Implementare la consignment stock: guida pratica step by step per aziende

Adottare un modello di consignment stock richiede un approccio strutturato, che coinvolge più aree aziendali e una collaborazione efficace tra cliente e fornitore. In questa guida vediamo passo dopo passo come implementare correttamente la consignment stock, evitando i principali rischi e monitorando i KPI fondamentali. Vai al modello di contratto di Consignment Stock in PDF da scaricare.

Analisi preliminare e valutazione della fattibilità

Il primo passo è comprendere se la consignment stock è adatta al contesto aziendale. Non tutti i prodotti o settori si prestano a questo modello.

Attività da svolgere:

• Analizzare i flussi di approvvigionamento attuali.

• Identificare articoli ad alta rotazione e volumi prevedibili.

• Valutare i benefici economici per entrambe le parti.

Ruoli coinvolti:

• Supply chain manager

• Responsabile acquisti

• Responsabile commerciale

Definizione degli obiettivi e degli indicatori KPI

Prima di procedere, è fondamentale stabilire gli obiettivi della consignment stock e i KPI che ne misureranno il successo.

KPI da monitorare:

• Tasso di rotazione delle scorte

• Giorni di copertura

• Livello di servizio

• % stock obsoleto

Consiglio: definisci valori target e soglie di allerta già in fase di progettazione.

Progettazione del flusso operativo

Questa è la fase centrale: occorre definire come funzionerà il modello nella pratica, dalla spedizione alla fatturazione.

Elementi chiave da progettare:

• Modalità di consegna e ricezione

• Posizionamento fisico della merce in deposito

• Meccanismo di prelievo e tracciabilità

• Trigger per la fatturazione (prelievo, consumo, tempo)

Strumenti consigliati:

• Software ERP/WMS con moduli per consignment

• Integrazione dati tra fornitore e cliente

Formalizzazione degli accordi contrattuali

Ogni dettaglio operativo deve essere supportato da un contratto chiaro e completo. La consignment stock senza accordi formali è ad alto rischio.

Clausole da includere:

• Proprietà della merce

• Responsabilità logistiche e assicurative

• Termini di fatturazione e pagamento

• Politiche di reso o rotazione

Ruoli coinvolti:

• Ufficio legale

• Area acquisti

• Direzione vendite

Formazione interna e test del processo

Per garantire il corretto funzionamento del modello, è essenziale formare i team coinvolti e realizzare un test operativo prima del go-live.

Aree da coinvolgere:

• Magazzino (per la gestione fisica)

• Amministrazione (per la registrazione e contabilità)

• IT (per l'integrazione dei sistemi)

Attività consigliate:

• Simulazione di prelievi e fatturazione

• Verifica dei flussi informativi e documentali

• Validazione dei KPI in tempo reale

Go-live e monitoraggio continuo

Una volta avviato il modello, occorre monitorare costantemente le performance e ottimizzare i processi in base ai dati raccolti.

Azioni da pianificare:

• Report mensili sui KPI

• Riunioni periodiche tra cliente e fornitore

• Analisi delle eventuali criticità operative

• Revisione del contratto in caso di variazioni

Rischi comuni da prevenire

Durante l’implementazione, è facile incorrere in problemi se non si presta attenzione a determinati aspetti.

Rischi da evitare:

• Ambiguità su responsabilità e proprietà

• Mancanza di tracciabilità dei movimenti

• Obsolescenza dello stock

• Fatturazioni errate o ritardate

• Scarso allineamento tra logistica e amministrazione

Soluzione: prevedere un piano di gestione dei rischi e KPI di allerta precoce.

Conclusione

Implementare correttamente la consignment stock richiede una visione integrata tra logistica, amministrazione, IT e legale. Solo con una progettazione accurata e un monitoraggio costante dei KPI è possibile ottenere i benefici promessi da questo modello: riduzione degli stock, maggiore flessibilità e collaborazione strategica tra cliente e fornitore.

Domande frequenti sull'implementazione della consignment stock

Quanto tempo serve per implementare una consignment stock?
Dipende dalla complessità aziendale, ma in genere da 4 a 12 settimane per una prima implementazione.

Chi decide quali prodotti inserire in consignment?
La scelta è condivisa tra fornitore e cliente, basata su volumi, rotazione e valore strategico.

Posso implementare la consignment stock senza software dedicato?
È possibile, ma sconsigliato. L’uso di ERP o WMS con supporto nativo semplifica notevolmente il processo.

Come si gestisce il reso della merce non utilizzata?
Va definito contrattualmente: alcuni accordi prevedono rotazione automatica, altri richiedono autorizzazioni.

Chi è responsabile dello stock fisicamente presente ma non ancora fatturato?
La proprietà resta del fornitore, ma la responsabilità logistica va concordata nel contratto.