Come identificare il Partner ideale per l’Outsourcing del Magazzino
Nell’ambito della gestione della Supply Chain è ormai consolidata la tendenza ad affidare a Partner esterni la gestione delle attività operative Logistiche.
Le attività più diffusamente esternalizzate sono i Trasporti, per i quali si stima una percentuale di gestione affidata a terzi superiore al 90%.
In seconda battuta troviamo la “Gestione del Magazzino” in continua e costante crescita, in cui la terziarizzazione può essere realizzata con due modalità:
- delegando completamente le attività operative ad un provider logistico che mette a disposizione tutti gli assets necessari (quindi sia gli spazi sia la manodopera)
- affidando al partner logistico solamente il personale (e alcuni mezzi d'opera) mentre gli assets principali (building, attrezzature di movimentazione in comodato, etc.) rimangono di pertinenza dell'azienda committente.
Sull’opportunità o meno di terziarizzare le attività di magazzino esistono opinioni diverse e le considerazioni che un’Azienda deve fare per addivenire ad una decisione ragionata sono molteplici e di varia natura: strategie di medio e lungo termine, disponibilità di strutture, reperibilità di personale, volontà di controllare i processi, etc.
In quest’articolo peraltro tralasciamo tutte queste considerazioni e partiamo dall’ipotesi che l’Azienda abbia deciso con cognizione di causa di intraprendere la strada dell’Outsourcing del Magazzino secondo la prima modalità e quindi concentriamoci sul processo che deve garantire il successo dell’operazione attraverso la scelta del Partner “giusto”.
Lachiave del successo sta nell’accuratezza e nella completezza del processo di Outsourcing che si sviluppa in 3 fasi.
Fase 1
Consiste nell’individuare i Partner potenziali, avviando le seguenti attività:
- scouting del mercato dei Fornitori di Servizi Logistici
- lancio di una Richiesta di Interesse accompagnata da una scheda di raccolta delle informazioni più significative sulla Società e sulle esperienze già maturate nell’ambito della fornitura dei servizi richiesti
- qualificazione dei Fornitori
- individuazione dei Partner Potenziali da invitare al Tender.
Fase 2
Consiste nell’invitare i Partner individuati a presentare il proprio progetto, completo di tutti gli elementi che possano descrivere e qualificare la proposta, comprese le quotazioni.
Questa è la fase più delicata del processo di Outsourcing perché può determinare il risultato finale e pertanto deve essere condotta con estrema accuratezza.
Il punto fondamentale consiste nel corredare la Richiesta di quotazione con tutte le informazioni che consentano una chiara comprensione dell’oggetto della richiesta e dei suoi confini, affinché la proposta di collaborazione possa essere formulata nella piena consapevolezza dei contenuti e dei vincoli.
Essenziale è la descrizione chiara dei processi operativi di inbound e outbound, comprese tutte le attività accessorie, i cut off operativi e il livello di servizio richiesto.
La descrizione dei flussi operativi deve includere i tempi di ricevimento delle merci dai fornitori, gli orari di ricevimento e di allestimento degli ordini di spedizione richiesti.
Devono altresì essere specificate tutte le misure di sicurezza, di controllo accessi e di sorveglianza che l’Azienda Committente ritiene necessarie.
Le modalità di controllo delle prestazioni devono essere precisate in questa fase. Devono essere pertanto definiti gli indicatori di performance, i così detti KPI (Key Performance Indicators), che permettano all’Azienda di controllare che il livello di prestazioni offerto sia in linea con quanto richiesto e, successivamente, mantenere nel tempo l’efficienza acquisita e, se possibile, migliorarla ulteriormente.
Al Partner Logistico è richiesto di attivare un sistema di reportistica continua e tempestiva, per monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività in corso e per consuntivare le attività svolte.
Una non corretta e completa definizione preventiva dei Report richiesti può essere fonte di spiacevoli contenziosi in tempi successivi.
E’ opportuno infine richiedere a tutti i potenziali Partner di presentare le quotazioni con le stesse modalità, invitando a completare una “Tabelle di quotazioni” pre-compilata.
L’ Azienda committente deve infine precisare se intende adottare un sistema di remunerazione di tipo Bonus/Malus.
Fase 3
Questa fase del processo di scelta del Partner ideale per l’Outsourcing delle attività di magazzino consiste nell’ analisi delle offerte pervenute e comprende:
- La valutazione delle soluzioni proposte e le verifiche di congruenza con le richieste
- La valutazione tecnico-economica e la comparazione delle offerte pervenute, controllandone la coerenza con le specifiche tecniche di capitolato
- Le simulazioni di costo con le diverse tariffe ricevute.
Il processo che porta alla scelta del Partner ideale è quindi molto delicato e complesso e deve essere condotto con la massima accuratezza e attenzione innanzitutto per avviare una collaborazione con un Partner affidabile in un settore chiave per il successo del business dell’Azienda, ma in futuro per evitare spiacevoli discussioni e contenziosi a seguito di aspetti operativi e contrattuali non ben definiti.
Farsi aiutare da chi ha accumulato esperienza nel settore può essere un’arma vincente
NeT-LOG Consulting, società di Consulenza Logistica con una elevata specializzazione operativa e tecnica, sviluppata in oltre 40 anni di esperienza con oltre 1.500 progetti realizzati, oltre 20 Milioni di m2 di aree riorganizzate e più di 450 Clienti, molti dei quali continuativi, è in grado di supportare e guidare le Aziende in questa particolare attività che consente di predisporre, avviare e portare a compimento il Tender per la scelta dell’Operatore Logistico cui affidare, in logica di Partnership, la gestione del proprio magazzino.
