Come Mitsubishi Electrics pianifica le parti di ricambio, in ogni condizione di complessità
Ivan Segovia, Manager Spare Parts & Quality Assurance, Mitsubishi Electric
Per i pianificatori della supply chain, il post-vendita pone da sempre sfide diverse rispetto al mercato dei prodotti finiti. La natura della domanda in questo caso è più imprevedibile e sporadica, il numero di SKU spesso molto più alto, il portafoglio prodotti più eterogeneo e le parti di ricambio sono spesso richieste per eventi di emergenza che richiedono una risposta rapida. Anche la rotazione delle scorte è molto più bassa per le parti di ricambio rispetto ai prodotti finiti.
Se ciò non bastasse, la pandemia ha aggiunto nuove sfide e colli di bottiglia al processo di pianificazione post-vendita. Come per molte altre aziende, l'unità Living Environment Systems (LES) di Mitsubishi Electric Germany ha subito le conseguenze della carenza di container. La scarsità di materie prime, come il legname, ha influenzato la produzione dei telai in legno utilizzati come materiale di imballaggio per la spedizione di compressori dai nostri stabilimenti. Anche la carenza di semiconduttori a livello globale ci ha colpito, così come i ritardi dei nostri fornitori esteri, per citare solo alcuni problemi. Dal punto di vista del mercato, queste sfide hanno portato all'incertezza nel post-vendita con cambiamenti nella domanda dei clienti, che hanno determinato un "effetto frusta" con conseguenze su tutta la nostra filiera, dalla fabbrica alla consegna.
Prima di entrare nei dettagli su come abbiamo gestito queste sfide, vorrei iniziare spiegando la natura della nostra attività post-vendita e la struttura della nostra supply chain.
La divisione Living Environment Systems di Mitsubishi Electric Germany
La divisione Living Environment Systems (LES) di Mitsubishi Electric è uno dei principali produttori mondiali di soluzioni per la climatizzazione, il riscaldamento e la ventilazione per campi di applicazione privati e commerciali diversi come asciugamani, ventilazione ad alta efficienza energetica e dispositivi di raffreddamento hardware IT. L'azienda è presente in Germania dal 1978 come consociata interamente controllata. In quanto classico business B2B, i nostri clienti sono installatori, progettisti, architetti, produttori di impianti e sviluppatori di progetti che supportiamo dalla pianificazione alla messa in opera.
La struttura della nostra supply chain è interna. Le parti di ricambio sono principalmente prodotte e assemblate nelle nostre fabbriche in Giappone (4 stabilimenti), Thailandia (1 stabilimento), Scozia (1 stabilimento) e Turchia (1 stabilimento). Il centro di distribuzione e il magazzino si trovano vicino alla nostra sede tedesca a Ratingen e comprendono 35 000 m2 di area di stoccaggio.
Il business ricambi
L'organizzazione tedesca è anche responsabile della gestione post-vendita e della fornitura di parti di ricambio per la rete di vendita di proprietà dell'azienda in Polonia e Belgio e attraverso partnership e distributori in altri sette paesi. Infine, ci occupiamo sia della fornitura per la riparazione dei guasti che del rifornimento di parti di ricambio dal nostro magazzino. Mentre le riparazioni di solito richiedono pochissimi articoli in basse quantità, quando parliamo di riapprovvigionamenti, grandi ordini con molte linee ordine e quantità elevate per articolo sono la norma.
Il nostro business ricambi si caratterizza per la sua stagionalità, con forte richiesta in estate per gli impianti di aria condizionata e in inverno per le pompe di calore. Inoltre, il numero di SKU è piuttosto elevato: 20.000, di cui il 5% rappresentato da articoli ad alta movimentazione (FM, Fast Moving), il 15% a bassa movimentazione (SM, Slow Moving) e l'80% bassissima movimentazione (VSM, Very Slow Moving). Il periodo di fornitura delle parti di ricambio copre come minimo dieci anni, il che comporta l'ulteriore sfida di dover mantenere in magazzino parti vecchie raramente utilizzate per soddisfare i livelli di servizio.
Come affrontare la complessità della pianificazione post-vendita e la pandemia
Ora diamo un'occhiata più da vicino a come la nostra pianificazione della supply chain si è adattata alla pandemia in questa complessa attività post-vendita. Garantire una pianificazione efficiente dei materiali senza compromettere il nostro indicatore chiave di prestazione "livello di servizio" era il nostro obiettivo principale per questo periodo complicato. Volevamo assicurarci che la soddisfazione del cliente rimanesse elevata, mentre volevamo anche gestire in modo efficiente i nostri livelli di inventario.
Per fortuna, avevamo già avviato alcune misure necessarie per raggiungere questo obiettivo prima che arrivasse la pandemia. Queste misure possono essere suddivise in tre gruppi: rendicontazione e comunicazione, sistemi e processi, e misure ad hoc.
Diamo un'occhiata più da vicino a tutte queste tre misure.
Misure di rendicontazione e comunicazione
Per favorire una comprensione olistica della supply chain, tre anni fa abbiamo implementato un report forecast rolling mensile utilizzando SO99+ di ToolsGroup. Questa misurazione dell'affidabilità della consegna si è concentrata sugli articoli ad alta movimentazione nei nostri impianti all'estero, poiché questi sono più prevedibili. L'obiettivo era quello di stabilire una visibilità comune lungo l'intero processo, dai dati dell'ordine di acquisto fino al giorno di arrivo presso il nostro magazzino.
