Migliorare l’efficienza logistica grazie alla collaborazione con i fornitori

Abbiamo già accennato alla collaborazione con i fornitori (Vendor Collaboration) in un articolo precedente; ci sono molte attività logistiche che possono essere migliorate grazie alla collaborazione con i fornitori, che siano essi fornitori di materie prime, semilavorati, prodotti finiti o materiale di imballaggio.

Vediamo dunque come e dove i nostri fornitori ci possono aiutare nel migliorare:

1. Definizione dei prodotti e “anagrafica” articoli

Quando introduciamo un nuovo articolo nel nostro assortimento, o quando cominciamo ad utilizzare un nuovo componente nella nostra fase produttiva, molte delle informazioni che dobbiamo inserire sul nostro gestionale, e magari anche sul nostro WMS, le possiamo chiedere al fornitore stesso, che spesso è anche il produttore dell’oggetto in questione; stiamo quindi parlando delle dimensioni fisiche dell’articolo (peso, dimensioni, volume) delle sue caratteristiche merceologiche (schede tecniche, schede di sicurezza, normative di trasporto (ADR) o stoccaggio, manuali d’uso, fotografie…), delle informazioni legate al suo confezionamento (inner box, master carton) ma anche alla modalità con cui viene spedito (cassette, strati -layer-, pallet, sacchi, etc), nonché alle modalità con cui riconoscerlo (etichette barcode EAN, UPC, etc).

Figura 1 - definizione delle informazioni logistiche e dell’Unità di Carico

Queste informazioni sono fondamentali per riuscire ad impostare al meglio tutti i parametri di gestione del nostro WMS e fare in modo che i processi ne risultino ottimizzati: pensiamo ad esempio all’associazione del prodotto con la corretta area di magazzino (per i prodotti pericolosi o infiammabili), ma anche alla corretta scelta del metodo di prelievo (a pezzo, scatola, strato) o alla gestione della quantità di refilling (che sarebbe meglio fosse multipla della quantità del master carton).

2. Definizione dei parametri di approvvigionamento articoli

Una volta completata la “scheda articolo”, è quindi necessario provvedere al suo primo acquisto, e poi mantenere il processo di rifornimento, sfruttando al meglio le condizioni commerciali di vendita, ma, allo stesso tempo, ottimizzando la scorta in magazzino; è quindi molto utile confrontarsi con i fornitori/produttori per definire le prime previsioni di vendita (i forecast), stabilire le quantità minime di ordine e i multipli di ordine; in questo caso abbiamo i valori legati al singolo articolo: MOQ: Minimum Order Quantity, che può coincidere con il singolo pezzo oppure con la confezione utile più piccola (esempio il master carton), moq: Multiple Order Quantity, che in genere coincide con il master carton, con uno o più strati di bancale, oppure con il bancale intero. Ma abbiamo anche i parametri legati all’ordine, come il MOV: Minimum Order Value, che in genere definisce il valore minimo dell’ordine evadibile, o che permette di non pagare le spese di consegna; gli sconti per quantità, oppure il Lead Time, tempo di consegna; in merito al Lead Time ricordiamo che più il tempo di consegna è breve, minore sarà l’entità della Scorta di Sicurezza, e quindi minore sarà il valore della giacenza media dell’articolo.

Figura 2 - Schema del processo di riordino

3. Processo di riordino e consegna degli articoli

Abbiamo adesso inserito i corretti parametri di riordino nel nostro sistema di riacquisto (IMS, Inventory Managment System), possiamo emettere gli ordini; per svolgere questa attività abbiamo fondamentalmente due modi: il metodo tradizionale, che consiste nell’inviare, via fax o mail, la nostra proposta d’ordine, attendere qualche ora/giorno per la conferma da parte del fornitore, che ci comunica, sempre via mail/fax, eventuali variazioni di prezzo, quantità, data consegna o addirittura ci chiede/consiglia i cambi di codice;

Figura 3 - Processo tradizionale di emissione ordini ai fornitori

oppure possiamo sfruttare la tecnologia e utilizzare l’EDI (Electronic Data Interchange) per standardizzare le comunicazioni con i fornitori, accelerando il processo, automatizzandolo e quindi riducendo tempi ed errori di gestione.

Figura 4 - Schema processo EDI

Figura 5 - Processo di emissione ordini EDI ai fornitori

Le fasi del processo diventano quindi:

1. Emissione ordine di acquisto (Purchase Order), oppure richiesta di offerta (RFQ, Request For Quote), da parte del cliente
2. Conferma ordine di acquisto (Order Acknowledgment), oppure invio dell’offerta (Quote) da parte del fornitore; in questo documento egli comunica eventuali variazioni di prezzo, quantità, data consegna o effettua i cambi di codice, qualora il codice ordinato non fosse più disponibile
3. Emissione ordine di acquisto, o sua variazione (Purchase Order Change), da parte del cliente
4. Conferma ordine di acquisto (Order Change Acknowledgment) da parte del fornitore
5. Conferma spedizione (Shipping Notice) da parte del fornitore, in copia al corriere (carrier)
6. Conferma dettaglio packaging (ASN, Advanced Shipping Notice), dal fornitore, contenente i dettagli dei colli e/o dei bancali
7. Fatturazione (Invoice), dal fornitore
8. Pagamento (Payment Advice), da parte del cliente o dalla sua banca

Figura 6 - Processo complessivo di gestione ordini EDI

I principali standard EDI in uso nel mondo sono:

• ANSI ASC X12 (X12), predominante negli Stati Uniti ed in Canada.
• UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), standard internazionale predominante nell'area esterna al Nord America.
• TRADACOMS, standard sviluppato da ANA (Article Numbering Association) predominante nel mondo della distribuzione inglese.
• ODETTE, standard impiegato a livello Europeo per l'industria automobilistica.

