I KPI del nostro magazzino

Come ben sappiamo il mondo del commercio negli ultimi anni ha subito notevoli cambiamenti ed in particolare, da quando purtroppo l’umanità intera deve fare i conti col micidiale Coronavirus, che ha mutato profondamente le nostre regole di vita e comportamentali, si è registrata una forte accelerazione nell’utilizzo di strumenti di acquisto informatici evoluti di e-commerce.

Questo fenomeno ha investito praticamente tutti i settori merceologici e aziende di tutte le dimensioni, anche quelle artigianali che, pur non disponendo di strutture e mezzi per affrontare questo cambiamento in tempi rapidi, hanno comunque deciso di appoggiarsi a provider esterni che possono svolgere per loro questo tipo di commercio, come ad esempio Amazon o eBay.

Nel frattempo anche la “tipologia” del Consumatore medio è mutata e molte sono le persone che, pur non avendo dimestichezza con l’informatica, hanno usato e continueranno ad usare, anche quando si tornerà alla “normalità”, questo “canale di acquisto” preferendolo al “solito” centro commerciale o negozio di prossimìtà.

In ogni caso i fattori che determinano il “luogo” in cui un consumatore esegue il suo acquisto sono molteplici quali la vicinanza a negozi o centri commerciali, l’abitudine all’uso di sistemi informatici, il costo ed il valore del prodotto ma alla fine il fattore forse più rilevante è la “soddisfazione” dell’acquisto stesso quella che in gergo viene definita “customer satisfaction”.

Certamente l’Azienda che sarà in grado di offrire e garantire al Consumatore il miglior servizio sarà quella con le maggiori possibilità di concretizzare la vendita dei propri prodotti, pertanto un’Azienda che voglia mantenere o accrescere le proprie quote di vendita dovrà essere in grado di fornire performance logistiche sempre crescenti ed in linea con le aspettative di Clienti sempre più esigenti.

Il monitoraggio delle prestazioni logistiche, mediante opportuni KPI (Key Performance Indicator), diventa così uno strumento fondamentale per quelle Aziende che vorranno rimanere leader nei propri mercati di appartenenza.

Se vi è un’unanimità di consensi nel ritenere utile instaurare nella propria Azienda un sistema di monitoraggio delle performance costante, nella realtà dei fatti, grazie alla nostra esperienza pluriennale a contatto con Aziende di tutte le dimensioni e settori merceologici, possiamo dire che questo tipo di “strumento” è ancora poco diffuso e, anche quando utilizzato, spesso è sotto utilizzato o utilizzato per brevi periodi.

Ma a cosa ci serve rilevare dei KPI?

Principalmente per:

• monitorare le attività logistiche (ma non solo) con sistematicità
• rilevare tempestivamente alcuni parametri e verificarne lo scostamento rispetto a standard prefissati, individuando quindi delle possibili criticità
• introdurre degli interventi correttivi e migliorativi della nostra filiera
• indirizzare l’intera struttura aziendale ad adottare comportamenti virtuosi nello svolgimento delle proprie mansioni al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati
• valutare, per esempio, l’equilibrio fra “prestazioni” di personale dipendente e personale esterno
• …

L’ambito di applicazione è molto vasto ed è possibile utilizzare gli indicatori come strumento di audit per verificare le performance di una determinata attività e rilevarne gli scostamenti rispetto a standard e/o obiettivi Aziendali.

Facendo un esempio concreto: se avessimo la necessità di monitorare il lead time di consegna di un determinato prodotto sarebbe bene “monitorare” tutta la filiera che dovrebbe includere anche funzioni aziendali non dipendenti direttamente dalla logistica ma le cui attività sono comunque determinanti per offrire un servizio eccellente ai nostri Clienti.
In tal caso sarebbe infatti buona cosa monitorare il servizio Acquisti verificando la variazione dei lead time di consegna piuttosto che la Produzione mediante la variazione dei tempi di set-up macchina e/o dimensione lotti produttivi, il Commerciale attraverso la valutazione della raccolta e trasmissione degli ordini Clienti piuttosto che l’lT per comprendere se è in grado di trasmettere e rendere utili le informazioni in real time.

Qual è l’approccio che dobbiamo seguire per implementare dei KPI in Azienda?

• in primo luogo dovremo individuare dei check point che possano essere significativi e fra questi scegliere quelli di più facile rilevazione
• dovremo individuare dei “progetti” specifici che vogliamo seguire e tenere sotto controllo
• inizialmente le rilevazioni potranno essere fatte con strumenti “semplici” (es. tabelle excel) per poi eventualmente passare all’utilizzo di sw - hw specifici che possano automatizzare la raccolta dati
• dovranno essere identificati pochi indicatori ma “buoni”, riportabili su un “cruscotto” che sia in grado di sintetizzare “a vista” l’andamento più o meno performante di quelle attività che vogliamo tenere sotto controllo.

Dobbiamo inoltre considerare che, come tutte le attività, anche questa ha un costo e necessita di Risorse e che alla sua implementazione deve necessariamente seguire un beneficio che alla fine deve concretizzarsi in un migliore servizio al Cliente.

Implementare subito complessi e laboriosi sistemi di rilevazione potrebbe rivelarsi estremamente dispendioso e così invasivo da far fallire il progetto prima ancora di vederne i benefici.

Dovrà prima di tutto essere il top management a credere nell’importanza strategica di questo strumento coinvolgendo e condividendo, fin dall’inizio, le scelte strategiche dei KPI da monitorare con i responsabili delle singole funzioni aziendali.

NeT-LOG Consulting è una società di Consulenza Logistica con una elevata specializzazione operativa e tecnica, sviluppata in oltre 40 anni di esperienza con oltre 1.500 progetti realizzati, oltre 20 Milioni di m2 di aree riorganizzate e più di 450 Clienti, molti dei quali continuativi.

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