le attività necessarie a far giungere la merce in tempo, come costi di trasporto, pratiche amministrativo/burocratiche (costi di approvvigionamento).

I costi di deficit sono invece riconducibili a tutti le implicazioni generate da rotture di stock sia verso il cliente finale che nel flusso interno di produzione/approvvigionamento. Si considerino, in maniera esemplificativa, i costi generati da cancellazioni ordini, richiesta di sconti, danni di immagine,...

La terza categoria, i costi di mantenimento, è senza ombra di dubbio la categoria più significativa in quanto da un lato rappresenta la gestione quotidiana delle scorte da parte della funzione logistica (del suo personale e della sua struttura), dall'altro gioca un ruolo chiave nelle strategie di stock management. I costi di mantenimento si dividono in espliciti ed impliciti: i primi si riferiscono a tutti quei costi necessari al mantenimento degli stock che si manifestano attraverso una uscita di cassa (in modo quindi esplicito); si considerino ad esempio i costi per la locazione di depositi, costi del personale logistico, spese per la movimentazione della merce, l'assicurazione, i costi di slow moving, ... I costi di gestione impliciti, sono invece identificabili nei costi associati all'investimento di capitale in scorte: l'immobilizzo di risorse finanziarie in inventari porta infatti ad un costo "nascosto", non evidenziabile attraverso una uscita di cassa, pertanto implicito, e calcolabile come segue:

Costo di mantenimento implicito = valore dell'inventario * tempo in cui l'inventario rimane vincolato * tasso di interesse.

Ad esempio, si ipotizzi di aver acquistato materie prime per un costo totale di acquisto pari a 20.000 € e che per poter sostenere questa spesa si sono utilizzati capitali a cui si è potuto accedere pagando un tasso di interesse pari al 5% annuo; qualora lo stock resti immobilizzato per un anno, oltre ai costi evidenti ed espliciti di gestione, una azienda sostiene annualmente costi impliciti, o finanziari, pari a:

20.000 € * 1 * 5% = 1.000 €.

I costi impliciti risultano quindi tanto più ingenti, quanto più:

• lo stock immobilizzato avrà un valore elevato
• il tempo di immobilizzo è lungo
• il tasso di interesse, applicato per ottenere il finanziamento utilizzato poi per investire in scorte, è elevato.

Un paio di precisazioni in relazione a questo ultimo punto risultano ora doverose. Innanzitutto, nella realtà non è possibile identificare il costo del capitale (quindi il tasso di interesse) relativo ad ogni singola spesa/investimento aziendale; per questo motivo nella formula sopra presentata si utilizza un generico costo medio ponderato del capitale (ottenuto mediando, in maniera ponderata rispetto al totale dell'indebitamento, tutte le fonti di finanziamento aziendali: a breve e a lungo termine, interne o esterne,....). Una seconda considerazione è invece legata al caso "estremo" in cui il capitale investito provenga esclusivamente da fonti proprie: in questo caso, poiché non vi è alcun costo legato al finanziamento, è possibile concludere che le scorte pagate con risorse proprie non hanno costi impliciti? La risposta è negativa: anche in questo caso i costi impliciti sono presenti e per il calcolo si ricorre generalmente al concetto di costo-opportunità: nel caso in cui non si fosse investito in scorte, quale opportunità avrei potuto perseguire con il mio capitale? Riprendendo l'esempio sopra riportato: si consideri di aver investito in scorte 20.000 € di capitale proveniente interamente da risorse personali; è vero che l'immobilizzo di questi 20.000 € per un anno intero non ha generato costi legati ad alcun tasso di interesse, ma è altrettanto vero che se avessi investito questa somma in modo alternativi (ad esempio in titoli di stato) avrei potuto ottenere una remunerazione pari al rendimento dei titoli stessi, verosimilmente intorno ad un 2% annuo. Il calcolo dei costi impliciti annuali diventa quindi:

20.000€ * 1 * 2% = 400€.

In tabella 1 si riassumono le differenti tipologie di costi delle scorte sopra brevemente trattate.

