L’ORDINE DI ACQUISTO
Per questo approfondimento si ringrazia ProcOut
Un ordine di acquisto è essenzialmente un contratto che autorizza un fornitore a consegnare beni o servizi ad un prezzo prestabilito. Se l'azienda ha bisogno di effettuare regolarmente acquisti da fornitori uno dei fondamenti del processo di acquisto sono proprio gli ordini di acquisto.
Gli ordini di acquisto possono essere di varia complessità e struttura, ma dovrebbero sempre essere redatti includendo almeno i seguenti punti essenziali:
- Tipo di Prodotto/Servizio: L'ordine d'acquisto deve indicare quello che si intende acquistare. Si deve anche includere la quantità, il tipo di unità nonché una descrizione dettagliata del Prodotto/Servizio da acquistare
Esempio: 5 scatole da 10 matite con durezza HB - Termini di Consegna e Spedizione: oltre alla data di consegna si deve indicare l'indirizzo di destinazione, come le merci saranno spedite di chi è la responsabilità della spedizione e chi paga per la spedizione
Esempio: Consegna entro il 5/10/15 – presso: Stab.to ABC via Verdi 5, 00100 Roma – Sedizione Franco destino a cura e spese del mittente - Importo: Bisogna assicurarsi di indicare correttamente l'importo dell'ordine ed il tipo di valuta. Specificare il costo per ogni unità, il costo totale e la relativa imposta.
Esempio: Importo Unitario € 10,00 x q.tà 5 = Importo totale: € 50,00 + 22% (IVA) - Termini di Pagamento: Specificare come si intende pagare il prodotto/servizio acquistato (bonifico bancario, contanti, carta di credito etc. ...) ed i tempi entro cui deve avvenire il pagamento.
Esempio: Pagamento a mezzo Bonifico Bancario a 60 gg. dalla data della fattura con rimessa diretta
L'ordine d'acquisto è un documento fondamentale che dovrebbe essere parte di un processo di acquisto standardizzato con opportune procedure che aiutano a snellire il ciclo di fornitura contribuendo così all'efficienza aziendale, riducendo i tempi di approvazione, riducendo le spese di tipo Maverick e promuovendo una maggiore visibilità di tutta la spesa. Naturalmente la completezza nei contenuti di un ordine dipende in maniera determinante da una accurata preparazione della Richiesta di Acquisto e della Richiesta di Offerta il cui scopo primario è quello di definire in maniera completa le caratteristiche/specifiche tecniche del prodotto o servizio da acquistare nonché le relative condizioni di fornitura.
Infine è bene dire che ormai molti ordini di acquisto non sono cartacei ma vengono trasmessi per via elettronica su Internet o, oggi sempre più spesso, attraverso l'uso di opportune piattaforme di e-Procurement capaci di gestire l'intero processo d'acquisto via web.
