Pianificare l’ufficio tecnico con CyberPlan RSP
Per progettare lo sviluppo dei prodotti, l’ufficio tecnico unisce competenze quali precisione, organizzazione e attenzione al dettaglio. Il lavoro dell’ufficio tecnico si compone di molte attività, come: effettuare sopralluoghi, progettare, redigere documenti per l’acquisto dei materiali, gestire tempistiche, budget e risorse…
Considerato che per soddisfare le richieste dei clienti bisogna pianificare risorse, attività e processi, ne consegue che una buona organizzazione è fondamentale per gestire tutte le attività con successo.
Non si tratta di un compito semplice perché spesso gli uffici tecnici si trovano a dover gestire in contemporanea più progetti e commesse, rendendo necessario trovare un equilibrio tra la pianificazione giornaliera delle attività e una pianificazione strategica a medio-lungo termine.
Come organizzare quindi il lavoro di un ufficio tecnico? Con l’aiuto di software specifici per il Project Management, come CyberPlan RSP, che permettono di coordinare le risorse coinvolte nelle commesse e avere un monitoraggio costante delle attività e dei costi relativi a ogni commessa.
Sfide dell’ufficio tecnico
Per essere performante, un ufficio tecnico deve rispettare tre parametri chiave per la competitività: velocità, produttività e qualità. La produttività si raggiunge quando ogni risorsa è assegnata al proprio ruolo per il quale ha la competenza e la consapevolezza delle attività da svolgere.
La velocità è essenziale per restare competitivi e rispondere alle esigenze di mercato che richiedono tempi di consegna ristretti e ordini diversificati. Di conseguenza è utile avere un piano di programmazione delle commesse, per rispettare tempistiche e priorità, senza incorrere in confusione o incompletezza delle attività.
Inoltre, la velocità è un elemento rilevante anche nella comunicazione con il reparto commerciale e con quello della produzione. Infatti, un altro compito degli uffici tecnici è proprio gestire e produrre una grande quantità di informazioni, che viene poi distribuita ad altri reparti. Questo processo può comportare ritardi ed errori, soprattutto quando tutti questi dati sono gestiti in modi inadeguati, ad esempio con Excel. Infatti, se i dati condivisi con altri reparti sono ambigui, il rischio è poi di sprecare molto tempo in telefonate e scambi di email, rendendo meno efficiente il lavoro dell’ufficio tecnico. La gestione delle informazioni diventa quindi un elemento cruciale per permettere al proprio ufficio tecnico di lavorare meglio.
Pianificare l’ufficio tecnico con CyberPlan RSP
Riassumendo, le priorità dei responsabili degli uffici tecnici sono semplificare i flussi cartacei per ridurre errori e perdite di tempo e monitorare costi e attività di ogni commessa. La tecnologia viene in aiuto facilitando questi compiti che possono sembrare complessi.
Il mercato offre una grande varietà di proposte che rispondono alle esigenze delle aziende. Nel caso di un ufficio tecnico che si occupa di attività multi progetto, le funzionalità più utili riguardano:
- Pianificazione delle attività attraverso strumenti come workflow e calendari;
- Gestione strategica delle risorse in base alle skill e visibilità sulla loro intercambiabilità;
- Maggiore collaborazione e comunicazione con tutto il team;
- Possibilità di simulare scenari per rendere più semplice prendere decisioni in ambienti multi-progetto, valutando l’impatto di trattative e previsioni.
CyberPlan RSP è il software per la pianificazione dell’ufficio tecnico sviluppato da Cybertec che racchiude queste e altre funzioni per coprire tutti gli aspetti di pianificazione, gestione e monitoraggio delle attività progettuali. La sigla RSP sta per Resilient Service Planning ed è caratterizzato dalla semplicità di utilizzo e da un’interfaccia grafica intuitiva che mostra grafici e KPI per avere sempre sotto controllo l’andamento dei progetti.
Le cose che si possono fare con CyberPlan RSP includono pianificare le tempistiche del progetto e assegnare il budget in base alle attività da svolgere, avendo sempre sotto controllo scadenze, disponibilità o altre attività programmate. È uno software collaborativo che permette a tutto il team di interagire nella gestione di un progetto e di essere sempre aggiornato sullo stato di avanzamento delle attività. Inoltre, CyberPlan RSP si integra con il gestionale in uso in azienda, permettendo uno scambio rapido e fluido dei dati.
CyberPlan RSP è il software dedicato alla gestione dei progetti e alla pianificazione dell’ufficio tecnico sviluppato da Cybertec.
