A cosa servono e come far fruttare le certificazioni ISO nei magazzini di logistica e presso i trasportatori

Di Enrico Pistone

Le certificazioni ISO, in tanti casi motivo per “attrarre” nuovi clienti, in altri casi per far presumere che l’azienda sia conforme alla legge .... ma servono davvero ?

E come farle “rendere” al meglio, dato che l’azienda deve sostenere un costo per arrivare all’audit di conformità ?
Molte aziende credono nelle certificazioni come veicolo promozionale verso terzi, ossia verso i clienti, ma è proprio così?
Il pensiero di considerare le certificazioni ISO come un “veicolo” pubblicitario vero e proprio può funzionare, ma solo se le certificazioni vengono ottenute perché di fatto esiste uno “standard” di riferimento che l’azienda ha realmente implementato all’interno della propria struttura e non solo come un “castello di carte” da mostrare verso l’istituto di certificazione, vale a dire lavorarci sopra solo per il tempo necessario alla preparazione dell’audit.

Certamente bisogna considerare che anche l’istituto di certificazione è un’azienda che deve produrre utile e in certi casi l’audit di conformità viene superato perché l’ispettore considera “soddisfacente” appunto il castello di carte che viene mostrato una volta all’anno con orgoglio quando avviene la verifica ispettiva.
Ma è meglio non ingannare se stessi, perché di fatto, poco o tanto l’azienda paga l’audit di certificazione perciò è indispensabile “far fruttare” questa spesa per trasformarla in un vero e proprio investimento.
E’ chiaro che esiste una norma da rispettare ed interpretare per la propria azienda o per la propria realtà professionale, in modo da poter trasformare il proprio lavoro in uno standard di riferimento.

Ma quale standard ? Quello richiesto dalla norma ? Sicuramente si, ma non si considera mai che l’azienda probabilmente lavora già da anni con un sistema di standard interno che non si è ancora pensato di formalizzare, in modo che da una parte sia valido per arrivare al fatidico “pezzo di carta”, come va di moda dire in Italia, e dall’altra serva a valorizzare l’azienda stessa.

Il concetto è appunto quello di creare uno standard di riferimento che l’azienda con i vari reparti deve impegnarsi a rispettare ed in caso di deviazione da questo standard capire le ragioni e le cause della deviazione o della non conformità. A differenza di quello che si può pensare la non conformità non è un disonore, ma è semplicemente un modo per capire velocemente come rientrare nello standard di riferimento e soprattutto dove si è verificata a deviazione dallo standard e per quale motivo.

In più, con l’entrata in vigore delle norme 2015, si è cercato di aiutare gli “utenti” nel perseguire uno standard di riferimento che parte dalla valutazione del rischio per poi far evolvere il sistema avendo alla base un sistema solido che appunto ha già considerato a livello preliminare tutta una serie di possibili accadimenti negativi. Infatti, solo cercando di prevenire tutti i possibili rischi si può sviluppare uno standard interno che sia migliorabile nel tempo.

Come descritto nella norma il tutto deve partire dalla Direzione aziendale che deve creare il sistema e credere che questa tipologia di standard possa far crescere l’azienda attraverso l’analisi, la prevenzione e appunto, come già esaminato nelle norme precedenti, l’evoluzione nel tempo.
Solo partendo da queste premesse il sistema puo’ funzionare dato che, almeno in prima istanza, non sono necessari ingenti investimenti, ma semplicemente formazione e promozione della norma all’interno dell’azienda.

Esaminiamo nella pratica alcuni dei vantaggi

I vantaggi della certificazione, devono essere stabiliti a livello di priorità proprio dall’azienda stessa, e si individuano caso per caso, a seconda della necessità dell’organizzazione, devono cioè essere personalizzati, ed in generale sono i seguenti:

• Il prodotto o il servizio che l’azienda propone avrà sicuramente più credibilità sul mercato ed incrementerà le vendite. Questo sempre che lo standard sia applicato realmente al prodotto oppure al servizio. Diversamente, presto o tardi, senza una solida base, sarà destinato a fallire.
• Fidelizzazione del cliente: permette di aumentare la fidelizzazione e la soddisfazione del cliente, e attrarre nuovi clienti.
• L’azienda certificata sarà sempre avvantaggiata, valorizzata e scelta come fornitore da altre aziende nazionali e/o internazionali che richiedono la certificazione come requisito obbligatorio o preferenziale. Inoltre è giusto segnalare che a proposito di appalti pubblici, la certificazione è richiesta come obbligo minimo per la partecipazione a gare.
• Internamente i vantaggi sono sia organizzativi che produttivi. Possedere e mantenere aggiornate procedure interne consente di migliorare la qualità, l’efficacia, l’efficienza e la competitività dell’azienda e conseguentemente migliorare il proprio prodotto/servizio finale.
• Miglioramento dei processi: consente un monitoraggio costante ed efficiente dei processi del ciclo produttivo, analizzandoli di volta in volta cercando di migliorarli, e proprio in caso di prodotto o servizio difettoso capire velocemente dove si è creato il problema e risolverlo con rapidità ed efficacia.
• Identificazione delle responsabilità: la distribuzione delle responsabilità e delle competenze crea un valore aggiunto interno all’azienda in cui tutto il personale viene valorizzato e responsabilizzato nella giusta misura.
• “Customer Satisfaction”: monitoraggio e miglioramento della soddisfazione del cliente.
• Riduzione tempi/costi: snellisce le procedure, consente di controllare meglio i problemi o gli errori durante lo svolgimento del lavoro e diminuire gli sprechi, ciò permette di ottimizzare i tempi e ridurre i costi aziendali.
• Inoltre, ultimo, ma assolutamente determinante: la certificazione, se correttamente applicata, consente un costante e continuo controllo dei fornitori dal punto di vista della conformità dei prodotti e/o dei servizi erogati nei confronti della nostra azienda. Questo consente di avvalersi, indipendentemente dal costo, dei fornitori migliori, o meglio dei più adatti all’azienda committente con un controllo costante della produzione. E’ opportuno anche richiedere ai fornitori stessi di adeguare il proprio sistema alle norme ISO, in modo da creare una catena di fornitura adeguatamente controllata.