La valutazione dei fornitori
Dopo che abbiamo scelto con quali fornitori lavorare, facendo i dovuti controlli preventivi e richiedendo le opportune informazioni, abbiamo stipulato con loro un “contratto di trasporto” scritto.
Ma basta questo per essere tranquilli e soddisfatti? Sarà sufficiente averli conosciuti e essersi stretti la mano per non doverli sottoporre a controlli e valutazioni durante il servizio?
Sicuramente il rapporto umano di fiducia è importante ma per una corretta valutazione del servizio offerto dal nostro fornitore non credo sia sufficiente.
Potremmo affidarci a indicatori “soggettivi” positivi:
- Rispondono alle richieste in un tempo ragionevole
- Non ho evidenza di gravi disservizi
- La funzione commerciale non si sta lamentando
- Gli uffici operativi collaborano serenamente
- Capita che perdono o rompano dei colli ma credo sia nella media fisiologica
- L’amministrazione mi segnala qualche anomalia che credo al momento trascurabile
O negativi:
- Dobbiamo continuare a sollecitare le risposte per ottenerle
- Questa volta l’hanno combinata grossa
- I commerciali continuano a segnalare disservizi di varia natura
- Gli operativi sono sempre nervosi quando devono interfacciarsi
- Non passa giorno che non mi arrivi segnalazione di mancanza o avaria
- L’amministrazione continua a farmi pressione
Certamente parte delle nostre decisioni sono guidate dall’intuito, dalle sensazioni positive o negative, dall’emotività. Siamo persone, è comprensibile ma siamo anche professionisti che devono dar conto alla propria azienda.
Se poi non teniamo memoria scritta e documentata di ciò che gli indicatori sopra elencati ci hanno fornito, a poco ci serviranno per una corretta valutazione.
Avere dati oggettivi di valutazione ci aiuterà a prendere decisioni più “giuste”, trasparenti e senza il timore che vengano fraintesi i buoni rapporti umani.
Ci serviranno anche in fase di nuova trattativa mettendo sul tavolo i plus e le negatività del nostro fornitore attraverso indicatori di performance (KPI).
Possono essere anche il motivo, argomentato per poter recedere il contratto senza dover pagare penali.
Come procedere per ottenere una valutazione oggettiva?
Il metodo più semplice è creare una tavola di valutazione dove inserire i KPI che vogliamo monitorare e le performance minime sufficienti per non mettere in discussione il rapporto con il fornitore.
Questo di seguito potrebbe essere un esempio:
Nella tabella i nomi dei fornitori sono di fantasia, ognuno inserirà i propri, tutti o quelli che si ritiene maggiormente critici per la tipologia di servizio.
Anche i KPI gli sceglierete in base al tipo di trasporto utilizzato e a ciò che considererete prioritario per voi tenere monitorato. Diverso è trasportare alimentari freschi o secchi, oppure prodotti dell’industria automotive o dell’edilizia e via di seguito.
Anche la scelta dei punteggi da assegnare ad ogni KPI è a vostra scelta sempre in base a quanto per voi incide come valore sul servizio complessivo. La somma totale, se non ci sono Non Conformità (NC) deve dare 100. Per ritenere il fornitore non critico la somma deve essere almeno 60.
Come leggere e assegnare i punteggi. Prendiamo la prima colonna:
Significa che se nel corso dell’anno abbiamo aperto al massimo 1 Non Conformità assegniamo al fornitore il punteggio di 20, se abbiamo aperto 2 Non Conformità assegniamo punti 15, oltre le 2 Non Conformità punti 0.
La stessa operazione la faremo per gli altri KPI tenendo conto delle regole “Legenda Punteggi” che ci siamo dati.
Se la somma finale sarà uguale o superiore a 60 in automatico avremo Non Critico altrimenti ci verrà segnalato che dovremo procedere ad esaminare concretamente se continuare o meno il rapporto con il nostro fornitore Critico.
Conviene comunque tener monitorata la tavola ogni 3 mesi e intervenire se ci sono KPI con risultati preoccupanti, per non trovarci con sorprese pesanti alla fine dell’anno.
Questo è solo uno strumento per aiutarvi a prendere decisioni oggettive, una sorta di navigatore satellitare dove siete voi comunque che scegliete la destinazione. Con questo però non dovete rinunciare alla vostra soggettività perché non tutto è misurabile. Il mix tra oggettivo e soggettivo fa di voi dei professionisti della logistica che possono fare la differenza.
