5 passi per migliorare i vostri rapporti con le 3PL

Velocità di reazione, flessibilità e costi sono i fattori che oggi guidano le scelte di outsourcing.

Le aziende si focalizzano sempre più sul mantenimento e sullo sviluppo delle competenze core, esternalizzando le attività che i partner possono fare meglio. Anche in Italia, da oltre venti anni, si parla e si fa outsourcing della logistica.

L'offerta di logistica conto terzi in Italia è molto ampia, eterogenea e articolata: oltre 108.000 fornitori di servizi legati da complesse relazioni di subfornitura. Il valore del fatturato delle aziende italiane di logistica conto terzi (escludendo i trasporti aereo e navale) è stato pari a 79 miliardi di euro nel 2013 (fonte http://www.contractlogistics.it/home).

Per iniziare

Un buon metodo per condurre un processo di outsourcing della logistica è il seguente:

1. sezionare i processi logistici (e/o industriali) in modo che siano chiari i confini tra partner e cliente
2. definire contrattualmente procedure e risultati gestionali attesi
3. attuare un metodo collaudato e affidabile per condurre il tender
4. formare il personale
5. risolvere l'integrazione dei sistemi informativi

Nella realtà, però, risolvere i diversi aspetti è ben più difficile e complesso di quanto si preveda in fase progettuale. Dimostrazione ne è il fatto che siano rarissimi i casi in cui il processo di esternalizzazione dei servizi logistici si concluda prima del previsto o finisca per costare meno di quanto messo a budget.

Si tratta a volte di leggerezza nell'affrontare le trasformazioni dovute a tale progetto. Per farlo correttamente, consigliamo un approccio in cinque fasi:

1. Gettare le basi
2. Capire il business
3. Allineare gli interessi
4. Stabilire l'accordo win-win
5. Gestire le prestazioni

PASSO 1: GETTARE LE BASI

La prima cosa che una società dovrebbe fare prima di pensare dare in outsourcing la logistica (il magazzino in particolare) è quella di capire a fondo se l'outsourcing è giusto per le proprie operation. Già anni fa il Professor Peter Drucker (con la sintesi tipica degli americani) ha dichiarato: "Fai quello che sai fare meglio e esternalizza il resto." Il problema è che troppe aziende sono saltate sul carro dell'outsourcing senza rendersi conto se era la cosa giusta per loro. Una società deve ricorrere all'outsourcing solo quando un fornitore di servizi è in grado di fare un lavoro migliore, più velocemente e/o in modo più economico.

PASSO 2: COMPRENDERE IL BUSINESS

Per spiegare ai fornitori, e quindi fare in modo che essi esprimano il loro massimo potenziale, prima è necessario che, l'azienda che si appresta all'outsourcing, comprenda quali siano le caratteristiche fondamentali del proprio business e in particolare la peculiarità del processo che si vuole dare in all'esterno (trasporti e/o magazzino).

Per quanto riguarda le tematiche relative al posizionamento strategico lasciamo ad altri portali specializzati l'approfondimento; noi di Logistica Efficiente ci concentreremo sull'audit logistico distributivo.
Lo scopo ultimo dell'audit deve essere quello di verificare l'attuale modello di gestione dei trasporti al fine di comprendere se non possa essere migliorato:

• valutandone l'efficacia (in termini di livello di servizio erogato: tempi di resa e lead time complessivo delle richieste) e l'efficienza (organizzazione, processi interni, risorse impegnate, costi sostenuti);
• sviluppando un modello alternativo di network distributivo e/o di gestione del trasporto e del magazzino in grado di diminuire i costi;
• verificando la convenienza ad utilizzare un software ad hoc per la gestione della distribuzione fisica (WMS, TMS, etc.).

PASSO 3: ALLINEARE GLI INTERESSI

Questo passaggio comporta la progettazione e la documentazione di come l'azienda e il fornitore di servizi dovranno lavorare, comunicare, collaborare e innovare insieme.

Il centro di questo processo è la documentazione contrattuale che è composta principalmente da due atti: il Contratto e il Capitolato Tecnico Logistico.

Il contratto possiamo rappresentarlo metaforicamente come il paracadute: quando non c'è più nientaltro da fare ci si getta dall'aereo ormai in avaria. Fuor di metafora il contratto è un atto necessario che ha come ultimo fine quello di dirimere controversie tali che risultano insanabili in altro modo. È opportuno che questo documento sia redatto/approvato da un avvocato specializzato

Se il Contratto è il paracadute del nostro rapporto con la 3PL, il Capitolato Tecnico contiene le regole del gioco e deve essere usato continuamente da entrambe le parti per migliorare il loro rapporto e le performance complessive del sistema logistico distributivo.

Un buon Capitolato Tecnico Logistico dovrebbe contenere almeno i seguenti capitoli:

• Istruzioni per la presentazione dell'offerta (per regolamentare il tender dei trasporti e/o del magazzino)
• Condizioni generali di fornitura (obblighi dell'Operatore logistico, controlli e verifiche, assicurazioni, premi e penali)
• Specifiche tecniche della fornitura (descrizioni attività, livelli minimi di prestazione, obiettivi qualitativi del servizio, KPI e reportistica)
• Tabulazioni tecniche (i dati sui quali basare la tariffa)
• Struttura della tariffa (articolazione della tariffa di trasporto e attività accessorie)
• Allegati (es: Modello 231)

PASSO 4: STABILIRE L'ACCORDO WIN-WIN

La buona riuscita di un contratto di outsourcing sta nel rispetto degli SLA (Service Level Agreement): cioè nel rispetto del livello di servizio minimo che la 3PL deve offrire durante l'accordo. È quindi importante stabilire un modello di prezzo (con incentivi) che incoraggi il fornitore di servizi a "mettere la pelle in gioco" e a investire nella vostra azienda per fornire un servizio logistico sempre migliore. La clausola "premi e penali", se ben impostata, è quello che fa per noi!
Così facendo l'outsourcer si prende in carico la gestione dell'intero processo logistico avendo la responsabilità dei KPI di servizio e conseguentemente, prendendosi anche gradi di libertà nell'organizzazione, definisce al meglio le principali scelte operative riguardanti network , stoccaggio, picking e trasporti.

PASSO 5: GESTIONE DELLE PRESTAZIONI

Questo è la fase attorno alla quale ruotano tutte le altre.

Una volta scelto il fornitore giusto e regolamentati tutti gli aspetti relativi alla tariffa e alle performance, quello che è necessario fare per mantenere alta la tensione verso il servizio è controllare, controllare e controllare.

È quindi necessiario:

• costruire un cruscotto logistico condiviso
• calcolare puntualmente i premi/penali
• eseguire survey sul livello di servizio erogato coinvolgendo direttamente i clienti
• condurre frequenti audit per verificare la corrispondenza delle attività lavorative con le procedure concordate