LA SPESA MAVERICK
Per questo approfondimento si ringrazia ProcOut
Ormai è ben noto che le attività di acquisto diventano sempre più un fattore di competitività per le aziende, specialmente quelle manifatturiere che, mediamente, registrano un volume di approvvigionamento anche superiore al 50% del fatturato. Conseguenza di ciò è una sempre maggiore attenzione all'applicazione di tutte le più sofisticate metodologie utili per una riduzione dei costi (Analisi della spesa, Strategic Sourcing, e-Procurement e Gestione dei Fornitori etc. ...)
Molto spesso però sia nelle grandi che nelle medie realtà aziendali, proprio perché concentrati sugli acquisti strategici e in generale su quelli di maggior peso economico, si perdono di vista talune fonti di spreco; tra queste una delle più note ma anche difficile da "inseguire" e "guarire" è la spesa legata agli acquisti "Maverick".
Ma cos'è la Spesa Maverick?
E' quella spesa scaturita dagli acquisti che avvengono infrangendo le regole stabilite dalle procedure aziendali e bypassando i processi di Procurement definiti o più semplicemente dagli acquisti effettuati all'interno di un'organizzazione che non sono in conformità con le condizioni contrattuali negoziate.
Sono proprio gli acquisti estemporanei, effettuati senza seguire gli iter autorizzativi codificati, o al di fuori dei contratti in vigore per le varie forniture, quelli più difficili da identificare. Tale tipo di acquisti di solito fanno parte di quella spesa molto frammentata sia per numero di fornitori che di ordinativi (di piccolo importo) che copre di solito il 20% della spasa totale e che va sotto il nome Tail Spend.
Cosa fare per eliminare o almeno arginare questo fenomeno che serpeggia e cresce anche nelle organizzazioni più strutturate, fonte di sprechi enormi spesso nemmeno calcolabili, proprio perché legati a piccole spese ma di elevatissimo numero e fuori controllo?
Ecco alcuni suggerimenti:
- Separare i ruoli e le responsabilità del processo d'acquisto (Richiedente e Acquisitore)
- Adattare i processi P2P per le varie tipologie di acquisto
- Ad ogni acquisito dovrà corrispondere un documento d'ordine
- La procedura P2P deve essere chiara e va ben comunicata
- Guidare l'acquisto da fornitori "approvati" della società a prezzi pre-negoziati
- Abilitare sistemi di approvazione degli acquisti
- Ridurre i ritardi e gli errori nell'elaborazione delle fatture
