Come misurare l’efficienza del nostro magazzino – parte seconda
Nella nostra ultima newsletter pubblicata a dicembre 2022 abbiamo trattato il tema dell’ “efficienza operativa” di un magazzino che, soprattutto in questo periodo storico di grandi incertezze socio economiche, dove i costi energetici fuori controllo hanno certamente un forte impatto su tutte le attività logistiche, ci sembrava particolarmente attuale.
In particolare abbiamo spiegato come la nostra metodologia di analisi, particolarmente efficace per individuare le inefficienze generali ma anche quelle annegate nelle singole fasi operative dei processi logistici possa permettere alle Aziende di recuperare quote importanti di ore di insaturazione e quindi costi operativi.
A seguito di quest’attività, che ha bisogno comunque di un congruo periodo di tempo e di risorse per eseguire misurazioni e analisi dei dati è importante comprendere che una volta applicati i “correttivi” individuati (ex cambio dell’organizzazione, numero risorse per una specifica attività, etc.) è necessario iniziare a monitorare con precisone e continuità le prestazioni logistiche per evitare che nel tempo le azioni correttive perdano efficacia.
Stiamo dicendo che dovranno essere stabiliti e sviluppati opportuni KPI (Key Performance Indicator), che permettano alle Aziende di mantenere nel tempo l’efficienza acquisita e, se possibile, svilupparla ulteriormente.
Se per molti instaurare nella propria Azienda un sistema di monitoraggio delle performance costante sembra scontato nella realtà dei fatti, grazie alla nostra esperienza pluriennale a contatto con Aziende di tutte le dimensioni e settori merceologici, possiamo dire che questo tipo di “strumento” è ancora poco diffuso e quand’anche utilizzato spesso è però sotto utilizzato o utilizzato per brevi periodi e solo da alcuni settori aziendali.
Ma a cosa serve di fatto rilevare dei KPI?
Principalmente per:
- monitorare le attività logistiche (ma non solo) con sistematicità
- rilevare tempestivamente alcuni parametri e verificarne lo scostamento rispetto a standard prefissati individuando quindi delle possibili criticità
- introdurre degli interventi correttivi e migliorativi della nostra filiera
- valutare, per esempio, l’equilibrio fra “prestazioni” di personale dipendente e personale esterno
- …
L’ambito di applicazione è molto vasto ed è possibile utilizzare gli indicatori come strumento di audit per verificare le performance di una determinata attività e rilevarne gli scostamenti rispetto a standard e/o obiettivi Aziendali.
Ovviamente potranno essere definiti KPI non solo per le attività prevalentemente logistiche/operative ma anche per altre funzioni aziendali.
Facendo un esempio concreto; se avessimo la necessità di monitorare il lead time di consegna di un determinato prodotto sarebbe bene “monitorare” tutta la filiera che dovrebbe includere anche funzioni aziendali non dipendenti direttamente dalla logistica ma le cui attività sono comunque determinanti per offrire un servizio eccellente ai nostri Clienti.
In tal caso sarebbe infatti buona cosa monitorare:
- il servizio Acquisti verificando la variazione dei lead time di consegna in funzione della variazione delle frequenze di acquisto e delle quantità ordinate
- il reparto Produzione verificando la variazione dei tempi di produzione in funzione della variazione dei tempi di set-up macchina e della dimensione dei lotti produttivi,
- l’ufficio Commerciale attraverso la valutazione delle modalità e dei tempi di raccolta e amministrazione degli ordini Clienti
- il dipartimento lT per comprendere se è in grado di elaborare e rendere fruibili le informazioni in real time.
Qual è dunque l’approccio che dobbiamo seguire per implementare dei KPI in Azienda?
in primo luogo dovremo individuare dei check point che possano essere significativi e fra questi scegliere quelli di più facile rilevazione- dovremo individuare dei “processii” specifici che vogliamo seguire e tenere sotto controllo
- inizialmente le rilevazioni potranno essere fatte con strumenti “semplici” (es. tabelle excel) per poi eventualmente passare all’utilizzo di sw - hw specifici che possano automatizzare la raccolta dati
- dovranno essere identificati pochi indicatori ma “buoni”, riportabili su un “cruscotto” che sia in grado di sintetizzare “a vista” l’andamento più o meno performante di quelle attività che vogliamo tenere sotto controllo.
Dobbiamo inoltre considerare che, come tutte le attività, anche questa ha un costo e necessita di Risorse e che alla sua implementazione deve necessariamente seguire un beneficio che alla fine deve concretizzarsi in un migliore servizio al Cliente.
Implementare subito complessi e laboriosi sistemi di rilevazione potrebbe rilevarsi estremamente dispendioso e così invasivo da far fallire il progetto prima ancora di vederne i benefici.
Dovrà prima di tutto essere il top management a credere nell’importanza strategica di questo strumento coinvolgendo e condividendo, fin dall’inizio, le scelte strategiche dei KPI da monitorare con i responsabili delle singole funzioni aziendali.
NeT-LOG Consulting, società di Consulenza Logistica con una elevata specializzazione operativa e tecnica, sviluppata in oltre 40 anni di esperienza con oltre 1.500 progetti realizzati, oltre 20 Milioni di m2 di aree riorganizzate e più di 450 Clienti, molti dei quali continuativi è in grado di supportare e guidare le Aziende in questa particolare attività che consente di individuare con precisone le attività sulle quali agire per migliorare le perfomance generali della propria supply chain e quindi individuare i migliori KPI che possano concretamente fornire un beneficio duraturo nel tempo.
