La fase di avviamento di un magazzino
L'importanza della fase di avviamento di un magazzino
Durante la realizzazione del progetto di un nuovo magazzino, o durante una sostanziale riorganizzazione di un magazzino esistente, l'avviamento rappresenta una delle fasi più importanti di tutto il processo. E' il momento in cui, figurativamente, si "gira la chiave" del magazzino per raccogliere i frutti di tutto lo sforzo profuso in fase di progettazione e realizzazione. Infatti, anche se si è eseguita un'ottima e completa progettazione, scegliendo ottimi fornitori di attrezzature logistiche (scaffali, material handling e software), e si ha a disposizione un valido e recettivo personale di magazzino, la fase di avviamento risulta di estrema importanza poiché possono manifestarsi problemi che precludono il buon funzionamento futuro del magazzino. Inoltre, oltre alla necessità di sfruttare appieno la "macchina" appena creata, si possono scovare possibili spunti di miglioramento; opportunità che solamente con il magazzino in pieno funzionamento sono identificabili.
Il primo passo: formazione a 360°
Per poter svolgere una buona fase di avviamento bisogna preventivamente svolgere un'adeguata formazione di tutto il personale coinvolto (anche tangenzialmente) nel magazzino attraverso corsi personalizzati alle varie funzioni. Per gli operativi è necessaria un'appropriata formazione teorica sullo svolgimento del progetto, spiegandone i passi fondamentali, il razionale e i risultati attesi in termini di miglioramento. Dopodiché è importante che gli operatori prendano confidenza con le nuove attrezzature installate e che facciano prove pilota sul campo.
Spesso e volentieri si svolge adeguata formazione agli addetti di magazzino trascurando invece le altre funzioni ad esso relazionate. Questo è un errore da evitare poiché alcune azioni svolte da addetti non facenti parte direttamente del magazzino possono creare problemi di gestione.
La funzione commerciale, ad esempio, influenza in maniera importante l'attività del magazzino in quanto la modalità con cui vengono trasmessi gli ordini al magazzino (in termini quantitativi, per le urgenze, per le variazioni, per accorpamenti di più ordini, ecc.) può creare importanti deviazioni dal ciclo standard del magazzino, ai quali è difficile rispondere se non con un impiego extra di risorse (umane e hardware). Di conseguenza, è importante che anche le funzioni tangenziali al magazzino prendano coscienza dei principi base del suo funzionamento, in modo da comprendere l'impatto che le attività svolte possono avere sul processo logistico.
Fino ad ora non è stata citata volutamente la formazione dei responsabili di magazzino. Questi, infatti, devono partecipare attivamente a tutte le fasi del progetto fin dai passi iniziali e, di conseguenza, essere in grado di formare personalmente le altre funzioni aziendali.
I documenti per una chiara definizione
Durante la fase progettuale si pensa che il magazzino debba funzionare in un certo modo per poter ottenere i risparmi ipotizzati. Per fare ciò tutto il personale che vi lavora dovrà seguire pedissequamente tale modalità al fine di poter di sfruttare appieno i benefici preventivamente ipotizzati. E' di fondamentale importanza, quindi, che vi sia chiarezza dei compiti, dei rapporti, delle responsabilità e di come debba essere eseguito il lavoro. Per fare ciò è necessario redigere una serie di documenti:
- Organigramma
- Job description
- Procedure operative
- Documenti a supporto dell'operatività
Il primo documento da redigere è sicuramente l'organigramma, che rappresenta la struttura organizzativa delle varie risorse umane operanti in magazzino. E' necessario estrapolare la direzione logistica dalle altre funzioni aziendali e analizzare in dettaglio tutte le relazioni tra i vari soggetti.
In questa fase è importante anche capire se svolgere una politica di job rotation su tutte o solamente su una parte delle attività.
Il passo immediatamente successivo è quello di formalizzare le mansioni (ossia la redazione delle Job description) per ciascun responsabile (volendo anche per l'addetto) della funzione presa in considerazione. Nel mansionario sarà necessario descrivere l'attività in oggetto, in modo tale che non possa essere confusa con altre. Inoltre, dovranno essere inseriti gli obiettivi da perseguire, le risorse umane disponibili per effettuare quella determinata attività, i mezzi e gli strumenti a disposizione per svolgerla, le funzioni subordinate al responsabile, quelle invece a cui lui è subordinato ed, infine, gli indicatori chiave (KPI) che il responsabile dovrà ispezionare per un controllo adeguato del processo.
