Le 13 considerazioni fondamentali nella selezione della Terza Parte Logistica e la differenza tra 3PL e 4PL

Quando si tratta di gestire i trasporti in una maniera efficiente ed economica è necessario lavorare con una 3PL affidabile ed è importante comprenderne il potenziale valore già nelle prime fasi del processo.

Cos'è una Terza Parte Logistica?

La Terza Parte Logistica (3PL o TPL) è un fornitore esterno di servizi logistici (movimentazione, stoccaggio e distribuzione delle merci). La 3PL mette a disposizione delle azienda la propria expertise e le best practice del settore, integrandosi efficacemente all'interno della Supply Chain esistente. Le Terza Parti Logistiche sono solitamente specializzate per diversi settori merceologici e per aree geografiche.

In che modo può aiutare le aziende?

Una 3PL porta con sé un network consolidato con trasportatori affidabili, così come una piena comprensione sulla possibile ottimizzazione delle percorrenze. La partnership con una 3PL è l'ideale per contenere e controllare i costi, aumentare il servizio al cliente o il raggio d'azione dell'azienda.

Come scegliere il giusto partner?

Selezionare la 3PL può essere complesso, perché sono molti i fattori da considerare per definire il giusto partner al quale affidarsi. Uno di questi dovrebbe essere l'analisi di dati concreti. Una società che si candida per fornire servizi logistici deve prima di tutto essere in grado di argomentare e dettagliare in che modo ci farà risparmiare denaro.

Prima di iniziare la selezione bisogna però assicurarsi di conoscere perfettamente le necessità della nostra azienda servendosi dell'elenco di punti chiave che abbiamo stilato.

Ma prima ancora devono essere raccolte tutte le informazioni disponibili in merito a:

• L'attuale politica di gestione dei trasporti, la Supply Chain e i costi sostenuti (una stima delle tariffe per distanza e per caratteristiche pondo-volumetriche della merce)
• L'attuale quantità di merci movimentate e le relative produttività
• La situazione dei rapporti con gli attuali trasportatori e i miglioramenti desiderabili

Questo però è solamente l'inizio di quello che si deve fare per essere preparati. Un altro punto chiave prima di iniziare è quello di capire cosa aspettarsi dall'esternalizzazione della logistica e i livelli di servizio obiettivo.

Le 13 considerazioni

Le 13 considerazioni che seguono possono sembrare tante, ma trattandosi di una funzione (quella dei trasporti) che somma circa il 60% dei costi dell'intera Supply Chain, la quale a suo volta incide per il 4%-9% del fatturato aziendale, è evidente che la questione non può essere presa alla leggera.

1. Valutare una consulenza esterna: conoscete la vostra logistica meglio di chiunque altro, ma probabilmente non sapete esattamente cosa implica il rapporto con una 3PL, né i reali vantaggi ottenibili. Il ricorso a un consulente esterno può snellire il processo di selezione e ridurre l'impegno di risorse. Per questo conviene individuare una figura esperta in tema di outsourcing e disinteressata rispetto ai potenziali fornitori, in grado di supportarvi nella selezione del giusto partner.

2. Definire un processo chiaro per rapportarsi con le potenziali 3PL: uno degli errori più grandi e comuni nella scelta della 3PL è quello di non stabilire un processo di selezione chiaro. Spesso non si conoscono bene i potenziali benefici da attendersi e nemmeno in quale ordine raggiungerli.

3. Prendere in considerazione un massimo di 3 potenziali fornitori: con o senza il supporto di un consulente esterno, occorre vagliare preliminarmente (long list) i potenziali fornitori adatti alla vostra azienda per poi procedere ad un'analisi dettagliata dei soli che rispettano i requisiti stabiliti (short list). Se l'esisto della selezione non fosse soddisfacente, è comunque possibile modificarla e analizzare altri fornitori, ma tentare di valutare più di tre aziende rischia di essere inutilmente oneroso.

4. Non usare un processo di RDO tradizionale: La richiesta di offerta (RDO) limita l'analisi ai soli costi d'esercizio. Una buona partnership con una 3PL dovrebbe invece tradursi in un valore aggiunto molto più fine di quello identificabile in una richiesta di offerta tradizionale. E' dunque fondamentale selezionare la 3PL in grado di offrire un chiaro beneficio quantitativo per la vostra azienda.

5. Istituire un team interno dedicato alla selezione della 3PL: questo gruppo di lavoro deve necessariamente coinvolgere rappresentanti delle funzioni Logistica/Supply Chain, IT, Marketing e Vendite, Acquisti e Gestione Finanziaria. Così facendo ci si assicura una larga partecipazione aziendale nella decisione che sarà presa. Questo dimostrerà infine l'impatto che la logistica ha sull'attività dell'azienda in generale e fornirà quella visione in grado di aumentare il valore aggiunto dell'accordo finale.

