La scelta dei parametri di indicazione delle prestazioni

di Enrico Pistone

I parametri di indicazione delle prestazioni di magazzino altrimenti conosciuti come KPI, “Key Performance Indicator”, sono gli indicatori che consentono di misurare le prestazioni di un processo, di una lavorazione di magazzino, oppure delle prestazioni di determinato personale che lavora all’interno dei magazzini.

Stabilire degli obiettivi per una azienda è un’attività preliminare fondamentale, ma è necessario poi tenere conto di quelle prestazioni. L’unico modo per trarre indicazioni, positive o negative, è la misurazione delle prestazioni, appunto tramite i KPI. La misurazione delle prestazioni è comunque elemento indispensabile e suggerito dalle certificazioni volontarie ISO 9001 o 14001, anche se non sempre si è fatto buon uso di tali indicatori, tante volte “aggiustandoli” per far sembrare un’azienda più competitiva di quanto realmente fosse; questo per mostrare al valutatore solo ottimi risultati.

Purtroppo gli indicatori di prestazione sono sempre stati erroneamente interpretati soprattutto in considerazione di questo fattore. L’indicatore di prestazioni deve essere reale per poter essere di supporto all’azienda ed essere di conseguenza interpretato per quello che è: un dato oggettivo che misura l’andamento, buono o cattivo, positivo o negativo dell’azienda stessa.

I KPI sono misure quantitative, numeri o indici percentuali, identificati preventivamente per stabilire se gli obiettivi prefissati sono rispettati o meno.

Ovviamente sarà l’azienda, sempre in fase preventiva a scegliere quali sono gli indicatori da misurare, stabilendo per esempio, per priorità, che cosa è vitale e necessario andare a misurare per l‘azienda.

Ripetiamo, i KPI sono indicatori che devono servire all’azienda per misurare i progressi compiuti, oppure eventualmente stabilire un “alert” nel caso i processi o le attività aziendali non stiano dando i risultati positivi sperati.

Nello specifico, parlando di indicatori di magazzino possiamo descrivere i principali che sono:

INDICI DI PRODUTTIVITÀ

Misura l’efficacia del processo produttivo svolto nel magazzino, relativamente alla quantità di lavoro eseguita in una unità di tempo definita preventivamente. Possiamo definire l’unità di tempo come una ora di lavoro oppure come una giornata di lavoro, oppure rilevare la quantità di lavoro eseguita in un determinato quantitativo di tempo, ad esempio 1000 pezzi lavorati in 95 minuti.

L’obiettivo è verificare l’efficienza del personale di magazzino, verificando se la lavorazione viene effettuata secondo i tempi previsti; elemento indispensabile è la verifica puntuale delle operazioni controllando sia l’efficienza del personale che la configurazione del reparto verificando se delle modifiche possano mettere il personale nelle condizioni ideali per eseguire quella determinata lavorazione in un periodo di tempo prestabilito, e ancora verificare se la variabile tempo può essere migliorata via via che le lavorazioni vengono fatte.

INDICI DI UTILIZZAZIONE

Si deve andare a valutare l’occupazione degli spazi del magazzino. Questi indici sono impiegati per verificare il livello di riempimento, e/o di saturazione del magazzino stesso, in che modo vengono sfruttati gli spazi, i volumi. Esempio tipico è considerare il volume delle merci a stock relativamente al volume totale dell’area di stoccaggio a disposizione, tenendo in considerazione anche il tipo di mezzo di magazzino utilizzato per lo svolgimento delle operazioni. In questo caso l’esempio tipico è considerare le ore di utilizzo dei carrelli elevatori tenendo presente ovviamente le ore lavorative complessive.

L’obiettivo è quello di valutare l’utilizzazione delle risorse di magazzino, verificando se le stesse vengono utilizzate più del dovuto oppure vengono sottoutilizzate.

INDICI DI SERVIZIO

Hanno come scopo il controllo delle prestazioni di servizio erogate dal sistema utilizzato nel magazzino. Si considera il servizio come il risultato delle attività svolte dall’azienda per soddisfare le esigenze o i requisiti indicati dai clienti. Per esempio è necessario la consegna di merce nel più breve tempo possibile, rispettando determinati limiti di difettosità nelle consegne.

Lo scopo di questi indici è confrontare il livello di servizio che si sta offrendo con il livello di servizio “atteso” o meglio dato come indispensabile contrattualmente.

Esempio può essere il tempo medio di evasione degli ordini, oppure l’incidenza degli errori commessi in fase di prelievo e successiva consegna della merce.

ALTRI INDICATORI

Esistono poi gli indicatori di prestazione relativi unicamente all’area di stoccaggio delle merci:

• Potenzialità ricettiva, cioè la capacità di stoccaggio delle merci nel magazzino
• Selettività, vale a dire il rapporto tra le unità di carico facilmente accessibili in fase di prelievo ed il numero totale di stoccaggio delle unità di carico.
• Coefficiente di saturazione della ricettività di magazzino: vale a dire la percentuale relativa al numero medio di unità di carico presenti nel magazzino confrontate con il numero di potenzialità teorica massima di unità di carico stoccabili nel magazzino.
• Coefficiente di utilizzazione delle superfici di magazzino, che esprime il rapporto di superficie utilizzata nel magazzino confrontata con la superficie totale del magazzino stesso.
• Potenzialità di movimentazione: cioè la capacità dinamica del magazzino espressa in quantità come numero massimo di unità di carico in ingresso, in uscita ed in transito, tenendo presente l’unità di tempo. Questo ultimo parametro deve tenere bene in considerazione le quantità e la tipologia di mezzi di magazzino utilizzati.