Come ridurre l’incidenza dei materiali slow moving ed obsoleti nella supply chain
PREMESSA
Nelle aziende logistiche, con elevata numerosità di codici da gestire a magazzino, uno dei temi particolarmente importante è connesso ai rischi e costi di obsolescenza dei materiali presenti nella supply chain, sia all'interno dell'azienda che presso la rete dei fornitori.
E' proprio presso i fornitori che, in seguito alle esigenze di maggiore sincronizzazione ed integrazione operativa, si concentrano normalmente i maggiori rischi di obsolescenza dei materiali.
Tale aspetto emerge come criticità quando si stipulano dei contratti quadro con i propri fornitori partner, nei quali, necessariamente, si devono concordare le logiche di ritiro e smaltimento delle scorte di materiali o prodotti finiti obsolete e quindi rimaste non più movimentate nei magazzini.
Da qui la necessità di avviare dei progetti mirati a ridurre l'incidenza dei rischi e dei costi di obsolescenza dei materiali, agendo sulle cause strutturali del problema.
M&IT Consulting, avendo affiancato diverse importanti aziende in percorsi di integrazione dei fornitori, secondo il modello della lean supply chain, ha dovuto affrontare frequentemente il tema dei rischi nella catena di fornitura, anche con riferimento ai problemi di obsolescenza.
QUANTO VALGONO I COSTI DI OBSOLESCENZA DEI MATERIALI NELLA NOSTRA SUPPLY CHAIN?
Il primo punto da affrontare è ovviamente quello di misurare in modo completo ed esaustivo il costo dell'obsolescenza dei materiali presenti nell'intera supply chain.
Per un monitoraggio esaustivo dei costi di obsolescenza dei materiali è necessario allargare il perimetro sia ai propri magazzini che ai magazzini dei fornitori, valorizzando le seguenti attività e relative operazioni contabili:
- smaltimento/rottamazione di materiali;
- rivendita sottocosto di materiale a terzi;
- declassamento materiali per altri impieghi;
- recupero/modifica di materiale obsoleto per consentirne un riutilizzo;
- svalutazioni/deprezzamenti di materiale a magazzino.
Tali costi di obsolescenza, nelle aziende a distinta complessa, valgono normalmente attorno al 5% dei costi dei materiali movimentati nella supply chain, con punte però anche del 10-15% laddove l'azienda non avesse un processo sotto controllo, impostato con un monitoraggio sistematico dello slow moving ed orientato ad intervenire sulle reali cause del problema.
COME TENIAMO SOTTO CONTROLLO I MATERIALI "SLOW MOVING"?
Un secondo punto da affrontare riguarda il sistema di monitoraggio della rotazione dei materiali a magazzino e dell'incidenza dello slow moving. In tal senso un'analisi incrociata ABC (giacenze-consumi) è sicuramente il modo più efficace e schematico di affrontare la cosa.
L'analisi incrociata ABC consente infatti di mettere in evidenza il peso dei materiali con bassi consumi e con valori elevati di giacenza, dove quindi si concentra maggiormente il rischio di obsolescenza dei materiali.
Un sistema di monitoraggio analitico della rotazione dei materiali nei magazzini consente di prevenire e cogliere in anticipo i rischi di obsolescenza e di adottare le più opportune politiche di gestione dei materiali al fine di ottimizzare la rotazione dei magazzini.
COME PENSIAMO DI INTERVENIRE SULLE CAUSE STRUTTURALI DEL PROBLEMA?
E' fondamentale ricordare che il miglioramento drastico dei costi di obsolescenza si ha, non solo monitorando lo slow moving, ma soprattutto intervenendo sulle cause strutturali, sia di tipo tecnico (connesse ad esempio ad una scarsa standardizzazione dei materiali), che di tipo gestionale (connesse ad esempio al sistema di pianificazione della supply chain ed al livello di integrazione dei fornitori).
Di seguito sono sintetizzate le 5 principali aree di intervento su cui normalmente M&IT Consulting indirizza ed assiste le aziende interessate a ridurre i propri costi di obsolescenza dei materiali:
1. Sviluppare la standardizzazione dei materiali
Per un'azienda con elevata gamma e complessità dei prodotti, questo è normalmente il principale driver per ridurre i costi di obsolescenza dei materiali.
