Cinque modi per gestire i picchi di domanda in un Centro di Distribuzione

Rivenditori e distributori di tutto il mondo si lamentano oggi per le difficoltà di prevedere la domanda e gestirne conseguentemente i picchi, contrariamente a quanto accadeva fino a qualche decennio fa.

Una testimonianza a riguardo arriva da United Stationers – distributore americano all'ingrosso e on-line di prodotti aziendali e forniture industriali, con più di 60 magazzini in Nord America – il cui Vice President of Engineering Bill Stark afferma: «in passato si avevano picchi stagionali, come il ritorno a scuola per i ragazzi o l'inizio dell'anno per le imprese che si dotano di nuovi budget: si osservava un picco del 25% per un paio di giorni o settimane ma poi si tornava in basso verso la media». Quei picchi stagionali erano prevedibili grazie ai dati storici delle stagioni precedenti.

Lo stesso discorso valeva per la gestione del quotidiano, tuttavia, oggi il business è davvero poco prevedibile: «la gente va su Internet quando torna a casa dal lavoro, così che al mattino abbiamo un gran numero di ordini raccolti durante la notte». E poiché United Stationers promette consegne per lo stesso giorno o il giorno successivo, Stark si trova a gestire spesso gruppi di ordini in finestre della durata di mezz'ora, in modo da poter centrare tutti i cut-off dei più importanti vettori.

L'esperienza di United Stationers non è certo unica: tanti rivenditori e distributori si trovano a lottare con i picchi di domanda durante le loro attività. Alcuni, poi, hanno anche a che fare con le sfilze di promozioni legate alle strategie di marketing per l'e-commerce; altri ancora, invece, devono gestire picchi di domanda legati a momenti di vacanza non tradizionali. Mike Khodl – Vice President of Solution Development in Dematic – afferma di avere tanti clienti che si trovano a dover affrontare picchi di domanda in concomitanza di Halloween o del Cinco de Mayo (festività che si celebra annualmente in

Messico e negli Stati Uniti d'America il 5 maggio); altri che, vendendo attrezzatura da campeggio e trekking, vengono colpiti nell'intorno del Memorial Day, considerato per il popolo a stelle e strisce l'inizio della stagione del plein-air. Lo stesso Khodl dice: «ho appena ordinato tre kayak on-line. Una volta li avrei scelti in negozio, mentre ora devono essere imballati in un magazzino ed essere consegnati a domicilio».

Un altro esempio è Fanatics, distributore di abbigliamento sportivo e accessori, che vive picchi non convenzionali intorno ad importanti eventi sportivi, quali ad esempio la Final Four e l'inizio della NASCAR. In quelle circostanze, la domanda può aumentare rispetto alla media di un fattore 10, passando da 50.000 a più di 500.000 ordini al giorno.

Ecco allora di seguito cinque modalità con cui si può presentare un picco di domanda e cinque conseguenti strategie per affrontarlo e gestirlo:

1. Pensare alle strategie di prelievo
Luther Webb – Director of Operations and Solutions Consulting in Intelligrated, azienda fornitrice di material handling specializzata in automazione – afferma che esistono diverse cause che danno luogo a picchi improvvisi di domanda, con impatti però differenti tra loro. Eventi come il ritorno a scuola dei ragazzi generano stagionalità nella domanda con impatto sulla dimensione degli ordini (ovvero ordini con più righe), mentre le offerte e le promozioni generano un aumento degli ordini mono-riga, relativamente al solo articolo promosso.
Per questo, nelle strutture multi-canale è necessaria flessibilità per gestire entrambe le situazioni. Per affrontare i picchi promozionali, ad esempio, Webb invita a collocare lo stock vicino alle stazioni di packing, in modo da poter prelevare e imballare in maniera veloce i prodotti richiesti in ordini mono-riga. Diversamente, per gestire gli ordini multi-riga, tra i quali può esservi anche un ordine che include alcuni prodotti in promozione, occorre determinare se sia più efficace ed efficiente consolidare tutti gli articoli in un unico pacco o se spedirli separatamente. Ciò risulta possibile con modelli che calcolano il costo della spedizione e, quindi, il costo medio per pezzo.

