OTIF - (On Time In Full)
OTIF è l’acronimo di On Time In Full ed è un KPI utilizzato per misurare la percentuale di ordini consegnati sia puntualmente sia completamente rispetto agli impegni assunti con il cliente.
Un ordine è considerato OTIF soltanto quando soddisfa entrambe le condizioni: viene consegnato entro la data o la finestra concordata e comprende tutte le quantità previste. Una consegna puntuale ma incompleta, così come una consegna completa ma in ritardo, non raggiunge il requisito OTIF.
L’indicatore rappresenta quindi una misura sintetica del livello di servizio e dell’affidabilità dell’intero processo, dalla disponibilità della merce fino alla consegna al destinatario.
Come si calcola l’OTIF
La formula generale dell’indicatore è:
OTIF (%) = ordini consegnati puntuali e completi ÷ ordini con consegna prevista nel periodo × 100
Se, durante il periodo analizzato, 100 ordini dovevano essere consegnati e 92 sono arrivati nei tempi concordati e senza quantità mancanti, il valore OTIF è pari al 92%.
Il denominatore deve comprendere tutti gli ordini la cui consegna era prevista nel periodo di osservazione, secondo le regole aziendali concordate. Limitare il calcolo ai soli ordini effettivamente consegnati potrebbe escludere proprio le mancate consegne e produrre un risultato eccessivamente favorevole.
Il calcolo può essere effettuato a livello di ordine oppure di riga d’ordine. Nel primo caso, anche una sola riga incompleta rende non OTIF l’intero ordine. Nel secondo caso, ogni riga viene valutata separatamente. Il metodo scelto deve essere dichiarato e mantenuto costante per rendere confrontabili i risultati.
La componente On Time richiede una data di riferimento definita. Può essere utilizzata la data richiesta dal cliente, la data confermata dal fornitore oppure una finestra di consegna prevista dal contratto. La puntualità deve essere verificata sulla consegna effettiva e non soltanto sulla data di partenza della merce.
La componente In Full verifica che siano state consegnate tutte le quantità attese. È necessario stabilire come trattare tolleranze, sostituzioni, consegne parziali, quantità eccedenti e modifiche accettate dal cliente.
Interpretazione e miglioramento
L’OTIF misura il risultato percepito dal cliente, ma non identifica da solo la causa di una prestazione insufficiente. Un valore basso può dipendere da indisponibilità delle scorte, errori nella preparazione, problemi produttivi, documenti non corretti, ritardi del vettore o informazioni commerciali non aggiornate.
La componente In Full è strettamente collegata alla gestione delle scorte. Una disponibilità insufficiente può provocare consegne parziali, mentre livelli eccessivi di stock possono migliorare temporaneamente il servizio aumentando però capitale immobilizzato e costi.
La puntualità è invece influenzata dal lead time complessivo dell’ordine, dalla capacità di pianificazione e dall’affidabilità dei processi di produzione, magazzino e trasporto.
Un WMS, Warehouse Management System, può contribuire alla componente In Full controllando disponibilità, priorità, prelievi e completamento degli ordini. Un TMS, Transportation Management System, può invece supportare pianificazione, assegnazione dei trasporti e monitoraggio delle consegne.
Il valore obiettivo non è universale. Deve essere definito considerando settore, criticità dei prodotti, frequenza delle consegne, accordi con i clienti e costo necessario per ottenere il livello di servizio richiesto.
L’OTIF deve essere analizzato insieme ad altri KPI. La sola percentuale complessiva può infatti nascondere differenze rilevanti tra clienti, prodotti, depositi, vettori, aree geografiche o cause di mancato servizio.
Esempi di misurazione
- un ordine completo consegnato nella data concordata è considerato OTIF;
- un ordine consegnato puntualmente ma con una quantità mancante non è OTIF;
- un ordine completo consegnato dopo la finestra concordata non è OTIF;
- una consegna parziale seguita da un secondo invio viene considerata non OTIF, salvo differenti regole concordate;
- un ordine riprogrammato viene valutato sulla nuova data soltanto quando la modifica è stata formalmente accettata secondo le regole definite.
Per rendere l’indicatore attendibile, l’impresa deve documentare origine dei dati, data di riferimento, tolleranze, unità di misura ed eccezioni. Le stesse regole devono essere condivise con clienti e fornitori quando l’OTIF viene utilizzato per valutare rapporti contrattuali o prestazioni della supply chain.
L’OTIF è quindi un indicatore di affidabilità della consegna: combina puntualità e completezza in un unico valore, ma produce informazioni realmente utili soltanto quando le regole di calcolo sono precise, stabili e trasparenti.
