FREIGHT POST AUDIT
Per questo approfondimento su FREIGHT POST AUDIT si ringrazia Kelmer Group
Maggiore compliance aziendale, miglioramento della contrattualistica e…riduzione dei costi!
“A freight audit is the process of examining, adjusting and verifying freight bills for accuracy” .. è sufficiente rivolgersi a Wikipedia per comprendere il significato in ambito internazionale (soprattutto americano) di un termine che sembra all’apparenza molto generico.
Si parla di “Freight POST Audit” qualora il controllo avvenga su fatture già pagate. In caso contrario si tratta di “Freight PRE Audit”.
E’ evidente a tutti che il controllo di alcune tipologie di fatture di trasporto, principalmente quelle relative ai trasporti aerei, marittimi, o ai Corrieri Espressi, non sia affatto semplice, ed una corretta analisi richiede competenze, strumenti e risorse.
Si osserva inoltre un frequente paradosso: più l’Azienda è grande, meno preciso è il controllo interno dell’accuratezza delle fatture di trasporto. Questo sia perché la mole di lavoro supera le persone addette al controllo, sia perché tipicamente vengono predisposti sistemi di controllo automatico (spesso integrati con i TMS) i quali però hanno efficacia limitata: presidiano efficacemente le voci di spesa più semplici (il nolo nei trasporti completi, groupage ecc) ma normalmente trascurano le voci più insidiose (addizionali, soste, urgenze, adeguamenti ecc).
Statisticamente nelle categorie di trasporto più critiche (aereo, marittimo) il nolo è solo il 70% del costo totale, e il restante 30% sono altri costi che non vengono quindi adeguatamente controllati. Le statistiche evidenziano che una fattura ogni sette contiene un errore, e mediamente nelle categorie più critiche dal 1% al 5% dei costi sono oggetto di contestazione col Fornitore.
E’ bene chiarire che alla base degli errori di fatturazione da parte del Fornitore raramente vi è dolo; nella maggior parte dei casi le cause sono semplice negligenza, o la mancanza di allineamento tra Ufficio Commerciale (che negozia le condizioni tariffarie coi clienti) e Ufficio Contabile che emette le fatture.
Il vantaggio più ovvio di effettuare un efficace controllo delle fatture è quello di recuperare denaro tramite il rimborso da parte dei Fornitori. Ma esistono altrettanto importanti benefici: aumento della compliance aziendale, potenziamento della negoziazione futura e maggiore business intelligence che l’auditor può centralizzare e rendere disponibile al cliente.
Affiancando ai processi aziendali degli Auditor esterni addetti al (ri)controllo delle fatture già pagate, la compliance aumenta in quanto si irrobustisce il processo Procurement-To-Pay.
L’audit delle fatture porta alla luce tutte le “aree grigie” degli accordi commerciali, le voci di costo mal negoziate, le dimenticanze; e fornisce quindi al Buyer Logistico numerosi spunti di miglioramento della contrattualistica futura.
La reportistica generata da un Auditor è rilevante, e si affianca ai dati aziendali per migliorare l’analisi della spesa ed il supporto decisionale.
Ma come riesce un Auditor ad identificare errori che i normali processi aziendali non identificano? Vi sono due elementi essenziali, la Tecnologia e il Data Entry massivo.
Per Tecnologia si intendono software in grado di gestire qualsiasi sfumatura tariffaria, ricalcolare il costo di tutti gli elementi della spedizione, e confrontarlo con quanto effettivamente pagato.
Per Data Entry si intende il catturare ogni informazione utile esistente nelle fatture e negli allegati, spesso anche annotazioni manuali, riserve in bolla etc etc. La digitalizzazione di queste informazioni è un ingrediente molto importante per un Audit esaustivo.
