L’ANALISI DELLA SPESA: tutti ne parlano… pochi la conoscono (bene)… quasi nessuno la svolge (in maniera completa) …

Eppure l’Analisi della Spesa è il primo passo indispensabile per Ridurre i Costi e Ottimizzare gli Acquisti...

Per questo approfondimento si ringrazia Sergio Giordano di ProcOut

“Per sapere come e quanto possiamo risparmiare...
...è necessario sapere come e quanto spendiamo”

Personalmente ritengo la frase qui sopra riportata uno dei capisaldi che ha guidato gran parte del mio cammino professionale. Una corretta e completa Analisi della Spesa continua ad essere secondo me il punto di partenza indispensabile non solo per una corretta e moderna gestione del Procurement ma per poter ottenere riduzioni di costi e ottimizzazioni negli Acquisti che vanno oltre la pur indispensabile fase di “Negoziazione” (che in taluni casi si riduce alla semplice richiesta di sconto...) strumento che resta ancora oggi, in molti uffici acquisti, l’unico valore aggiunto che il buyer dà alla propria azienda sia essa grande, media o piccola...

Ma entriamo subito nel merito e vediamo quali sono le informazioni che una corretta Analisi della Spesa ci permette di ottenere?

1. Chi acquista e Come si acquista

• Quali strutture Acquistano e chi sono i professionisti che lo fanno
• Procedure, tipologia di strumenti contrattuali e quantità di ordini

2. Che cosa viene acquistato

• Mappatura e categorizzazione della spesa

3. Perché si acquista

• Ragioni del fabbisogno di acquisto

4. Da chi si acquista e A quali prezzi

• I fornitori: quanti sono, chi sono e come ottimizzarli

5. Quando si acquista

• Programmazione del fabbisogno, acquisti “on demand”, etc. ...

1. CHI ACQUISTA E COME SI ACQUISTA: Analisi del Processo di Acquisto

Ecco le domande che dobbiamo porci per far luce su questi primi due aspetti:

• Com’è strutturato l’ufficio Acquisti e chi acquista al di fuori di questa struttura? (Organigramma/responsabilità n.ro persone, livelli, compiti e deleghe)
• Livello di gestione informatizzata degli Acquisti
• Esiste una razionale classificazione di tutto ciò che viene acquistato con dati (valore, n.ro ordini ecc. ...) relativi ad ogni singola classe merceologica?
• La responsabilità di tutti gli Acquisti (anche gli indiretti) cade sotto la struttura Acquisti?
• Si utilizzano contratti quadro o altre forme di ordini aperti?
• Procedura d’acquisto (descrizione flusso e gara “tipo” in base a valore)
• Si effettuano Acquisti “su piazza”? Se si, per quale valore/anno e quale numero/anno?
• Come vengono regolamentati gli Acquisti ripetitivi? (contratti annuali?)
• Livello di gestione dei fornitori (albo, sistema di qualifica, marketing d’acquisto, vendor rating...) Esiste un albo fornitori? Come è gestito?
• Si effettuano indagini di mercato? Quando? Con quale metodologia? Da chi?
• Si tiene conto dei tempi di attraversamento di una Richiesta di Acquisto nel corso della sua gestione? (TCO)
• Si conoscono i tempi medi di consegna relativi a singoli materiali o settori merceologici?
• Si tiene conto delle economie realizzate? Si analizzano le vie seguite per ottenerle? (trattative, analisi di costi, fonti alternative, materiale sostitutivo, ecc. ...) Come vengono valutate le economie? (rispetto a cosa: offerta fornitore, precedente prezzo pagato, budget ...)
• Come viene preparato il budget Acquisiti? Vengono indicati gli obiettivi di struttura nelle diverse categorie di Acquisto?
• Si ricorre a riunioni sistematiche per fare il punto sullo stato delle cose? Esiste un “tableau de bord” Acquisti?
• Viene compilato un report Acquisti per la Direzione? Se si, con quale cadenza periodica? Come viene impostato? Produce implementazioni, azioni correttive, autocritica, ecc. ...?
• Rapporti con le strutture clienti
• Quando interviene l’uomo acquisti nel ciclo d’acquisto, solo dopo l’emissione della Richiesta di Acquisto o ci sono casi in cui viene coinvolto prima? (es.: quando nasce l’esigenza - vedi articolo ”Il Ruolo del Buyer nel Ciclo di Acquisto”)

2. CHE COSA SI ACQUISTA

Per identificare in maniera completa “Che Cosa” si acquista bisognerà effettuare due attività:

A. Raccogliere i dati a disposizione, “ripulire” e consolidare i dati in un unico data base
B. Mappare le Categorie Merceologiche e la relativa distribuzione della spesa

Ma vediamo nel dettaglio come eseguire queste due attività.

A. Raccolta dati a disposizione, pulizia e consolidamento dei dati in un unico data base

Esiste un piano di aggregazione per categorie merceologiche?
Se tale aggregazione non esiste o è solo parziale, bisognerà partire dalla individuazione della fonte dei dati da utilizzare: Contabilità o Acquisti? Vediamo quali sono le caratteristiche e le criticità per entrambi.