La scarsa comunanza ed il proliferare de codici custom non commerciali, porta necessariamente a gonfiare le scorte nei magazzini e quindi ad aumentare i tempi ed i costi di smaltimento in caso di materiali obsoleti e non più movimentati.
E' quindi fondamentale effettuare un'analisi di comunanza dei materiali e valutare le opportunità di standardizzazione in fase di sviluppo di nuovi prodotti o di modifica/revisione dei prodotti esistenti. L'area Tecnica deve pertanto avere tra i propri obiettivi la variety reduction, monitorandone lo sviluppo attraverso specifici indici di comunanza dei prodotti.
2. Migliorare i criteri di gestione delle modifiche tecniche
Le frequenti modifiche tecniche dei prodotti comportano un rischio enorme di generare scorte di materiale non più utilizzabile nella supply chain.
Qui è fondamentale mettere in atto un processo organizzato e strutturato, che coinvolga i fornitori fin dalle prime fasi. La gestione delle scorte, quando si attivano modifiche al prodotto, deve essere attentamente gestita sia all'interno dell'azienda che presso i fornitori.
Quante volte i fornitori sono tardivamente informati delle modifiche in atto, con tutte le conseguenze del caso sulle loro scorte di prodotti finiti e sui loro acquisti di materiali specifici necessari per garantirci la regolarità delle consegne? Quante volte nella nostra progettazione ci poniamo la domanda di quale impatto le nostre scelte tecniche hanno sul processo logistico-produttivo del fornitore?
Normalmente manca nelle aziende una sorta di "Comitato Modifiche" o comunque delle chiare responsabilità nella gestione di questo processo fondamentale in un'ottica di lean supply chain.
3. Migliorare i criteri di gestione del phase-out dei prodotti
Come per le modifiche anche la gestione del phase-out dei prodotti a fine vita è un aspetto che può incrementare i costi di obsolescenza dei materiali.
Quando un prodotto "esce di scena" vanno individuati i materiali specifici (non comuni ad altri prodotti), vanno valutati quali materiali possono essere traferiti nel magazzino ricambi, quali invece debbono essere attentamente smaltiti per evitare appunto il costo dell'obsolescenza.
Anche in questo caso alcune aziende non gestiscono accuratamente tutte queste informazioni, incrementando il rischio di obsolescenza.
4. Migliorare i sistemi di previsione e pianificazione della domanda
I sistemi di previsione e pianificazione della domanda influenzano enormemente i profili delle scorte, le loro rotazioni e, conseguentemente, l'entità dei rischi di obsolescenza dei materiali nella supply chain.
Un flusso di previsioni ed informazioni il più possibile tempestivo ed in grado di mostrare in anticipo le variazioni di volumi e di mix, consente a tutti gli attori della catena di fornitura di non reagire troppo in ritardo rispetto alle fluttuazioni della domanda.
Tali sistemi di pianificazione della supply chain devono necessariamente partire dalle previsioni di vendita e dai relativi piani di produzione per poi, attraverso logiche MRP, consentire di generare dei procurement rolling forecast per la rete di fornitura. Questi sistemi rolling di previsione consentano ai fornitori di acquistare i materiali a lungo lead time (in particolare quelli specifici per il cliente), di pianificare correttamente la produzione e le scorte da tenere nel processo.
5. Sviluppare l'integrazione con i fornitori
Un'ultima leva molto importante per contenere rischi e costi di obsolescenza nella supply chain è ovviamente quella perseguire una maggiore integrazione con i fornitori in ottica lean, al fine di ridurre i tempi di attraversamento del loro processo produttivo e di ridurre quindi il più possibile le esigenze di scorte nella supply chain.
Tale attività è sicuramente impegnativa, in quanto coinvolge un elevato numero di fornitori e richiede molta energia nel coordinamento, ma è di fatto un'esigenza sempre più sentita dalle aziende più strutturate.
Se i nostri fornitori ad esempio riducessero drasticamente i tempi di attrezzaggio delle loro macchine, potremmo ridurre i lotti di fornitura, i livelli di riordino e quindi abbattere le scorte da tenere a magazzino.
La stesura degli accordi quadro di fornitura deve essere quindi non solo un momento formale, ma un'occasione per condividere con i fornitori gli obiettivi e le azioni di miglioramento da mettere in atto per puntare concretamente ad una lean supply chain.
