Governa i tuoi spazi con il Lean Visual Management
Intro
Il Lean Visual Management (LVM) è una tecnica di gestione pratica degli spazi che facilita lo svolgimento delle operazioni in azienda e favorisce un miglioramento continuo. Rientra nella filosofia delle metodiche agili.
Il termine “lean” significa "snello"
L'obiettivo principale del metodo è quello di eliminare lo spreco, al fine di ottimizzare l'efficienza e le prestazioni delle imprese. Attraverso la gestione lean, le aziende possono fornire al cliente un servizio o un prodotto migliore.
I termini Visual Management indicano la gestione visiva. L’obiettivo è di ottenere un’ottimizzazione in termini di comunicazione dell'informazione, utilizzando degli indicatori comprensibili a tutti.
La gestione visiva, quindi, è uno dei "pilastri" della gestione lean e può essere definita come una codifica di dati comprensibile a tutti che permette di risparmiare tempo ed energie e permette di semplificare le attività senza lasciare spazio alle interpretazioni, ma aiuta a raggiungere l’obiettivo.
L’informazione rappresentata in modo visivo:
- favorisce la condivisione delle informazioni
- spinge all’azione.
È’ fondamentale per una corretta ed efficace l'implementazione identificare i luoghi in cui collocare gli indicatori visivi e definire il tipo di informazioni da visualizzare e il formato.
Cos’è il Visual Management
Le immagini hanno un potere unico non solo nel trasmettere le informazioni, ma anche nel costruire unità e consenso per promuovere azione e decisione.
Questo perché l’informazione visiva fornisce un’esperienza dell’informazione di maggiore impatto rispetto alle parole e si rivela la forma più efficiente di esperienza condivisa da cui partire per prendere decisioni.
Visual Management è più che la semplice visualizzazione di una informazione.
Con il Lean Visual Management la rappresentazione dell’informazione spinge all’azione. Questo è decisamente il suo punto chiave.
L’ importanza della gestione visiva in azienda
Se ben applicato, permette agli operatori di avere sempre a disposizione istruzioni immediatamente ed istintivamente applicabili.
Il nostro cervello riesce a rispondere più efficacemente a colori, forme, motivi, grafiche ed immagini, le persone tendono ad apprendere ed elaborare le informazioni più velocemente. Non a caso quando si segue un corso, un valore aggiunto è quello di saper fissare i concetti espressi con delle grafiche.
Un esempio di applicazione di questa metodologia, nella vita di tutti i giorni, è quello utilizzato per i segnali stradali ed i semafori. Il messaggio è chiaro e non fuorviante, vedendolo sai esattamente quello che dovrai fare.
Sono 4 i punti cardine di questa metodologia:
- Devi vederlo ed avere ben chiaro quello che devi fare
- Semplicità ed intuizione
- Facilità di comprensione
- Rendere visibile i problemi
Quindi per ottenere il risultato l’informazione rappresentata deve essere:
- Rilevante
- Facilmente comprensibile e visibile.
- Attraente: i colori aiutano a evidenziare messaggi e concetti
- Aggiornata
Obiettivi del Lean Visual Management
Adottare questa metodologia permette:
- una formazione rapida delle risorse
- rende le risorse di risolvere rapidamente le criticità e di prevenirne l’accadimento
Il tutto attraverso l’uso di istruzioni operative chiare e di immediata comprensione
Che cosa sono le Istruzioni operative?
Istruzioni, correlate di immagini, foto e quanto sia “lampante e non fuorviante” per l’operatore al raggiungimento prefissato dell’attività.
Che cosa dovrebbe contenere un’istruzione operativa
Adottando il lean visual management una istruzione operativa dovrebbe:
- Essere collocata lì dove serve operativamente;
- Essere stata spiegata e presentata alle risorse umane durante la formazione specifica per l’attività correlata;
- Essere monitorata per verificarne la coerenza e la corretta attuazione.
Quali strumenti per un buon management visivo?
La gestione Lean Visual Management mette a disposizione molteplici prodotti che consentono di ottimizzare la comunicazione delle informazioni all’interno dei locali:
Segnaletica orizzontale
La segnaletica orizzontale consente di identificare corridoi e zone specifiche. Una buona marcatura a pavimento consente principalmente di guidare i dipendenti e i visitatori, organizzando al meglio gli spazi. Un esempio è quello delle forme adesive applicate a terra per segnalare un pericolo o un obbligo.
Segnaletica aree del magazzino
La segnaletica delle aree del magazzino consente di identificare corridoi e zone specifiche. Può trattarsi di segnaletica “in cielo” o affissa su pareti o altre superfici. La corretta applicazione guiderà il dipendente in maniera semplice ed efficace.
Codifica sulla scaffalatura
La segnaletica sulla scaffalatura consente di identificare la corretta posizione dove stoccare o estrarre la merce. La codifica della scaffalatura rende agevoli, snelle e veloci le operazioni di magazzino.
Identificazione degli stock
L'identificazione degli stock consente una gestione visiva delle scorte e delle scaffalature.
Questa tipologia di applicazione è particolarmente utile per ridurre gli sprechi di tempo nel trattare gli stock di merce. Permette sia di conoscere lo stato delle scorte che di localizzare facilmente dove sono immagazzinati determinati prodotti.
Affissione documenti
L’affissione di portadocumenti permette di visualizzare rapidamente la documentazione relative a scorte e merce stoccata e di impostare messaggi temporanei o permanenti, per comunicare le informazioni essenziali sia ai dipendenti che ai visitatori.
Le lavagne per presentazione e affissione di documenti offrono la possibilità di esporre tutti i dati e le informazioni da comunicare a dipendenti e visitatori, sono da dedicarsi principalmente alla comunicazione di informazioni essenziali.
Possono anche essere usati per visualizzare gli indicatori di performance o i risultati di un'operazione commerciale.
In conclusione
Gli strumenti per migliorare l’operatività e al contempo alleggerire il carico di lavoro sono molteplici anche se si è spesso portati a pensare che siano due concetti che difficilmente possono coesistere. I sistemi di lean visual management sono la prova esatta che concepire gli spazi in maniera strutturata ed intelligente fornisce agli utenti un’esperienza operativa di gran lunga superiore, a vantaggio del loro flusso lavorativo e delle performance aziendali.
