Fondamenti della ricezione merce in magazzino

Ricezione merce e logistica in entrata

La vita di un'azienda è caratterizzata dall'ingresso di flussi di risorse che, entrati in magazzino, vengono trasformati in beni e servizi da distribuire sul mercato. Nel gergo aziendale si parla di input ed output, ossia di materie prime, fattore umano, energie e know-how utilizzati per creare prodotti da smistare alla clientela.

Una serie di operazioni sopperiscono ad una logica di fondo: ossia produrre per vendere con lo scopo di soddisfare o, meglio ancora di ingenerare, nuovi bisogni nella collettività. Attraverso l'uso delle informazioni reperite dall'ambiente esterno l'impresa riesce ad organizzarsi per funzionare sul mercato, cercando di acquisire una fetta di concorrenza mediante l'uso di differenti strategie. Queste ultime sono progettate per consentire all'imprenditore il prosieguo dell'attività economica, organizzando i processi operativi, quelli gestionali e, infine, i direzionali.

Gli input corrispondono a tutte quelle risorse necessarie per il corretto funzionamento dell'azienda, ricomprendendo:

• gli elementi finanziari come i capitali, i crediti, le partecipazioni aziendali, gli investimenti da parte di soci o di terzi;
• le materie prime fra cui prodotti, semilavorati;
• i beni materiali all'interno del quale rientrano i macchinari, gli stabilimenti, le energie per il funzionamento delle attrezzature;
• i beni immateriali che ricomprendono le licenze per l'uso di brevetti e marchi, le concessioni, il know-how, i disegni industriali, i progetti;
• il capitale umano formato da operai e persone specializzate in un determinato comparto che offrono le loro conoscenze per migliorare l'attività produttiva.

Ogni elemento ha un ruolo fondamentale all'interno del processo aziendale, con particolare attenzione alla fase iniziale perché tutto ciò che entra nell'azienda deve essere utilizzato per garantire la filiera produttiva. Ogni elemento, inoltre, è interconnesso all'altro, per facilitare ciascun processo fino alla trasformazione degli input in output.

In questo contesto la logistica in entrata si individua come quell'attività organizzativa deputata alla gestione ottimale di tutto ciò che entra nel magazzino, prima ancora che gli input vengano trasformati in output. Le risorse che sono immesse nel magazzino devono necessariamente essere organizzate per ottimizzare ogni operazione legata alla fase produttiva.

L'organizzazione deve rispondere ai criteri di efficacia e di efficienza, perché non basta solo definire un obiettivo (ad esempio reperire materie prime di qualità a prezzi competitivi), ma diventa fondamentale garantire il suo raggiungimento in tempi rapidi. In tal modo la ricezione della merce in magazzino deve essere progettata secondo una logistica in entrata studiata tenendo conto:

• del tipo di attività alla base dell'azienda,
• delle risorse da reperire,
• dell'ottimizzazione dei processi minimizzando i costi ed aumentando i profitti,
• degli obiettivi che l'imprenditore vuole raggiungere.

La logistica in entrata

La logistica in entrata appartiene a quella fase del processo organizzativo dove il magazzino recepisce le forniture e le scorte necessarie per la produzione. Trattandosi del momento che precede tutta l'attività dell'azienda, la logistica in entrata funge da principio all'intera impresa e, definite le migliori strategie, agevola il prosieguo di ogni processo. La gestione dei flussi in entrata deve avvenire attraverso una serie di informazioni elaborate in maniera integrata che consentono di avere una visione univoca di quello che serve al funzionamento dell'azienda. Attraverso un'attenta valutazione la recezione in magazzino avverrà in maniera ordinata, seguendo determinati criteri che consentono di snellire differenti operazioni, come ad esempio quelle dello stoccaggio o le attività indirizzate all'individuazione delle scorte da destinare alla produzione.

Esistono fattori che possono incidere negativamente sulla ricezione in magazzino:

• tempistiche per il reperimento delle materie prime (dovute ad esempio ai servizi di trasporto);
• il costo delle risorse (che potrebbe essere influenzato dalla delocalizzazione dei fornitori, o dalle tariffe doganali);
• i rapporti instaurati fra azienda e fornitori (i contratti di somministrazione periodica agevolano l'acquisizione delle risorse a differenza di contratti istantanei e non durevoli).

Questi fattori indeboliscono da un punto di vista dell'efficienza l'intera attività aziendale, che potrebbe sopportare costi notevoli tali da condurla al fallimento.