Dal punto di vista della fabbrica, questa misura era incompleta, concentrandosi solo sulla consegna franco fabbrica (Ex Works, EXW) che indica quando un venditore rende disponibile il prodotto in un luogo specifico. Tuttavia, eravamo certi che anche il tempo necessario al trasporto dovesse essere incluso. Per questo motivo, abbiamo cambiato la misura da EXW a ETA (Estimated Time of Arrival, tempo stimato di arrivo) per essere in grado di misurare il nostro obiettivo e garantire il lead time previsto fino a quando le parti non arrivano al nostro magazzino.
Abbiamo reso disponibile questo rapporto anche alle nostre fabbriche, in modo che ogni mese possano gestire e ottimizzare la pianificazione dell'inventario per le strutture. Grazie al report, possono giocare in anticipo con le loro attività di acquisto ai fornitori ma anche all’unità di assemblaggio. Grazie ai dati, possono generare questa previsione anche prima di aver ricevuto la nostra previsione dalla sede tedesca. Ciò consente loro di noleggiare container e navi per il trasporto marittimo con largo anticipo. Questo è stato molto vantaggioso per noi, poiché le nostre fabbriche sono state in grado di prenotare container per la prevista spedizione via mare, tre mesi prima che l'unità LES tedesca avesse inviato la domanda alla fabbrica.
D'altra parte, ogni mese riceviamo un rapporto di ritardo di consegna dagli stabilimenti esteri, che è utile per avviare ulteriori contromisure per evitare l’abbassamento dei livelli di servizio. Abbiamo anche incontri regolari con le fabbriche per discutere tutti questi argomenti e mettere in piano le attività necessarie per migliorare la situazione.
Sistemi e Processi
In Mitsubishi Electrics Germany lavoriamo con SAP e ci siamo resi conto che dovevamo migliorare l’anagrafica dei nostri prodotti aggiungendo diversi parametri come l'adeguamento dei tempi di rifornimento, che ha un impatto diretto sulla previsione. Abbiamo analizzato tutti i dati dei materiali collegati ai diversi fornitori e modificato e regolato i tempi di consegna di conseguenza. Questo ha migliorato l'accuratezza del processo di acquisto verso i nostri stabilimenti.
Un'altra attività utile è stata il miglioramento semi-automatico del nostro sistema SAP per quanto riguarda le sostituzioni, per evitare di mantenere scorte degli articoli sostituiti a seguito dell’ultima vendita, e iniziare a vendere le parti di ricambio del prodotto nuovo.
Inoltre, utilizziamo SO99+ di ToolsGroup per la segnalazione di una domanda anomala, che consente al nostro team di identificare chiaramente la domanda eccezionale negli ordini dei clienti. Utilizzando il report, abbiamo scoperto rapidamente che alcune richieste dei clienti sono cambiate completamente durante la pandemia e abbiamo potuto adeguare le nostre previsioni per evitare di ordinare più scorte di quelle effettivamente necessarie.
Due anni fa, abbiamo anche introdotto una piattaforma eCommerce in modo che i nostri clienti possano ordinare pezzi di ricambio direttamente online. Ciò è stato vantaggioso per la nostra capacità e anche per noi, poiché abbiamo limitato l'ordine massimo di pezzi di ricambio per data evitando richieste di ordini inutilmente elevate per alcuni pezzi di ricambio di valore.
Nell'ambito dei nostri processi, tre anni fa abbiamo anche avviato un'attività annuale di rottamazione per identificare quali parti di ricambio nel nostro magazzino non sono più necessarie.
Misure ad hoc
In casi eccezionali, se tutte le misure descritte finora non funzionano, utilizziamo SO99+ per identificare parti critiche e urgenti ed evitare situazioni di rottura di stock. Inoltre, abbiamo utilizzato la soluzione per identificare gli articoli più importanti per la nostra attività prima dell'inizio della stagionalità e per effettuare ordini all'ingrosso per far fronte a una domanda elevata. Ciò potrebbe portare ad aumentare il nostro inventario durante un breve periodo di tempo (2-3 mesi), ma possiamo garantire un livello di servizio eccellente per queste parti.
Durante la pandemia, abbiamo anche sfruttato la possibilità di ordinare alcuni pezzi di ricambio attraverso le nostre filiali europee e quindi siamo stati in grado di sostenerci a vicenda, sebbene ciò rappresentasse solo il 3% del volume delle nostre attività di acquisto.
Raggiungere i principali KPI nonostante tutte le sfide
Con queste misure in atto, l'unità LES di Mitsubishi Electric Germany è stata in grado di garantire i livelli di servizio, il nostro principale indicatore per misurare la soddisfazione del cliente, in media al di sopra dell'obiettivo del 95% per il nostro portafoglio di parti di ricambio. Il raggiungimento di questo obiettivo è diventato ancora più stabile negli ultimi mesi, dove ci siamo costantemente mossi in un intervallo del 95-97%. Anche il valore medio delle scorte è aumentato fino al FY20 a seguito di una notevole crescita del mercato delle vendite con l'introduzione di nuovi prodotti e la necessità di mantenere alcuni nuovi primi kit in magazzino e alcuni ordini all'ingrosso che dovevamo effettuare durante la pandemia. Tuttavia, da allora, il valore dell'inventario è rimasto stabile.
