Le trattative nelle operazioni di logistica: quali documenti?
Torrente Vignone - Studio Legale Internazionale
Nelle operazioni di logistica più rilevanti le trattative possono durare a lungo, in quanto in molti casi la parte logistica viene studiata da consulenti e richiede approfondimenti, nonché l'elaborazione di soluzioni tecniche formulate "ad hoc". Ciò accade, in particolare quando viene terziarizzata l'intera attività logistica dell'azienda committente, ma può verificarsi anche qualora l'esternalizzazione sia parziale.
In queste fasi di negoziazione, le parti si scambiano molte informazioni riguardo, ad esempio, al proprio business, ai modelli organizzativi aziendali e ai dati commerciali. E' evidente che tali informazioni riguardano soprattutto il committente, che ha necessità di ristrutturare la sua divisione logistica e, per tale ragione, si è rivolto ad un fornitore esterno.
Inoltre, sotto altro profilo, vi è necessità di comprendere quale valore attribuire a documenti, e-mail, che le parti si trasmettono prima della sottoscrizione del contratto. In dette comunicazioni, infatti, senza che le parti se ne rendano conto, possono essere assunti impegni vincolanti per l'azienda da parte dei dipendenti incaricati di seguire il progetto.
Con riferimento al primo aspetto, relativo allo scambio di informazioni, la tutela principale viene offerta dagli accordi c.d. di riservatezza (anche noti con il termine anglossassone di Non-Disclosure Agreement e nel loro acronimo "NDA").
Attraverso tali accordi le parti decidono di impegnarsi a non divulgare le informazioni di cui verranno a conoscenza durante le trattative. Hanno una struttura flessibile e possono essere reciproci (le obbligazioni sono in capo ad ambo le parti) oppure solo in capo ad una parte.
Le parti possono prevedere che in caso di violazione dell'accordo di riservatezza debbano essere pagate specifiche penali.
Fondamentale è la definizione di cosa sia "confidenziale"; in detta definizione rientrano le informazioni di business sopra indicate, come anche brevetti non pubblicati, know-how, schemi, informazioni finanziarie, verbali, strategie commerciali.
Anche la durata può essere modulata a seconda del tipo di operazione. Da tale punto di vista, va sottolineato che la rilevanza decisiva dell'accordo di riservatezza vi è qualora le trattative non abbiano esito positivo. Infatti, in queste ipotesi, in assenza di accordi specifici in tal senso, la parte che ha trasmesso maggiormente le notizie riservate, si troverà esposta al rischio di divulgazione sul mercato di dette informazioni. Invece, se le negoziazioni hanno una buona riuscita e si giunge alla firma del contratto, quest'ultimo potrà essere redatto in modo tale da includere specifici impegni di riservatezza e tali impegni andranno a sostituire l'accordo di confidenzialità firmato precedentemente.
Per quanto riguarda la tematica sopra menzionata della rilevanza dello scambio di documentazione o comunicazioni durante le trattative, va detto che il problema più diffuso è rappresentato dal fatto che si debba stabilire il limite fra il contratto e, quindi, la "comunicazione impegnativa" e le trattative.
La Suprema Corte di Cassazione ha aderito all'orientamento tradizionale in base a cui per configurare un vero contratto è necessario che le parti abbiano manifestato la volontà di vincolarsi giuridicamente e abbiano raggiunto un accordo sufficiente, ossia su tutti gli elementi essenziali del contratto.
Onde evitare di assumere involontariamente obbligazioni già riguardanti il rapporto oggetto di trattativa o incorrere in responsabilità sarà sempre bene precisare che le parti ritengono essenziali per l'assunzione di reciproche obbligazioni, i punti e le questioni ancora da trattare.
Il principale documento di cui, senz'altro gli imprenditori hanno sentito parlare o che hanno anche utilizzato, è la lettera di intenti.
Quando la trattativa è complessa o presenta rischi di malafede dell'altra parte, è buona regola tutelarsi con uno o più documenti che elenchino con precisione i doveri cui ci si deve attenere durante la fase pre-negoziale e vengano stabilite le conseguenze di un eventuale abbandono dalle trattative.
La lettera di intenti è un documento scritto che attesta una intenzione delle parti di addivenire ad un contratto e serve anche per ottenere dai destinatari della lettera maggiore credito, affidamento e fiducia al fine di sviluppare le trattative per la conclusione di un affare.
Infatti si osserva che il fatto di fissare per iscritto obiettivi, finalità, durata e programmi delle trattative, può provocare l'effetto di dissuadere la controparte dal continuare a trattare , se non è abbastanza interessata alla conclusione dell'accordo.
Può essere redatta in una scrittura privata sottoscritta da ambo le parti oppure mediante scambio di corrispondenza.
Dalla nostra esperienza di pratica contrattuale emerge che è in crescita l'esigenza di una tutela delle aziende nella fase pre-contrattuale.
Per evitare contenziosi al riguardo (peraltro di non semplice risoluzione), vi è la necessità di dotarsi di appositi strumenti contrattuali, come quelli indicati, tenendo in considerazione che l'investimento di tempo e risorse nella loro redazione viene fatto dall'impresa solo per la prima stesura, in quanto si tratta di documenti che, se ben concepiti, possono poi essere facilmente adattati a una varietà di progetti e, quindi, riutilizzati nel tempo.