2. Progettare sotto il picco
Andy Williams – Senior Business Development Manager in Vanderlande Industries – presenta un caso di studio in cui la progettazione del nuovo centro di distribuzione non è avvenuta tenendo conto del peggior picco possibile, come ad esempio invece avviene quando si progetta una chiesa, la quale viene dimensionata per il giorno di Pasqua anche se poi la maggior parte dei banchi rimarranno vuoti per tutto il resto dell'anno.
Si tratta di Urban Outfitters, che ha sviluppato un nuovo impianto per gestire il fenomeno del multi-channel retailing, dovendo rispondere sia a clienti wholesale (che richiedono colli interi e misti), sia a negozi per il rifornimento degli stessi store, sia al consumatore finale attraverso il canale e-commerce.
La gestione della multi-canalità si porta con sé le conseguenze di avere diversi ritmi e diversi picchi da governare: il wholesale, ad esempio, è caratterizzato da un picco a fine mese ma è tranquillo per le restanti tre settimane; il retail è soggetto a picchi stagionali e promozionali, mentre l'e-commerce può presentare anche picchi orari all'interno di uno stesso turno.
Nel progettare questo impianto, quindi, la sfida è stata capire se ci fosse la necessità di sommare tutti i punti deboli dei diversi canali di vendita o se, invece, fosse possibile creare un sistema flessibile.
In quest'ottica, il cliente ha tenuto separati i canali wholesale/retail dal canale direct-to-consumer, creando anche sottosistemi ottimizzati (put-to-light, put-to-wall, pallet-building per ordini a colli interi, carton-building per ordini a colli misti, sorter), in modo tale che un ordine possa seguire il proprio percorso oppure by-passare i vari elementi, il tutto corredato da un buon sistema di gestione operativa (WMS), capace di gestire efficacemente gli ordini, le priorità e le urgenze durante le ore di punta.

3. Essere flessibili e scalabili
Progettare tenendo conto dei valori di picco è una combinazione di flessibilità e scalabilità: «dal punto di vista strategico – afferma Khodl di Dematic – bisogna costruire modelli flessibili in grado di soddisfare tutte le esigenze operative di oggi, ma allo stesso tempo essi devono anche essere scalabili per soddisfare la crescita futura».

Khodl sostiene che affianco all'automazione per la gestione della domanda quotidiana (come ad esempio soluzioni cross-belt sorter piuttosto che soluzioni di picking goods-to-man) debba esserci una soluzione semi-automatica o manuale per la gestione dei picchi di domanda.

Un esempio potrebbe essere il put-to-wall, pareti formate da tante ubicazioni governate con un sistema put-to-light, realizzate magari con carrelli su ruote in modo da massimizzare la flessibilità e la scalabilità, facendone uso solamente quando si presenti il picco di domanda e incrementandone il numero allorché aumenti il business.

4. Utilizzare l'automazione in modo saggio
Molte aziende tendono a gestire i picchi aggiungendo manodopera extra o facendo turni di lavoro aggiuntivi, tuttavia ciò non è sempre praticabile, specie laddove ci si spinge con l'automazione al punto tale da creare colli di bottiglia, come ricorda Kevin Conner, Director of System Sales in World Source.
Conner cerca sempre modi semplici per elaborare gli ordini durante i picchi in maniera off-line. Un esempio è quello di creare una blitz line, ossia una zona ad-hoc per elaborare gli ordini e-commerce o legati ad una promozione. Gli articoli possono essere prelevati e messi su di un convogliamento a gravità, spinti poi verso la zona di packing oppure depositati direttamente su un pallet da spostare successivamente all'area imballaggio.
Una seconda strategia è quella di creare un'area attiva di stoccaggio nella zona riserva, dove fare direttamente il picking per gli articoli fast-moving o per quelli legati ad una promozione stagionale. Questi articoli possono essere raccolti con un carrello e depositati su un convogliatore o portati direttamente alla zona di confezionamento.

5. Gestire il picco attraverso il corretto staffing
Jim Kitts – Director in Progress Group, società di consulenza e progettazione – ha sempre considerato il problema dei picchi di domanda come una questione da risolvere con un corretto staffaggio della forza lavoro.
Nelle precedenti esperienze lavorative nel settore retail, Kitts ha lavorato a stretto contatto con la funzione HR per sviluppare regole di lavoro flessibili, in modo da affrontare i periodi di punta con la forza lavoro.
Ad esempio, al personale a tempo pieno ha affiancato lavoratori part-time con esperienza, in grado di lavorare turni su un numero ristretto di ore piuttosto che un numero inferiore di giorni alla settimana. In un Centro di Distribuzione inaspettatamente colpito da un picco di domanda, Kitts comincerebbe quindi col chiedere ai suoi dipendenti a tempo pieno di lavorare un turno di 10 o 12 ore, e successivamente ai lavoratori part-time di esercitarne uno di 8 ore piuttosto che di lavorare un quarto giorno.
Un altro approccio è quello di sfruttare il cross-training degli operatori full-time, soprattutto laddove è necessaria formazione in materia di attrezzature, come per chi guida dei carrelli elevatori o chi fa picking.
È importante, inoltre, semplificare i processi per quanto possibile: alcuni esempi possono riguardare l'utilizzo di immagini esemplificative che spiegano come imballare i prodotti nell'area di confezionamento, piuttosto che raccoglitori con le istruzioni per la gestione di specifiche situazioni. «Si tratta di avere un processo così semplice da essere realizzato perfino da un bambino – spiega Kitts – potendo quindi utilizzare persone che oggi lavorano ma che domani potrebbero non esserci più in azienda».