Come ottimizzare i costi di magazzino in una PMI

I costi di magazzino sono una delle voci che incidono di più sulla redditività di una piccola o media impresa e spesso restano poco visibili perché distribuiti tra spazi, personale, scorte e attrezzature. Molte PMI gestiscono flussi logistici articolati con strumenti e layout nati per esigenze diverse da quelle attuali, e il magazzino viene trattato come un centro di costo da contenere.

Con una gestione più attenta, lo stesso magazzino diventa un asset strategico. Ridurre i costi di gestione libera risorse per la crescita, migliora il servizio al cliente e limita gli sprechi operativi.

Cosa incide davvero sui costi di magazzino

I costi logistici vanno oltre l’affitto o l’ammortamento dello spazio fisico. In un’analisi completa conviene distinguere tre famiglie di costo.

• Costi di mantenimento. Assicurazioni, energia, deperimento delle scorte e capitale immobilizzato nella merce.
• Costi operativi. Il tempo che il personale dedica al prelievo, al deposito e alla movimentazione.
• Costi di inefficienza. Errori di spedizione, colli smarriti e scaffalature inadatte alla merce o ai flussi.

Le scaffalature rientrano in quest’ultima categoria più spesso di quanto si pensi. Un impianto scelto male rispetto alle unità di carico, danneggiato dagli urti dei carrelli o utilizzato oltre le condizioni previste dal progetto produce rallentamenti, corsie da escludere temporaneamente e interventi urgenti. Nei casi più gravi, espone a rischi le persone e la merce, con costi molto superiori a quelli che si pensava di risparmiare.

Partire dall’analisi della situazione corrente e dall’esperienza del personale

Ogni progetto di ottimizzazione parte dalla raccolta di dati misurabili sul funzionamento del magazzino, perché ciò che non si misura non si può migliorare. L’analisi quantitativa riguarda, ad esempio, i volumi di merce in ingresso e in uscita, le giacenze, il numero di referenze e la frequenza dei prelievi.

I dati vanno integrati con l’esperienza di chi lavora in magazzino ogni giorno. I magazzinieri conoscono i colli di bottiglia procedurali, i percorsi che si allungano senza motivo, le zone di stoccaggio difficili da raggiungere e i punti in cui i carrelli urtano più spesso le strutture. Il confronto tra numeri e osservazioni dirette mostra dove il layout attuale non sostiene l’operatività quotidiana.

Rilievo e ricostruzione dello stato di fatto

Una PMI spesso non dispone di planimetrie aggiornate, perché il magazzino si è ampliato nel tempo in modo graduale e poco pianificato. Prima di intervenire sul layout, è quindi necessario ricostruire lo stato di fatto attraverso un rilievo accurato degli spazi, delle strutture e delle infrastrutture esistenti.

Questa attività consente di creare una base affidabile per la riprogettazione e permette di:

• Rilevare dimensioni, ingombri, colonne, scaffalature, impianti preesistenti e caratteristiche della pavimentazione;
• Ricostruire la disposizione attuale delle aree di stoccaggio, delle corsie e dei percorsi di movimentazione, individuando gli spazi inutilizzati e le possibili inefficienze;
• Verificare la corrispondenza tra la documentazione disponibile e la configurazione reale del magazzino, considerando anche gli accessi e le infrastrutture esterne necessarie alla movimentazione delle merci.

Le componenti di un layout ottimizzato

Una volta raccolti i dati, si passa a definire l’assetto del magazzino in funzione delle esigenze operative. Un magazzino ottimizzato per una PMI deve equilibrare cinque componenti.

• Strutture fisiche. Scaffalature industriali (portapallet, drive-in, cantilever) scelte in base alle caratteristiche delle unità di carico, come dimensioni e peso, e disposte in base ai mezzi e alle modalità di movimentazione.
• Mezzi di movimentazione. Carrelli elevatori e commissionatori dimensionati sulle unità di carico da movimentare.
• Ambiente. Spazi disponibili in ampiezza e altezza ed eventuali ingombri, come impianti preesistenti, riscaldamento a pavimento e colonne portanti.
• Tecnologia WMS. Software di gestione che traccia la merce in tempo reale e riduce gli errori manuali.
• Conformità normativa. Ogni modifica deve rispettare il D.Lgs. 81/08 e le normative tecniche di settore.

Le componenti dipendono l’una dall’altra. Cambiare il tipo di mezzi di movimentazione condiziona, ad esempio, la disposizione delle scaffalature in magazzino.

La sicurezza delle scaffalature come parte dell’ottimizzazione

Un layout efficiente non dipende soltanto dalla disposizione degli spazi e dalla scelta dei mezzi di movimentazione. È necessario considerare anche le condizioni delle scaffalature esistenti e la loro compatibilità con le unità di carico e le modalità operative previste. Se una riorganizzazione non tiene conto dello stato delle strutture, può richiedere interventi successivi, limitazioni d’uso o sostituzioni non pianificate, riducendo i risparmi attesi. Per questo, la verifica delle scaffalature e la pianificazione degli interventi necessari devono essere integrate nell’analisi del magazzino.

