L’ANALISI DELLA SPESA
“Per sapere come e quanto possiamo risparmiare è necessario sapere come e quanto spendiamo”
Ma noi sappiamo veramente come e quanto spendiamo? In realtà per la maggior parte delle imprese, sia pubbliche che private, sia grandi che PMI trovare una corretta risposta a tale domanda è molto più difficile di quanto potrebbe sembrare.
Infatti, le informazioni sulla spesa sono, nella maggior parte dei casi, incomplete, perché la spesa spesso è: gestita nella fase di acquisto da un gran numero di strutture, impropriamente classificata, distribuita su più sistemi e di difficile accesso. Risolvere i suddetti punti vuol dire essere sulla buona strada per avere la visibilità necessaria per rispondere alla sfida quotidiana di fornire risparmio/ottimizzazione della spesa migliorando l'efficienza dell’intera azienda.
Ma da dove cominciare?
Ecco le azioni che in maniera molto sintetica identificano le varie fasi di una corretta Analisi della Spesa, attività questa, svolta dalla direzione Acquisti, indispensabile e preliminare a qualsiasi tipo di azione (risparmio/ottimizzazione/efficienza etc. ...) si ha intenzione di intraprendere.
1. Identificare
Identificare tutte le fonti disponibili per i dati di spesa, da tutti i dipartimenti, gli stabilimenti e i rami d'azienda.
2. Raccogliere
Raccogliere e consolidare tutti i dati di spesa in un database centrale. Ciò può essere difficile se i dati sono in diversi formati, lingue diverse e valute diverse, ma ci sono programmi disponibili specificamente progettati per raggiungere questo obiettivo
3. Ripulire
“Ripulire” i dati include trovare e correggere errori nelle descrizioni e operazioni, nonché normalizzare i dati per una facile visualizzazione.
4. Raggruppare gli stessi fornitori
Raggruppare e collegare gli stessi fornitori significa che gli acquisti effettuati da Apple, Apple inc. , Apple Italia etc. ... dovrebbero essere raggruppati insieme, dal momento che sono relativi allo stesso fornitore.
5. Classificare
Qualsiasi tipo di classificazione si possa utilizzare per le categorie di spesa, è necessario essere in grado di determinare dove il denaro viene speso. Forniture per ufficio, di marketing, viaggi, legale e via via tutte le spese dirette e indirette dovrebbero essere classificate in modo appropriato. Ad es.: la categoria “forniture per ufficio” non dovrebbe includere i PC e la fatidica voce “Altro/Varie”, spesso di elevato valore e di svariato contenuto, dovrebbe essere se non annullata, ridotta comunque al minimo sia in termini di valore totale che di numero di prodotti/servizi in essa contenuti...
6. Analizzare
Assicurarsi di aver negoziato le migliori condizioni di contratto per ogni fornitore, ora che tutta la vostra spesa è stata identificata per ciascun fornitore ed avete quindi chiara la vostra forza contrattuale conoscendo l’impatto che la vostra azienda ha sul fatturato di ogni singolo fornitore. Assicurarsi che tutti coloro che acquistano la facciano da fornitori qualificati. Ridurre/ottimizzare il numero di fornitori per categoria.
7. Ripetere.
Eseguire l’analisi della spesa una volta è un ottimo inizio per identificare le aree di risparmio, tuttavia è necessario aggiornare continuamente i dati al fine di garantire che: le clausole contrattuali siano rispettate, che i buyers acquistino da fornitori preferiti/qualificati e che si identifichino sempre nuove opportunità di risparmio
Per questo approfondimento si ringrazia ProcOut