In Italia sono in uso altri standard come:

• EURITMO è la soluzione web-EDI studiata da GS1 Italy per lo scambio elettronico dei documenti commerciali; Euritmo si basa sull’utilizzo degli standard FPO (Fast Perfect Order) per i processi e sullo standard internazionale GS1 EANCOM per il contenuto dei messaggi.
• GIM FILCONAD: è una soluzione utilizzata dalle aziende fornitrici delle GDO in quanto l’esportazione dei dati relativi ai ddt e/o fatture emesse secondo un file strutturato in base ad un tracciato record richiesto dalle stesse GDO (tracciato Filconad).
• EDIEL: il progetto EDI Ediel consente lo scambio dei documenti legati al ciclo dell'ordine in formato standard (Anagrafica prodotti, Ordine, Conferma d'ordine, DDT, Fattura), nonché l'invio, sempre in formato strutturato, di altre tipologie di dati, quali ad esempio quelli di Stock e Sell Out. I dati trasferiti sono quindi resi disponibili all'interno del sistema informativo del ricevente in modo immediato, con una drastica riduzione degli interventi manuali e dei costi operativi.

I vantaggi di tale procedura sono molteplici:

• L’emissione degli ordini e la loro conferma da parte del fornitore è molto veloce e sicura; il processo può essere automatizzato e il gestionale può inviare in piena autonomia la proposta d’ordine; allo stesso modo riceve le eventuali variazioni, le recepisce e può “allertare” il planner solo in caso di scostamenti importanti; i tempi di evasioni ordine sono ridotti al minimo.
• Grazie alla conferma della data di spedizione, si può gestire il “planning” delle consegne, informando con buon anticipo il reparto ricezione merce, in modo da pianificare al meglio le risorse (umane e tecnologiche) da allocare alle varie giornate. NB è buona norma richiedere al fornitore (o al corriere) sempre conferma della consegna almeno 24/48 prima della data prevista; in questo modo sarà possibile comunicare lo “slot” temporale preferito per la consegna (fasce orarie oppure mattino/pomeriggio).
• Se il corriere lo prevede, è possibile richiedere l’informazione “track&trace” della spedizione, in modo da disporre in ogni momento della reale posizione della merce, attivandosi in anticipo in caso di ritardi o anomalie di percorso.
• Grazie alla ASN, il reparto ricevimento può conoscere in anticipo il contenuto della consegna (o addirittura il contenuto delle singole Unità di Carico), effettuare quindi la riconciliazione con l’ordine di acquisto, preparare un eventuale “documento di pre-carico” che gli faciliterà le operazioni di controllo e riconoscimento della merce; potrà, se necessario, procedere con la stampa anticipata delle etichette dei colli e tutti gli altri documenti necessari.
• È molto più semplice pianificare consegne JIT “Just In Time” con i fornitori, soprattutto se si integrano i flussi visti in precedenza con le previsioni di utilizzo (forecast).
• Anche le attività di Cross-dock o il Dropshipment diventano più semplici, in quanto lo scambio dei dati con fornitore e corriere è già funzionante e ottimizzato.

Figura 7 - Schema Dropshipment

4. Riconoscimento e codifica degli articoli

Abbiamo già accennato al riconoscimento dei singoli articoli; grazie alle codifiche standard GS1 (EAN, UPC) ogni articolo è identificato da un codice univoco, associato al produttore e al paese di provenienza; in aggiunta a ciò, ogni confezionamento di un singolo articolo può essere riconoscibile grazie all’impiego di una codifica ad hoc; lo schema è riportato la capitolo 4.1 della normativa GS1.

Figura 8 - Schema codifica imballo omogeneo

Basterà quindi chiedere al fornitore di condividere queste informazioni, gestirle nel modo corretto nel nostro gestionale/WMS e saremo quindi in grado di riconoscere non solo l’articolo, ma anche il suo confezionamento, e utilizzare questa informazione durante i vari processi interni al magazzino: ricevimento merce, rimessa a stock, prelievo, refilling, controllo e spedizione.

Allo stesso modo potremo pensare di utilizzare lo standard GS1 SSCC (Serial Shipping Container Code) per riconoscere celermente il contenuto delle Unità Logistiche. L’unità logistica è un raggruppamento di unità commerciali confezionate insieme per la gestione del magazzino o per consentire il trasporto delle merci. Il GS1 SSCC è assegnato dall’azienda che assembla fisicamente l’unità logistica e ne garantisce l’identificazione univoca fino alla sua scomposizione in imballi o prodotti.

Figura 9 - Schema etichetta SSCC

Se quindi permettiamo al nostro WMS di recepire questa informazione (grazie all’utilizzo del file ASN), potremo riconoscere velocemente la merce in ingresso (tramite la lettura di 1 o 2 barcode), ma potremo continuare a gestire l’unità logistica anche all’interno della nostra organizzazione, risparmiando nel costo di un’etichetta e sul tempo di stampa e posizionamento; snellendo e velocizzando il processo di ingresso delle merci.

Se riusciamo ad attuare anche solo parte delle iniziative descritte, abbiamo buone possibilità di rendere il nostro processo di “introduzione” degli articoli nella nostra organizzazione molto più snello (lean), efficace ed efficiente; otteniamo un risparmio di risorse, riduciamo i tempi di lavorazione e quindi riduciamo i costi di gestione, ma soprattutto accorciamo il “time to market” dei prodotti che produciamo o commercializziamo, a tutto vantaggio della soddisfazione dei nostri clienti…e degli azionisti…

https://simcoconsulting.com/