Contabilità
Caratterizzata da precisione e considerazione di tutti i costi maturati per competenza.

Criticità: Non segue il fenomeno operativo dell’acquisto ma gli eventi contabili che ne derivano.

Acquisti
Sono dati mappati in base al mercato di fornitura e quindi coerenti con le azioni e le strategie di acquisto da attivare per una ottimizzazione degli stessi e per una riduzione dei costi.

Criticità: Si può perdere la visibilità di fatti che continuano a manifestare effetti economici anche per tempi medio-lunghi oltre alla stipula del contratto (ES.: contratti pluriennali come quelli di locazione finanziaria).

Le suddette due fonti in una situazione ottimale dovrebbero “parlarsi” ma nella maggior parte dei casi la fonte Acquisti è molto frammentaria e incompleta e quindi la più completa risulta quella contabile. Quindi, se non abbiamo informazioni lato Acquisti, dovremo partire dai dati contabili riclassificando poi la spesa.
Otterremo così dati che ci permettono di capire come si può agire per ridurre la spesa attraverso la conoscenza delle tipologie di fabbisogni che ne costituiscono lo “zoccolo duro” e di come vengono soddisfatti (scopo dell’analisi della spesa).

I primi 4 Passi per identificare “Che Cosa si Acquista” sono:

1. Identificare
   Identificare tutte le fonti disponibili per i dati di spesa, da tutti i dipartimenti, gli stabilimenti e i rami d'azienda.
2. Raccogliere
   Raccogliere e consolidare tutti i dati di spesa in un database centrale. Ciò può essere difficile se i dati sono in diversi formati, lingue diverse e valute diverse, ma ci sono programmi disponibili specificamente progettati per raggiungere questo obiettivo.
3. Ripulire
   “Ripulire” i dati include: trovare e correggere errori nelle descrizioni e operazioni, nonché normalizzare i dati per una facile visualizzazione.
4. Raggruppare gli stessi fornitori
   Raggruppare e collegare gli stessi fornitori significa che gli acquisti effettuati ad esempio da Apple, Apple in., Apple Italia etc. ... dovrebbero essere raggruppati insieme, dal momento che sono lo stesso fornitore.

B. Mappatura delle Categorie Merceologiche e relativa distribuzione della spesa

Per riuscire a mappare le categorie di spesa bisognerà:

Classificare
Qualsiasi tipo di classificazione si possa utilizzare per le categorie di spesa, è necessario essere in grado di determinare dove il denaro viene speso.

Forniture per ufficio, di marketing, viaggi, legale e via via tutte le spese dirette e indirette dovrebbero essere classificate in modo appropriato. Ad es.: la categoria “forniture per ufficio” non dovrebbe includere i PC e la fatidica voce “Altro/Varie”, spesso di elevato valore e di svariato contenuto, dovrebbe essere se non annullata, ridotta comunque al minimo sia in termini di valore totale che di numero di prodotti/servizi in essa contenuti.

Analizzare
Ora che tutta la vostra spesa è stata identificata per ciascun fornitore ed avete quindi chiara la vostra forza contrattuale conoscendo l’impatto che la vostra azienda ha sul fatturato di ogni singolo fornitore bisognerà:

• Assicurarsi di aver negoziato le migliori condizioni di contratto per ogni fornitore
• Assicurarsi che tutti coloro che acquistano lo facciano da fornitori qualificati
• Ridurre/ottimizzare il numero di fornitori per categoria.

3. PERCHE’ SI ACQUISTA

Una opportuna classificazione della spesa ci permette di iniziare un primo passo verso la riduzione dei costi attraverso: L’analisi delle ragioni del fabbisogno di acquisto.
Potremo quindi:

• Individuare le spese che si possono evitare perché non necessarie (Cost Avoidance)
• Individuare i prodotti che possono essere standardizzati producendo aumento di quantità dello stesso tipo di prodotto (economie di scala)
• Individuare prodotti alternativi a parità di caratteristiche tecniche
• Individuare quei prodotti che, in presenza di più strutture clienti, possono essere accentrati.

4. DA CHI SI ACQUISTA E A QUALI PREZZI

Per analizzare questo aspetto che riguarda i nostri fornitori non basterebbe un intero articolo. Infatti sappiamo bene oggi, ma soprattutto per le sfide dei prossimi anni, quanto sia basilare molto più che nel passato instaurare il giusto rapporto di “partnership professionale” con i nostri fornitori strategici e non solo. In una recente intervista al Dr. Johann Wieland (già Head of Indirect Purchasing in BMW Group ed oggi CEO di BMW e Brillance Automotive (China) Holding) alla domanda “Cosa pensa del Procurement 4.0?” ha risposto: “For us at BMW a collaborative network approach together with our suppliers is already a key element of our procurement strategy. Our belief is that we can be successful only if we manage to set up a “professional partnership” with our suppliers”.

Per ora mi limiterò ad evidenziare quelle informazioni basilari che dobbiamo conoscere, utili non solo all’analisi della spesa ma anche per poter iniziare il cammino verso una indispensabile evoluzione del rapporto con i nostri fornitori.

