La gestione di un tender per l’outsourcing delle attività di magazzino

In un contesto competitivo in continua evoluzione, le aziende sono chiamate a concentrare le proprie risorse e competenze sulle attività a maggior valore aggiunto, valutando spesso l’opportunità di esternalizzare i processi non strettamente legati al loro core business.

Il magazzino, già da tanti anni, è stato oggetto di valutazioni approfondite, finalizzate a comprendere se la sua terziarizzazione fosse conveniente o meno, tenendo sempre presente: livello di servizio, costi, reattività, affidabilità, etc…

Queste valutazioni assumono ancora più interesse per le aziende in continua e costante crescita, nelle quali le strutture storiche potrebbero risultare sottodimensionate rispetto agli attuali volumi di business. Tali aziende si ritrovano spesso davanti a un bivio: investire per adeguare le proprie strutture, oppure terziarizzare?

Sull’opportunità o meno di terziarizzare le attività di magazzino esistono opinioni diverse e le considerazioni che un’Azienda deve fare per addivenire ad una decisione ragionata sono molteplici e di varia natura: strategie di medio e lungo termine, disponibilità di strutture, reperibilità del personale, volontà di controllare i processi, etc.

In quest’articolo si parte dall’ipotesi che l’Azienda abbia deciso, con cognizione di causa, di intraprendere la strada dell’Outsourcing di Magazzino e si illustra il processo con cui arrivare alla scelta del miglior partner logistico.

La prima scelta da compiere riguarda la tipologia di partner al quale ci si vuole affiancare. Essenzialmente si possono intraprendere due modalità operative:

1. Delegando completamente le attività ad un provider logistico esterno, che mette a disposizione tutti gli assets necessari (spazi, manodopera, equipment, sistemi informativi…)
2. Affidando al partner logistico esterno solamente il personale (e alcuni mezzi d'opera) mentre gli assets principali (building, attrezzature di movimentazione, sistemi informativi etc.) rimangono di pertinenza dell'azienda committente

Nello specifico, sarà dettagliata questa scelta secondo la prima modalità, concentrandosi sul processo che deve sempre garantire il successo dell’operazione attraverso la scelta del “giusto” Partner.

La chiave del successo consiste nell’accuratezza e nella completezza delle richieste inoltrate ai possibili partners durante il processo di Tendering, che è possibile suddividere in 4 fasi principali:

Fase 1: Consiste nell’individuare i Partner potenziali, avviando le seguenti attività:

• scouting sul mercato dei Fornitori di Servizi Logistici richiesti
• individuazione dei Partner Potenziali da invitare al Tender
• lancio di una Richiesta di Interesse accompagnata da una scheda di raccolta delle informazioni più significative sulla Società e sulle esperienze già maturate nell’ambito della fornitura dei servizi richiesti

Fase 2: Consiste nell’invitare i Partner individuati a presentare il proprio progetto.

La Richiesta di Quotazione deve contenere tutte le informazioni necessarie a comprendere chiaramente l’oggetto della richiesta e i suoi confini, per permettere una proposta consapevole e corretta.

È essenziale includere:

• descrizione dei flussi operativi con stime sui volumi di lavoro e sulle giacenze da stoccare
• descrizione chiara dei processi operativi di inbound e outbound
• attività accessorie, cut-off operativi e livello di servizio richiesto
• misure di sicurezza, controllo accessi e sorveglianza richieste dal Committente

I potenziali Partner presenteranno quindi un progetto completo di tutti gli elementi che descrivano e qualifichino la proposta, comprese le quotazioni. Questa fase è la più delicata del processo di Outsourcing, perché può determinare il risultato finale e richiede massima precisione.

Inoltre, tutti i partner devono presentare le quotazioni con le stesse modalità, compilando una Tabella di Quotazioni predefinita e l’Azienda committente deve chiarire se intende adottare un sistema di remunerazione Bonus/Malus. 

Fase 3: Questa è la fase finale del processo di scelta del Partner ideale e consiste nell’analisi delle offerte pervenute, comprende quindi:

• La valutazione delle soluzioni proposte e la verifica di congruenza con le richieste
• La valutazione tecnico-economica e la comparazione delle offerte pervenute
• Le simulazioni di costo con le diverse tariffe ricevute

Fase 4: Affinamento finale della proposta e contrattualizzazione

In sede di contrattazione finale, dopo la scelta del provider desiderato, è consigliato precisare le modalità di controllo delle prestazioni, definendo gli indicatori di performance (KPI), utili a:

• verificare il livello delle prestazioni offerte
• mantenere nel tempo l’efficienza acquisita
• migliorare ulteriormente i risultati

Il Partner Logistico deve attivare un sistema di reportistica continua e tempestiva, per monitorare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale e consuntivare le attività svolte.

Una definizione preventiva incompleta o errata dei report richiesti può causare contenziosi successivi.

Il processo che porta alla scelta del Partner ideale è quindi molto delicato e complesso e deve essere condotto con la massima accuratezza e attenzione, innanzitutto per avviare una collaborazione con un Partner affidabile, in secondo luogo per evitare che in futuro si possano creare discussioni e contenziosi a seguito di aspetti operativi e contrattuali non ben definiti.

Lasciarsi guidare da chi ha accumulato esperienza nel settore, gestendo svariate gare in diversi settori merceologici, può rivelarsi l’arma segreta del successo.

NeT-LOG Consulting, è una società di Consulenza Logistica con una profonda specializzazione operativa e tecnica, maturata in oltre 45 anni di attività. Con più di 1.800 progetti realizzati, 25 milioni di m² di aree riorganizzate e oltre 450 Clienti, molti dei quali fidelizzati nel tempo, l’azienda è in grado di supportare e guidare le imprese nella complessa attività di predisposizione, avvio e completamento del Tender per la selezione dell’Operatore Logistico più adatto, a cui affidare – in un’ottica di vera Partnership – la gestione del proprio magazzino.

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