La pianificazione della domanda durante la pandemia COVID-19 e il ripristino delle condizioni “normali”

Negli ultimi anni le Aziende hanno speso molto per potenziare la propria capacità di pianificazione della domanda, implementando processi di S&OP, sfruttando al meglio i sistemi ERP evoluti e introducendo strumenti di intelligenza artificiale; tuttavia, la pandemia COVID-19 ha scombussolato tutte le carte in tavola, generando uno shock della domanda mai registrato prima in un intervallo di tempo così breve.

In realtà, come facilmente immaginabile, le ripercussioni sul business aziendale sono state diverse a seconda dei settori merceologici. Molti produttori del mondo Automotive o Retail hanno senz’altro dovuto far i conti con le chiusure di molte fabbriche e negozi, registrando perdite della domanda molto significative. Altri settori, invece, hanno dovuto far i conti con una domanda impazzita, figlia del panico che si è creato tra i consumatori finali arrivati a svuotare letteralmente interi scaffali nei supermercati; tra questi, cibo in scatola, pasta, farina e antidolorifici. In questi casi, però, dopo una rapida impennata dei consumi generata dall’emotività, la domanda è tendenzialmente tornata ai livelli pre-crisi.

Infine, in altri mercati ancora la pandemia ha generato senz’altro un aumento della domanda, per esempio nel settore medicale, con prodotti come igienizzanti, mascherine e altri dispositivi di protezione individuale che hanno registrato incrementi anche cento volte superiori ai volumi pre-crisi.

In tutti i casi, chi si occupa di pianificazione della domanda si è trovato a gestire sfide completamente nuove. Al contrario di quanto si stava facendo prima della crisi, automatizzare i processi previsionali, ricorrere ad algoritmi sempre più sofisticati e basarsi su modelli di previsione statistica sembrano essere una strada non adeguata al cambiamento rapido della realtà attuale, non prendendo in considerazione peraltro scelte e comportamenti spesso irrazionali del consumatore finale.

Cosa fare allora in tempo di crisi? Ecco alcune raccomandazioni:

• Creare un team interfunzionale in grado di modellare scenari e composto da Data-Analyst, Planner e Ufficio Vendite
• Aumentare la frequenza delle riunioni S&OP, creando veri e propri “gabinetti di guerra”
• Disattivare gli algoritmi di previsione tradizionali, soprattutto quando vengono utilizzati modelli statistici basati sulle serie storiche: questi modelli funzionano bene quando in genere la domanda è relativamente stabile e mostra una evidente stagionalità e/o curva di crescita, ma quando la domanda cambia rapidamente i modelli hanno bisogno di tempo per adattarsi alle nuove realtà per cui saranno in ritardo rispetto alle vendite reali
• Nel caso si ricorra già a strumenti di intelligenza artificiale, selezionare algoritmi diversi che normalmente funzionerebbero meno bene ma che in questa situazione anomala potrebbero generare risultati migliori
• Forzare manualmente le previsioni ricorrendo ad algoritmi semplici che prendano in esame pochi dati recenti; man mano poi che si renderanno disponibili nuovi dati, la volatilità diminuirà e sarà possibile rivedere le condizioni del modello
• Intensificare la collaborazione con i Clienti attraverso frequenti aggiornamenti sulle previsioni degli ordini e le aspettative dei Clienti stessi sullo sviluppo del mercato
• Stabilire una pianificazione congiunta nelle situazioni in cui pochi Clienti chiave catturano una gran parte della domanda, non perdendo però occasione di sfidarli con qualche ipotesi sulla domanda per evitare che i Clienti stessi alterino volutamente le loro aspettative
• Coinvolgere enti indipendenti e neutrali, come ad esempio le associazioni di settore, per risolvere disallineamenti estremi tra domanda e offerta
• Prevedere cambiamenti strutturali nella domanda dovuti a nuove esigenze dei Clienti e a cambiamenti nei canali di distribuzione (es: numero di negozi/ristoranti aperti, ricorso all’e-commerce, etc.)
• Introdurre nei modelli predittivi anche fattori più generali come le malattie, gli eventi in corso o cancellati, eventuali blocchi e divieti, etc.
• Prevedere la domanda del consumatore finale e la capacità della Supply Chain, specialmente quando tra l’azienda e l’utente finale si pongono innumerevoli fasi, i tempi di fornitura sono lunghi e le scorte di sicurezza sono elevate, portando ad osservare cambiamenti della domanda solamente dopo mesi dal manifestarsi della crisi/opportunità
• Concentrarsi sui prodotti alto-rotanti per gestirne al meglio la pianificazione
• Ridurre la gamma dei prodotti a lenta rotazione per concentrare la domanda sui prodotti di punta e ridurne l'incertezza, semplificando inoltre anche i processi produttivi
• Rilevare gli sviluppi della domanda ricorrendo a tecniche di A/B testing, ovvero sperimentazioni che prendono in considerazione articoli diversi e valutano quale performa meglio, in modo da ottimizzare la gamma degli articoli a medio-lenta rotazione

Ma come prepararsi poi al ripristino delle condizioni normali?

Durante la crisi lo smart working non ha riguardato solo le modalità di esecuzione del lavoro ma anche i processi decisionali che si sono dovuti adattare al cambiamento repentino della realtà, diventando altrettanto veloci e snelli. Questa necessità di agilità continuerà ad esistere anche quando verranno sciolti i “gabinetti di guerra”, per cui sarà importante ripianificare i propri processi di S&OP, portandoli verso standard elevati e facendo pulizia dei dati in maniera intelligente. Sarà necessario ricorrere ad approcci basati sulla gestione degli scenari, prendendo spunto da quanto si è dovuto fare in questi mesi di crisi.

Sarà necessario, dunque, preparare i propri dati per il ripristino delle condizioni “normali”, definendo database puliti per le nuove previsioni che non risultino distorti dall’effetto crisi e assicurarsi che tutte le funzioni utilizzino gli stessi database, per evitare di implementare piani differenti basati su set di dati differenti.

Come spesso accade le crisi sono un momento per ripensare al meglio le attività e le condizioni di lavoro: se è vero che l’evoluzione tecnologica e l’intelligenza artificiale continueranno a supportare i processi di pianificazione, è altrettanto vero che questa crisi ha dimostrato che la guida del processo stesso dovrà essere condotta dall’uomo, in grado di non vincolarsi solamente al passato e di comprendere meglio situazioni complesse ad elevata volatilità.

D’altra parte, prendendo in prestito un famoso spot pubblicitario: “che mondo sarebbe senza le persone!”.