6. Redigere un solido accordo di non divulgazione reciproca: questo accordo deve essere condiviso prima di iniziare gli incontri formali con le società candidate, eventualmente avvalendosi della collaborazione del dipartimento legale interno. L'accordo deve essere sottoscritto dalle parti prima di intavolare le trattative.

7. Verificare la solidità finanziaria dei potenziali fornitori: una delle sfide più devastanti che potreste dover affrontare è quella di vedere andare in pezzi la vostra 3PL. Durante l'analisi dei possibili candidati richiedete una lista degli attuali partner e verificatene il rapporto con il potenziale fornitore di servizi logistici (affidabilità nei pagamenti, dispute, mancanza del necessario supporto, ecc.). Un indicatore sulla bontà del servizio che vi potrà essere erogato è la bontà di quello fornito ai partner attuali ed è a loro che dovrà essere richiesto un feedback.

8. Verificare le esperienze precedenti: oltre alla posizione finanziaria, occorre valutare le esperienze pregresse: è una società nota per essere virtuosa? Ha numerosi clienti di lungo corso? Trattandosi di una fornitura di servizi, la reputazione della società sarà emblematica per l'efficienza e l'affidabilità che sarà lecito attendersi.

9. Raccogliere referenze eccellenti: le referenze di una 3PL devono essere lusinghiere, non semplicemente buone o passabili. I precedenti clienti devono spendere parole di apprezzamento per la sicurezza, l'affidabilità e la flessibilità del servizio ed essere entusiasti dei risultati ottenuti. Inoltre queste referenze dovrebbero delineare la cultura della società: se sono valide e orientate al servizio, le 3PL saranno in grado di offrire qualcosa di più che la sola efficienza.

10. Evidenziare l'impatto sulle vendite: i progetti logistici sono in effetti anche progetti di marketing. Quando viene valutata la proposta quantitativa di una potenziale 3PL, assicuratevi di verificare l'impatto sulle vendite. Ottenere le tariffe più vantaggiose attraverso una gara tradizionale può comportare criticità nel servizio e in ultima istanza un impatto negativo sulle vendite.

11. Ottenere incontri periodici con i dirigenti della 3PL: l'accordo deve includere la presenza dei dirigenti della 3PL durante le riunioni aziendali (almeno a quelle trimestrali). Coinvolgere la 3PL nei processi gestionali dell'azienda, invece che trattarla come un fornitore estraneo, favorisce partecipazione e condivisione delle responsabilità nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.

12. Scalabilità del servizio erogato: la 3PL è in grado di adeguare il proprio servizio in funzione degli eventuali cambiamenti nel vostro business? Una scalabilità bidirezionale può influenzare direttamente l'efficienza della vostra Supply Chain. Senza dubbio state cercando di far crescere la vostra azienda, ma questo non toglie che potranno esserci alti e bassi nei risultati. La domanda può subire contrazioni per tutta una serie di motivi, per questo occorre affidarsi a una 3PL che sia in grado di adeguare rapidamente i propri processi in funzione del vostro andamento. Allo stesso modo il vostro fornitore dovrà saper gestire improvvisi picchi nella domanda, senza battere ciglio. Trovate una 3PL che abbia clienti sia più grandi che più piccoli della vostra azienda, un fornitore che sappia adeguarsi costantemente alle vostre necessità con piccoli aggiustamenti, come ad esempio aggregando o disaggregando le spedizioni a seconda delle necessità.

13. Definire chiaramente la programmazione relativa al passaggio di responsabilità alla 3PL e documentare quelle che continueranno ad essere gestite in-house: il rapporto di collaborazione non deve iniziare fino a quando questo processo non sarà terminato. Una volta che la 3PL sarà operativa la comunicazione sarà cruciale. La mancanza di comunicazione di certe informazioni in determinati momenti può essere fatale in un rapporto di outsourcing, specie durante il periodo di avvio nel quale l'azienda non è ancora abituata al nuovo partner.

Terza Parte Logistica Vs. Quarta Parte Logistica

Conoscere la differenza tra terze (3PL) e quarte parti logistiche (4PL), così come prime parti (1PL) e seconde parti (2PL) e addirittura quinte parti logistiche (5PL) è allo stesso tempo dibattuto e poco chiaro tra gli operatori del settore Supply Chain, ma è anche vitale per conoscere i player del mercato durante la selezione della 3PL.