La conformità normativa si pianifica come qualsiasi altra voce di spesa. Il D.Lgs. 81/08 richiede al datore di lavoro di mantenere in efficienza e in sicurezza gli ambienti e le attrezzature di lavoro. Per le scaffalature metalliche, la UNI EN 15635 è il riferimento tecnico per l’utilizzo e la manutenzione delle attrezzature di immagazzinaggio e prevede il controllo periodico dello stato dell’impianto.

La gestione della sicurezza delle scaffalature ha anche importanti ricadute economiche in termini di responsabilità. In caso di controllo, gli organi di vigilanza possono contestare le violazioni degli obblighi di sicurezza previsti dal D.Lgs. 81/08, con conseguenti prescrizioni e sanzioni in funzione delle violazioni accertate. In caso di infortunio, carenze nelle verifiche, nella manutenzione o nella documentazione possono inoltre contribuire all’accertamento delle responsabilità del datore di lavoro, con ulteriori conseguenze legali ed economiche.

Ispezione tecnica delle scaffalature

L’ispezione tecnica delle scaffalature verifica lo stato di conservazione dell’impianto e individua danni a montanti, traverse e altri componenti, deformazioni e anomalie. Individuare tempestivamente queste criticità consente di programmare gli interventi correttivi invece di dover intervenire in emergenza.

Le ispezioni si svolgono su due livelli: quelle a vista sono organizzate sotto la responsabilità della Persona Responsabile della Sicurezza delle Attrezzature di Stoccaggio (PRSES), individuata dalla direzione, e si ripetono con cadenza settimanale o a intervalli regolari definiti in base all’analisi dei rischi del magazzino. L’ispezione tecnica, affidata a un esperto validatore, valuta invece lo stato dell’impianto e dell’ambiente circostante a intervalli non superiori a 12 mesi, con registrazione degli esiti.

Certificazione o validazione d’uso

La validazione d’uso, spesso indicata anche come certificazione delle scaffalature, è il processo definito dalla UNI 11636. La norma, nell’edizione 2023 che sostituisce quella del 2017, stabilisce come accertare che l’impiego di una scaffalatura per magazzino avvenga in condizioni di sicurezza adeguate nel corso della sua vita utile. Si applica insieme alle UNI EN 15512, 15620, 15629, 15635 e 15878 e riguarda le scaffalature in acciaio.

Una scaffalatura la cui sicurezza non sia stata accertata nella configurazione di utilizzo prevista non può essere considerata idonea all’impiego. Se le verifiche necessarie non consentono di confermarne la sicurezza, può rendersi necessario sospenderne l’utilizzo fino all’accertamento delle condizioni richieste e agli eventuali interventi correttivi. In questi casi, lo spazio occupato dalla struttura continua a generare costi, ma non offre una capacità di stoccaggio effettivamente utilizzabile. Per una PMI, questo significa sostenere il costo dello spazio senza ricavarne il corrispondente valore operativo. Verificare le scaffalature prima di una riorganizzazione e validarle successivamente aiuta quindi a individuare quali strutture mantenere, quali adeguare e quali sostituire, pianificando correttamente gli investimenti.

Il legame con il layout è diretto. La UNI 11636 elenca i casi di variazione dell’impianto che richiedono l’aggiornamento della validazione d’uso, tra cui il cambio di tipologia o di peso delle unità di carico, la modifica del numero o della distanza dei livelli, la variazione del numero di campate o di corridoi, la nuova collocazione nello stesso locale e l’aggiunta o la rimozione di componenti. Sono interventi tipici di una riorganizzazione, e conviene considerarli già in fase di progetto. La documentazione di validazione va poi mantenuta aggiornata dall’utilizzatore.

Manutenzione programmata delle scaffalature

La manutenzione trasforma gli esiti delle ispezioni in interventi concreti, come la sostituzione dei componenti danneggiati e il ripristino delle condizioni di sicurezza. Una manutenzione programmata consente di pianificare tempi e approvvigionamenti e di evitare fermi imprevisti nelle zone di stoccaggio, con i relativi costi operativi diretti.

Gli interventi vanno anche registrati. Secondo la UNI 11636, la sostituzione o la riparazione di un componente danneggiato determina un nuovo stato dell’impianto, per il quale la norma indica quali validazioni aggiornare. Dopo una riparazione (sempre sconsigliata), per esempio, la validazione statica verifica il ripristino delle caratteristiche meccaniche del componente.

Investire per fasi

Per una PMI, l’investimento non deve essere necessariamente massiccio e immediato. L’ottimizzazione può essere programmata per fasi funzionali, partendo dagli interventi con il maggiore impatto sui costi variabili, per esempio la riorganizzazione della movimentazione delle merci. La verifica dello stato delle scaffalature esistenti può rientrare nella prima fase, perché indica quali strutture mantenere nell’eventuale nuovo layout e quali sostituire.

Un magazzino che contribuisce ai risultati dell’impresa

Ridurre i costi di magazzino richiede una progettazione consapevole e dati misurati. Con un’analisi puntuale, un rilievo accurato e una gestione attenta della sicurezza delle scaffalature, anche una PMI può portare la propria logistica a livelli elevati di efficienza.

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