7 consigli per contenere le spese accessorie delle spedizioni di “collettame”

Le spese accessorie, associate alle spedizioni di collettame, ripagano i corrieri di servizi e di attrezzature e vanno al di là dei fondamentali (km percorsi e calcoli pondovolumetrici).

Non si possono evitare tutte queste spese (possono arrivare anche al 30/40% della spesa complessiva), ma è possibile adottare delle misure per ridurle.

Ecco 7 consigli per cercare di limitarle:

• Scegliere il giusto corriere. Alcuni corrieri rinunceranno ad alcuni costi accessori (come ad esempio la tariffa di consegna a tarda notte), se questo è in sintonia con altre esigenze della propria clientela. È fondamentale quindi seguire un metodo collaudato per condurre il tender.
• Analizzare accuratamente i costi accessori. L'organizzazione della contabilità dei costi di trasporto dovrebbe garantire che le tariffe di percorrenza siano svincolate dai costi accessori in modo da poterle analizzare separatamente. Coloro che fanno così sono in grado di ottenere dei risparmi sia su un versante sia sull'altro.
• Comprendere pienamente cosa è compreso nelle tariffe standard del corriere. Tipicamente questi espongono le componenti dei costi accessori nelle proprie tariffe (a volte con dimensione del font un po' piccina...). I mittenti dovrebbero essere a conoscenza della definizione di queste spese e di quando queste devono essere applicate ad ogni singola consegna.
• Comprendere la reale frequenza delle accessorie prima di tentare di esserne esenti. Se conoscete l'esatta frequenza delle accessorie, come percentuale sul totale del costo articolato per corriere, questi saranno più disponibili ad accogliere richieste di trattativa. I mittenti con molte accessorie o con accessorie significative di un particolare tipo potrebbero farsi carico di una parte del lavoro del corriere in cambio di concessioni tariffarie.
• Definire accuratamente il destinatario della propria merce. È importante sapere con esattezza dove la merce sia destinata, a che tipo di sfide andrà incontro il vettore per consegnarla (può accederci col bilico o solo con la motrice? C'è necessità della sponda idraulica?) e informarne il corriere prima che questo prenda in carico la spedizione. Una consegna in un'abitazione è differente da una consegna in un magazzino. Gestire queste fattispecie prima della spedizione della consegna può contribuire a ridurre i costi e disservizi.
• Contribuire all'efficienza operativa dei corrieri. Aiutare i corrieri a diventare più efficienti può renderli più inclini a prendere in considerazione di rinunciare ad alcuni costi accessori.
• Chiedere aiuto. Dopo aver effettuato tutte le analisi precedenti è auspicabile chiedere un aiuto da parte di società di consulenza specializzate sia nell'ottimizzazione dei costi (come ad esempio il nostro sponsor SIMCO Consulting) sia nella parte legale (come lo studio Torrente e Vignone o Ekip). Queste società non riescono a fare evitare ai clienti tutti i costi accessori, ma possono aiutare nel negoziare tariffe più standard, possono fornire consulenza in merito alle migliori prassi, spiegare gli oneri in anticipo e raccomandare soluzioni in grado di ridurre i costi.

Le definizioni e le tariffe accessorie compaiono generalmente nelle regole di tariffazione di ciascun corriere e sono normalmente disponibili sui loro siti web (oltre che sui contratti).

Con amor di sintesi, possiamo delineare alcune tipologie di costi accessori come ad esempio quelli:

• relativi all'amministrazione. Questa tipologia di costi accessori normalmente si verificano al terminal del corriere a causa di errori o omissioni delle informazioni contenute nel Documento di Trasporto (DDT). Questo tipo di anomalia può rallentare i tempi di transito e aggravare i costi di spedizione. È importante quindi individuare tali spedizioni prima che vengano affidate al corriere e trattenere la merce mentre gli errori vengono affrontati e corretti. Verifiche sulla spedizione, pesature e ispezioni sono alcuni degli addebiti più frequentemente riscontrati e sono facilmente evitabili.
• relativi alla consegna. L'onere più comune di questa categoria, la riconsegna, viene esposto quando il corriere tenta di consegnare la merce ma, per qualche motivo, non ci riesce. Normalmente si incorre in questo costo accessorio quando il destinatario richiede un appuntamento ma questo non è indicato nella bolla di trasporto e, quindi, il corriere non ha potuto programmarne uno. Un altro extra addebito relativamente nuovo è quello di ritiro/consegna in area metropolitana, si verifica quando il corriere deve entrare in una grande città dove traffico intenso, pedaggi, sensi unici, strade strette, banchine di ricezione scomode e altri fattori possono causare tempi di carico e scarico più lunghi del previsto (qui vale la regola, già descritta in precedenza, di scegliere un fornitore specializzato).
• relativi alle attrezzature. Questi costi comprendono le attrezzature aggiuntive richieste per effettuare la consegna come sponde idrauliche, carrelli elevatori o transpallet, etc.. I vettori in genere dispongono di una quantità limitata di questo tipo di attrezzature presso i propri terminal e devono quindi pianificarne attentamente l'utilizzo per le consegne giornaliere.

I costi accessori relativi alle spedizioni di collettame non sono necessariamente una cosa negativa: idealmente consentono ai clienti di ottenere tariffe di trasporto competitive e servizi aggiuntivi per aumentare il livello di servizio dato ai clienti.

Non è possibile evitare tutte le spese accessorie, ma sicuramente si può cercare di contenerle e gestirle al meglio attraverso l'analisi e l'attuazione di progetti specifici.