Un hub centralizzato per la gestione della logistica ospedaliera

di Massimiliano Manca

L’innovazione della supply chain ospedaliera può permettere di realizzare risparmi economico-finanziari, grazie all’ottimizzazione delle scorte e delle risorse umane (liberando tempo per attività a maggiore valore aggiunto), di risparmiare attraverso una riduzione dei costi di gestione dei magazzini e di rendere i processi più funzionali alle esigenze dei reparti.

La strategicità del ruolo della logistica in sanità sta diventando sempre più evidente, l’ottimizzazione dei flussi fisici ed informativi si presenta infatti come leva primaria per il contenimento della spesa e dei costi di gestione, oltre che come aiuto concreto alla riduzione del rischio clinico.

Nell’analisi degli intenti di terziarizzazione è opportuno fare un’importante distinzione di ciò che si potrebbe gestire in Outsourcing. Nella supply chain ospedaliera risulta più semplice mappare la cosiddetta macro logistica e la micro logistica.

La prima concerne la gestione ed ottimizzazione dei flussi di materiale medico di varia tipologia (farmaci, presidi, attrezzature, materiali di consumo) e dei relativi flussi di informazioni fra i diversi attori operanti nella rete sanitaria arrivando fino alla porta dell’ospedale o talvolta del singolo reparto.

La micro logistica, invece, analizza tutto ciò che avviene nell’ultimo miglio, assicurando efficientemente la disponibilità della cura al paziente ricoverato, analizzando la gestione delle scorte di farmaci e presidi, la loro corretta somministrazione al paziente e infine le modalità di ripristino di tali scorte all’interno del singolo reparto.

Le due aree sono sostanzialmente diverse in quanto richiedono tempi di reazione, livelli di efficienza e dettagli informativi differenti.

Soprattutto proposte di tender devono essere ben suddivise a seconda del Processo che si sta inquadrando (Macro o Micro).

In altri termini, volendo progettare un Servizio logistico reso alle reti ospedaliere, si possono pensare due oggetti della terziarizzazione:

1. la logistica dei beni, ovvero i farmaci, i beni sanitari come i dispositivi medici, materiale per laboratori analisi, materiale radiografico, strumentario chirurgico e beni non sanitari in particolar modo il materiale economale.
2. la logistica del paziente ossia la programmazione, gestione e controllo delle cure e relativi farmaci che, attraverso personale interno, devono arrivare fino al letto del paziente.

Un buon progetto per un Hub distributivo (in genere espresso a livello regionale) deve, insieme all’opportuna costruzione di una Supply chain dedicata, soddisfare l’ambizioso obiettivo di gestire in modo centralizzato la logistica ospedaliera delle Aziende Sanitarie associate, con il soddisfacimento dei bisogni di flusso merci (approvvigionamento e Reverse Logistics) che riguardano tutti i reparti degli ospedali; a quanto precedentemente espresso deve accompagnarsi una razionalizzazione estrema dei costi attualmente sostenuti.

Con l’entrata a regime di tale realizzazione la totalità dei flussi di consegna sugli ospedali transiterà dal nuovo centro distributivo con evidenti benefici per la filiera. L’eterogeneità dei prodotti da gestire deve necessariamente prevedere la realizzazione di un magazzino con diverse aree di prelievo e di stoccaggio ad hoc per ciascuna tipologia di prodotto che adotta anche soluzioni automatizzate.

L’utilizzo dell’Hub logistico potrebbe essere graduale e parzialmente attivato. In sostanza non tutti gli ospedali, soprattutto quelli di maggior volume in approvvigionamento, potrebbero essere riforniti dal centro.

La centralizzazione dei processi di fornitura logistica non può e non deve escludere le farmacie ospedaliere per la gestione delle emergenze e per la distribuzione diretta. I punti di consegna saranno rappresentati dai singoli reparti e dalla farmacia di ciascuna struttura sanitaria. La Micro logistica di ogni reparto dovrà essere integrata nell’intera Supply Chain centralizzata; o meglio essa rappresenterà il vero e proprio “ultimo miglio” fino al “letto del paziente”.

I quattro elementi del sistema, in mano al 3PL, per una corretta terziarizzazione

1. La struttura (Hub).
2. L’integrazione globale della Supply Chain.
3. La gestione delle operations.
4. Il Sistema informativo globale e il WMS (warehouse management System).

Gli obbiettivi che si pone il progetto

Li possiamo classificare in tre aree.

OBIETTIVI CLINICI

1. Ridurre i rischi di errori di prescrizioni, dispensazione e somministrazione;
2. Ridurre le pratiche sbagliate nell’organizzazione sanitaria attraverso la revisione organizzativa;
3. Integrare il farmacista nel team clinico e aumentare il tempo che l’infermiere dedica al paziente;
4. Logistica Sanitaria

OBBIETTIVI ECONOMICI E LOGISTICI

1. Trasformare i costi fissi INTERNI in costi variabili di terziarizzazione
2. Ridurre i costi di struttura e di immobilizzo delle scorte dei prodotti
3. Ridurre i costi relativi al personale tecnico ed amministrativo
4. Ridurre e razionalizzare le scorte (es. riduzioni scaduti)
5. Ottenere economie di scala
6. Consentire la tracciabilità totale di farmaci e di dispositivi;
7. Razionalizzare la spesa farmaceutica
8. Qualificare ed omogeneizzare il dispositivo medico di largo consumo e specialistico
9. Garantire una maggiore pianificazione delle attività (riduzione delle emergenze urgenze)
10. Incrementare le referenze disponibili a scorta facilitando il processo di approvvigionamento dei reparti
11. Razionalizzare e migliorare i trasporti

OBIETTIVI DELLA REINGENERIZZAZIONE DELLA LOGISTICA OSPEDALIERA

1. Efficienza
2. Efficacia
3. Qualità
4. Appropriatezza
5. Razionalizzazione
6. Flessibilità