Tabella 1. Tipologie di costi di gestione delle scorte.

Quando si parla di costi di mantenimento delle scorte, si compie spesso l'errore di prendere in considerazione esclusivamente i costi di mantenimento espliciti, perché chiaramente identificabili, visibili e misurabili, trascurando invece quelli impliciti: si dimostrerà attraverso lo svolgimento di una simulazione, come questo errore può portare a scelte strategiche errate.

Si consideri il seguente caso aziendale. Una azienda manifatturiera produce un articolo stagionale e al termine del ciclo di produzione si ritrova in magazzino una rimanenza di materia prima pari a 10.000 €, stoccata in un deposito esterno non di proprietà; queste scorte non saranno utilizzate in produzione prima di sei mesi. Poiché questa materia prima ha un modesto valore ed i costi logistici hanno una incidenza elevata sul totale del valore, l'azienda si chiede se vi è convenienza economica nel tenere queste scorte per sei mesi o se conviene smaltirle e riapprovvigionarsi in prossimità della nuova produzione. Si riportano di seguito i costi di mantenimento espliciti:

• affitto magazzino: 1.000 € /mese;
• movimentazione di tutta la merce da deposito a stabilimento produttivo: 300€;
• basandosi su dati storici, ogni mese di stoccaggio comporta una perdita (bad quality) pari al 5% della materia prima;
• assicurazione: 10 € /mese per il totale stock.

Qualora invece si decida per lo smaltimento, si consideri che l'azienda dovrà sostenere un costo forfettario di € 200 e che l'inflazione attesa per i prossimi 6 mesi sul prezzo di acquisto della materia prima è pari all'1%.

Per poter risolvere il business case sopra presentato, è ora necessario valutare e confrontare i due scenari alternativi:

• Scenario 1: smaltimento immediato dello stock di materia prima
• Scenario 2: mantenimento in magazzino dello stock di materia prima e suo riutilizzo nella nuova produzione che inizierà tra sei mesi.

Valutazione dello scenario 1: i costi associati alla scelta di smaltimento risultano pari a 10.300 € dati e sono imputabili alle seguenti tre voci di costo.

• 10.000 € pari al valore dello stock di materia prima;
• 200 € costo forfettario per lo smaltimento
• 100 € dovuto all'incremento prezzo atteso tra 6 mesi (1% applicato al totale acquisto di 10.000 € di stock).

Valutazione dello scenario 2: i costi di mantenimenti espliciti, per un periodo pari a 6 mesi, sono pari a 9.960 €, nel dettaglio così determinati:

• Affitto magazzino: 1.100 * 6 = 6.600 €
• Movimentazione 300 €
• Bad quality 3.000€ , calcolato come 5% *10.000€ * 6
• Assicurazione 10€ * 6 = 60€

Considerando esclusivamente i costi di mantenimento espliciti, sembrerebbe vi sia convenienza nel tenere lo stock di materia prima: i costi associati allo scenario 1 risultano infatti più elevati rispetto allo scenario 2. Tuttavia, l'errore da evitare è di trascurare i costi di mantenimenti impliciti: ipotizzando un costo medio ponderato del capitale pari all'8% annuo, i costi impliciti per un periodo pari a 6 mesi risultano pari a: 8%*10.000*0.5 = 400€ (essendo infatti il tasso di finanziamento un tasso annuale, i sei mesi sono stati convertiti in anni, quindi 6 mesi = 0,5 anni). Considerando congiuntamente sia i costi di mantenimenti espliciti che impliciti, la soluzione allo scenario sopra proposto è quindi quella di smaltire il materiale: i costi associati allo scenario 1 risultano infatti pari a 10.300 €, quindi inferiori rispetto allo scenario 2 (10.360 €).

In conclusione, si è cercato di esemplificare un caso aziendale in cui i costi di mantenimenti impliciti risultano critici nelle scelte strategiche di stock management: proprio perché nascosti e non imputati direttamente alla funzione logistica si corre il rischio di non includerli nella valutazione di scenari alternativi e di prendere conseguentemente errate decisioni strategiche nella gestione degli stock.