Il Parco Fornitori

• quanti sono
• chi sono
• quanto e come spendiamo per loro
• come ottimizzarli

In questo caso la nota e sempre efficace analisi di Pareto ci permetterà di mettere in evidenza due fattori:

1. di solito la maggiore percentuale in valore della spesa (80%) ricade su un piccolo numero (20%) di:

1. categorie merceologiche
2. transazioni di acquisto
3. numero di fornitori

e di conseguenza

2. Il maggior numero di categorie (80%), il maggior numero di transazioni di acquisto (80%) ed anche il maggior numero di fornitori (80%) coprono solo una piccola porzione del valore totale della spesa (20%)

In relazione ai nostri Fornitori, l’analisi di Pareto ci suggerisce di avere attenzione prioritaria su quel 20% di fornitori che coprono l’80% del valore di spesa totale.

Per una completa Analisi della Spesa questo strumento non va utilizzato da solo ma insieme ad un altro strumento che è invece strategico: la Matrice di Kraljic.

Pareto, utilizzato da solo, ci fa perdere di vista il restante 20% della spesa considerandolo “di secondaria importante”. Non occuparsi del 20% della spesa (la così detta “Tail Spend” fatta di un gran numero di categorie e di ordini di acquisto su cui insistono moltissimi fornitori) o spendere poco tempo su questa fetta di spesa può essere però pericoloso. Ma per approfondimenti su questo specifico argomento vi rimando ad un altro articolo (La “Tail Spend” una “Coda” tanto lunga quanto sfuggente...).

5. QUANDO SI ACQUISTA E COME

Quest’ultimo aspetto ci permette di capire quanto viene utilizzate la Modalità di Acquisto “programmata” e quanto quella “on-demand”.

Per farlo sarà necessario effettuare una accurata Analisi degli ordini per fasce d’importo che metterà in evidenza per singola categoria di spesa i seguenti dati:

• Valore ordinato annuale
• Numero di ordini/contratti
• Media di numero di ordini emessi al giorno
• Importo medio per ordine
• Numero di ordini/contratti per fascia di importo

Sulla base di tali dati si potranno intraprendere le opportune azioni:

• Riduzione del numero di ordini
• Accordi/Contratti annuali
• Riduzione del numero di fornitori
• Utilizzo strumenti di eCommerce/eProcurement

Terminata l’Analisi della Spesa vera e propria e quindi una volta ottenute tutte le informazioni e i dati di cui sopra, si potrà passare alla fase successiva che ci permetterà di arrivare a definire le effettive azioni di riduzione costi per singola categoria di spesa attraverso:

1. La Costruzione della Matrice di Kraljic per singola categoria di spesa ed eventuali sottocategorie (vedi articolo “L’Analisi di Pareto e la Matrice di Kraljic: convivenza possibile...?”)
2. L’identificazione delle azioni strategiche per singola categoria di spesa
3. L’Utilizzo del Metodo 0% - 5% per l’individuazione dei margini di Saving per singola categoria e sottocategoria di spesa (vedi articolo “Prevedere i margini di Saving è possibile...”)
4. L’identificazione delle azioni operative sulle singole sottocategorie di spesa

Infine non va dimenticato che eseguire l’analisi della spesa una volta è un ottimo inizio per identificare le aree di risparmio, tuttavia è necessario aggiornare periodicamente i dati al fine di garantire in particolare:

• Una continua ottimizzazione nel numero di fornitori e nelle relazioni con essi
• L’identificazione di sempre nuove opportunità di risparmio

Come ho più volte avuto modo di rilevare in altri interventi sull’argomento, per la maggior parte delle imprese, sia pubbliche che private, sia grandi che PMI trovare una corretta risposta alla domanda “ma quanto e come si spende in azienda?” è molto più difficile di quanto potrebbe sembrare.

Infatti, le informazioni sulla spesa sono, nella maggior parte dei casi, incomplete, perché la spesa spesso è: gestita nella fase di acquisto da un gran numero di strutture, impropriamente classificata, distribuita su più sistemi e di difficile accesso. Risolvere i suddetti punti vuol dire quindi essere sulla buona strada per avere la visibilità necessaria per rispondere alla sfida quotidiana di fornire risparmio/ottimizzazione della spesa migliorando l'efficienza dell’intera azienda.

Concludo dicendo che, a volte in azienda, pur essendoci le competenze professionali adeguate per lo svolgimento di una corretta analisi della spesa, la stessa non viene eseguita per mancanza di tempo e risorse in quanto per eseguire tale analisi bisogna dedicarsi non solo per un certo periodo di tempo ma full time e distogliere risorse dalle “frenetiche” attività quotidiane risulta difficile. Direi che questa attività è una delle più adatte ad essere delegata ad esperti professionisti esterni all’azienda che potranno eseguire un lavoro completo ed anche in un tempo considerevolmente breve in quanto non coinvolti nelle quotidiane attività di acquisto. Inoltre il loro intervento poiché prodotto dall’esterno riuscirebbe a essere anche più obiettivo e corretto nel suo svolgimento e quindi nei risultati finali.

https://www.procout.it/