Le procedure operative, invece, hanno lo scopo di fornire un'uniformità al modo di lavorare di tutte le persone operanti all'interno del magazzino e proprio per questo devono essere applicate da tutti gli interessati. Non rappresentano, chiaramente, una legge imposta e intoccabile, ma definiscono una metodologia di lavoro inequivocabile che dovrebbe essere quella che soddisfa al meglio le esigenze dell'azienda e delle persone che vi operano. Le procedure, infatti, possono e devono essere corrette e migliorate costantemente; l'importante é farlo seguendo delle regole precise che ne assicurino la divulgazione e l'unicità. Il contributo a migliorarle può e deve provenire da tutte le risorse coinvolte (operativi, responsabili, dirigenti).
Oltre ai documenti appena menzionati, dove chiaramente vi è un carattere di generalità, è necessario aggiungere del materiale specialistico su tutti gli aspetti dell'attività che meritano un approfondimento. Uno su tutti è sicuramente la produzione di una guida delle varie ubicazioni di magazzino, che spieghi il principio di numerazione dei vani e proponga una mappa dettagliata. Altro documento importante, ad esempio, è un manuale sulle funzionalità e le varie schermate del WMS.
L'avviamento vero e proprio e il controllo
Una volta effettuata la formazione, redatti e spiegati i documenti operativi è finalmente possibile avviare il magazzino.
In questa fase è fondamentale avere pazienza, dando la massima disponibilità in termine di risorse da impiegare senza lasciarsi spaventare dalle iniziali difficoltà, a volte anche gravi, che possono bloccare l'attività. Chiaramente una volta effettuata la "prima accensione" l'addetto non andrà lasciato solo, ma sarà necessario effettuare un continuo training on the job affinché si aiuti l'operatore a mantenere una corretta esecuzione delle attività.
In questo momento, infatti, occorre vincere la resistenza al nuovo metodo da parte dell'operaio (pigrizia, pregiudizi, scarsa collaborazione) cercando di stimolare il senso di responsabilità e la voglia di crescere professionalmente. È necessario intervenire in modo graduale, lasciando intervalli di tempo adeguati tra i vari step e sviluppare l'abitudine ad eseguire il lavoro in modo corretto. A proposito di questo aspetto, è bene soffermarsi sull'andamento della curva d'apprendimento dell'attività da parte dell'addetto riportata nella figura seguente.
Dall'andamento della curva rappresentata in figura si evince come i primi cicli svolti dall'operatore richiedano un tempo di gran lunga superiore alla reale produttività raggiungibile. La produttività iniziale del magazzino sarà di conseguenza ben al di sotto di quella di progetto.
L'ultimo step della fase di avviamento del magazzino è quello del controllo; dov'è necessario seguire assiduamente le applicazioni del nuovo metodo al fine di evitare che venga adattato al precedente o comunque alterato. Inoltre, è importante mantenere gli addetti aggiornati sui risultati raggiunti e fare attenzione ad altri possibili miglioramenti. Attraverso un'attenta analisi Tempi e Metodi verranno rilevate tutte le attività di magazzino evidenziandone eventuali criticità, colli di bottiglia, tempi morti, tempi migliorabili e indicatori di produttività. Questi ultimi molto utili sia per verificare che il magazzino abbia effettivamente raggiunto quanto preventivato, sia per definire i tempi standard d'operazione.
Tali tempi saranno i driver di riferimento per la costruzione del cruscotto logistico che monitorerà l'impianto. Ad ogni miglioramento apportato al ciclo di lavoro sarà necessario modificare anche le Job description e le relative procedure operative.
In questo articolo si è voluta evidenziare l'importanza della fase di avviamento di un nuovo magazzino cercando di fornire un approccio metodologico da utilizzare durante la messa in opera. Una corretta fase di avviamento permetterà, infatti, di evitare che il nuovo metodo venga adattato al precedente o alterato da parte del personale di magazzino a tutti i livelli. Iniziando con una prima momento di formazione, passando per la redazione dei documenti operativi fino ad arrivare all'azione di controllo è possibile ridurre al minimo le "sorprese" in fase di avviamento e sfruttare tutte le possibili ottimizzazioni.
Simco, grazie all'esperienza maturata nei suoi 35 anni di storia, vi può aiutare in ciascuno di questi momenti del progetto.