La gestione aziendale (o supply chain) avviene ottimizzando i flussi, attraverso decisioni strategiche che consentono di prevenire o, addirittura eliminare, i fattori negativi senza intaccare la qualità della produzione.

A tal proposito interviene la logistica in entrata, la cui funzione sarà quella di programmare i flussi in entrata con un notevole risparmio a favore dell'imprenditore e la capacità di utilizzare tutte le risorse evitando gli sprechi. Oltre ai tempi, ai contratti ed ai rapporti con i fornitori, la logistica in entrata programmerà i vettori, smisterà le risorse nei vari reparti produttivi, individuerà gli operatori necessari per consentire la corretta ricezione nel magazzino.

L'importanza delle informazioni

L'informazione è definita da una serie di dati che, interconnessi fra loro forniscono delle indicazioni da interpretare per ottenere notizie utili. Nell'azienda le informazioni sono reperibili all'interno dell'impresa e all'esterno mediante i rapporti con l'ambiente, e ciascun dato è fondamentale per definire la logistica in entrata.

L'informazione recepita dall'esterno consente all'imprenditore di capire quali sono i nuovi trend sul mercato, quali i bisogni della collettività, qual è la domanda da soddisfare e quale a quale prezzo offrire i propri prodotti per essere concorrenziali con le altre imprese. Ciascun dato permette di programmare, in maniera strategica, i flussi in entrata potendo scegliere materie prime a prezzi competitivi ma di ottima qualità, propendere per l'adozione di software che favoriscono un contatto diretto con i fornitori, studiare le ricerche di mercato al fine di migliorare la produzione offrendo prodotti innovativi.

L'informazione proveniente dall'interno dell'azienda ha un ulteriore valore, perché offre un quadro chiaro della salute e delle disponibilità dell'impresa. Conoscere immediatamente quali sono le risorse di cui si dispone e quali invece devono essere recepite immediatamente significa poter rispondere prontamente a tutte le esigenze dell'attività d'impresa. Uno dei problemi che spesso incidono sul bilancio è la presenza di giacenze rimaste invendute, che rappresentano per l'azienda un costo da cui è impossibile trarne nel futuro un profitto. Anche le scorte, se non adeguatamente allocate possono deteriorarsi comportando una spesa notevole per l'imprenditore.

Il controllo immediato degli approvvigionamenti riduce gli sprechi dimezzando le giacenze, producendo quella quantità di beni o di servizi necessari a ricoprire la domanda sul mercato. Il livello ottimale di produzione permette all'imprenditore di vendere i suoi prodotti al prezzo concorrente soddisfacendo un target di clienti. Per ottenere risultati adeguati è necessario dotarsi di software integrati, che riescano a far convergere ogni tipo di informazione in un unico punto. I programmi individueranno le carenze di magazzino, miglioreranno lo stoccaggio, organizzeranno gli order piking warehouse snellendo la fase dell'approvvigionamento. Le tecnologie informatiche aiutano molto l'imprenditore nella ricezione della merce in magazzino e, mediante l'uso di codici a barre o QR code memorizzano tutte le informazioni inerenti ad un articolo.

Rapporti con i fornitori e uso delle tecnologie

In un'era dove ogni rapporto è digitalizzato per ridurre l'utilizzo di carte e snellire differenti pratiche, anche i rapporti di un'impresa diventano telematici. Le fatture sono emesse online per risparmiare i costi di spedizione (come raccomandate e francobolli) e la gestione della documentazione (apertura di archivi ed utilizzo di fascicoli che potrebbero richiedere spazio) avviene su supporti informatici.

Strumenti come la PEC (Posta Elettronica Certificata) e la firma digitale consentono di avere una documentazione telematizzata con la stessa efficacia di un documento cartaceo. Ovviamente la presenza di fatture e di contratti hanno finalità giuridiche differenti, fungendo da prove o consentendo di pretendere la tutela dei diritti dinnanzi al giudice. E' la stessa legge che, in molti casi, attribuisce valore legale di una raccomandata alla e-mail inoltrata mediante PEC, così come la firma digitale viene eguagliata alla tradizionale firma. I servizi digitali sono rapidi (la consegna dell'e-mail al destinatario è immediata, ottenendo istantaneamente la ricevuta di ritorno), così come la comunicazione fra fornitori può avvenire in sede senza spostarsi dalla propria azienda.

