LA RICHIESTA DI ACQUISTO (RDA)
Per questo approfondimento si ringrazia ProcOut
Un processo di approvvigionamento ha lo scopo di acquisire un bene o servizio da mercato.
Il documento con il quale una qualsiasi struttura aziendale fornisce l'input alla direzione acquisti per iniziare le attività di approvvigionamento di un prodotto o servizio è denominato Richiesta di Acquisto RDA.
Come si redige una RDA?
La redazione di una richiesta di acquisto o RDA può variare a seconda dell'organizzazione o dell'azienda che la richiede. In generale, tuttavia, una richiesta di acquisto dovrebbe contenere le seguenti informazioni:
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Intestazione: la prima parte della richiesta dovrebbe includere l'intestazione, che indica il nome e l'indirizzo dell'organizzazione o dell'azienda che fa richiesta.
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Numero di riferimento: se l'organizzazione ha un sistema di numerazione per i documenti, è possibile includere un numero di riferimento univoco per la richiesta di acquisto.
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Data: la data in cui viene effettuata la richiesta di acquisto.
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Destinatario: il nome e l'indirizzo del fornitore a cui la richiesta è rivolta.
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Oggetto: una breve descrizione dell'articolo o del servizio richiesto.
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Quantità: la quantità di articoli o servizi richiesti.
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Specifiche tecniche: se ci sono specifiche tecniche per l'articolo o il servizio richiesto, è importante includerle nella richiesta di acquisto.
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Prezzo: se possibile, è importante indicare il prezzo dell'articolo o del servizio richiesto.
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Termine di consegna: la data entro cui l'articolo o il servizio deve essere consegnato.
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Condizioni di pagamento: le condizioni di pagamento per l'articolo o il servizio richiesto.
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Firma: la richiesta di acquisto dovrebbe essere firmata dall'autorità autorizzata dell'organizzazione o dell'azienda.
In generale, una richiesta di acquisto dovrebbe essere concisa e chiara, in modo da evitare fraintendimenti o ritardi nella consegna dell'articolo o del servizio richiesto.
Chi emette la RDA?
La RDA (Richiesta di Acquisto) è emessa dall'organizzazione o dall'azienda che intende acquistare un prodotto o servizio. In genere, la richiesta di acquisto viene emessa dal dipartimento o dall'ufficio responsabile degli acquisti dell'organizzazione. La RDA viene poi inviata al fornitore o al venditore che provvederà a fornire l'articolo o il servizio richiesto.
In alcuni casi, la RDA può essere emessa anche da altri dipartimenti dell'organizzazione, ad esempio dal dipartimento di produzione o dal reparto tecnico, a seconda delle esigenze specifiche. Tuttavia, in tutti i casi, la RDA deve essere approvata dall'autorità autorizzata dell'organizzazione prima di essere inviata al fornitore.
A meno di casi particolari, come brevetti, unici produttori etc. ... per i quali dovrà essere ampiamente giustificata e in maniera chiara la scelta di un unico e determinato fornitore, i contenuti della RdA dovranno permettere al buyer di rivolgersi al relativo mercato di fornitura in modo tale da poter ottenere offerte valide (e comparabili) da più di un fornitore allo scopo di verificare i prezzi di mercato e per una scelta mirata del prodotto o servizio con il miglior rapporto qualità/prezzo.
Come evidenziato nell'elenco dei contenuti della RdA tale documento diventa anche autorizzazione alla spesa fino al limite di budget in essa indicato. In molte imprese la RdA è soggetta al visto del controller per verifica della disponibilità del budget prima di essere lavorabile dai buyer dell'ufficio acquisti. Se quindi il risultato della indagine di mercato da parte del buyer dovesse portare alla individuazione di un prodotto o servizio di valore superiore la direzione acquisti dovrà richiedere alla struttura richiedente (o controller) l'eventuale autorizzazione all'incremento di spesa rispetto al previsto budget iniziale.
L'attività di emissione della RdA nel passato (e ancora oggi in realtà poco strutturate e di piccole dimensioni) veniva effettuata in modalità cartacea. Oggi, dove l'azienda adotta un sistema informativo ERP (Enterprise Resource Planning), la RdA nasce dalle logiche di "material management" che tengono conto delle giacenze di magazzino e dei programmi di produzione secondo i parametri impostati nell'algoritmo MRP (Material Resource Planning). Successivamente, il processo di approvvigionamento viene gestito nel modulo SRM (Supplier Relationship Management) del sistema informativo ERP oppure su piattaforma informatica specifica denominata e-Procurement ormai ampiamente diffuso nella maggioranza delle imprese. Lo scopo è quello di associare alla RdA il relativo OdA (Ordine di Acquisto) o contratto stipulato con il fornitore prescelto per soddisfare la RdA.
Il lavoro di preparazione di una RdA talvolta è sottovalutato mentre è bene sottolineare che quanto più una RdA è completa ossia, quanto meglio il prodotto o servizio è definito nelle sue caratteristiche/specifiche tecniche con tutti i dati sopra elencati, tanto più celere e preciso potrà essere il lavoro del buyer nel portare a termine l'attività di acquisto nel rispetto delle procedure e degli obiettivi di budget aziendali e secondo le caratteristiche desiderate della Struttura Richiedente.