Molti social permettono di comunicare utilizzando una semplice connessione, e gli ordini possono avvenire utilizzando dei plug-in presenti sul sito dell'azienda fornitrice.

I pagamenti si effettuano online mediante l'apertura di conti correnti che agevolano lo scambio di moneta senza recarsi in banca, mentre innovative applicazioni semplificano gli acquisti utilizzando una semplice e-mail.

Forniture e logistica in entrata

La giurisprudenza individua numerose figure giuridiche per la definizione dei rapporti fra fornitore ed azienda. Ogni tipologia di contratto ha specifiche peculiarità che lo rendono adatto a diverse necessità. Ad esempio per un'azienda che si occupa della vendita diretta al pubblico spiccano contratti di concessione e di distribuzione, mentre la somministrazione presuppone la periodicità del rapporto e la sinallagmaticità delle prestazioni. In ogni modo è buona norma l'assistenza di un legale nella stipula del contratto, con la possibilità di inserire clausole che tutelano l'impresa dalle ingiuste pretese avanzate dal soggetti terzi. Un contratto peculiare migliora la logistica in entrata perché la periodicità e la continuità del rapporto contribuisce ai processi produttivi in maniera ottimale senza perdite di tempo e senza costi aggiuntivi. Anche le modalità di pagamento devono essere individuate mediante clausole: la chiarezza e la trasparenza dell'accordo fra azienda e fornitore previene contrasti fra le parti supportando i diritti di ciascuno nell'acquisto e nella vendita delle forniture.

Ricezione delle merci e gestione del magazzino

Acquisite le materie prime, i semilavorati, le risorse necessarie per la produzione dei beni l'imprenditore deve individuare una strategia che consenta di immagazzinare la merce secondo criteri che ottimizzano il reperimento di ciascun prodotto. I metodi maggiormente adoperati sono tre, ed ognuno di essi risponde ad un principio logistico peculiare.

Il FIFO (First in - First Out) è noto anche come primo ad entrare, primo ad uscire e consente una gestione della merce in maniera ottimale, a maggior ragione se trattasi di prodotti a scadenza o a facile deterioramento. Molti prodotti diventano obsoleti nel breve termine e, per evitare perdite di capitale devono essere stoccati e smistati il prima possibile. Il criterio FIFO trova riscontro anche nella contabilità aziendale, a maggior ragione se durante l'anno solare si sono susseguite variazioni di prezzo tali da incidere sul bilancio finale.

Simile al metodo FIFO è il FEFO (First ending - expired, First out) che, a differenza del criterio precedente, non prende in considerazione la data di ricezione della merce, quanto piuttosto la sua scadenza. E' possibile che, fra le molteplici forniture, ci siano prodotti acquistati prima ma la cui obsolescenza è lenta (ad esempio scatole, imballaggi, ecc...), e merce acquistata in un secondo momento, ma il cui deterioramento è immediato. Ad essere smistata è la merce deperibile a differenza dei prodotti a lunga conservazione che saranno immagazzinati per successivi utilizzi.

Il criterio LIFO (Last In - First Out) viene adottato principalmente a livello contabile, poiché la contabilizzazione dei costi recenti consente di trarre vantaggi sul bilancio. Essendo un metodo secondo cui i prodotti entrati per ultimo sono smistati per primi , il valore degli stessi si differenza dalle giacenze che saranno contabilizzate a prezzi minori. Il prezzo di una giacenza è influenzato dall'obsolescenza della stessa, ragion per cui potrebbe essere venduto ad un valore minore rispetto al costo sostenuto per la sua produzione. Un prodotto giunto per ultimo ha un valore di mercato maggiore che consente all'imprenditore di collocarlo a prezzo più alto traendone quindi un profitto.

Valorizzazione del magazzino

I metodi FIFO, FEFO e LIFO hanno lo scopo di valorizzare il magazzino potendo contabilizzare e smistare le merci in entrata secondo criteri specifici. Ciascuna tecnica permette all'imprenditore di monitorare le giacenze, le scorte e le risorse presenti in azienda avendo un quadro chiaro e dettagliato della merce giunta in magazzino. Con il metodo FIFO egli previene l'accumulo di rimanenze che potrebbero essere invendute, a differenza del criterio FEFO che gli consente di smistare immediatamente i prodotti deteriorabili riducendo le perdite del magazzino. Con il LIFO può conoscere le differenze di prezzo di un prodotto durante l'anno, valutando le fluttuazioni e i costi sostenuti dall'azienda.