INCHIESTA: l’outsourcing degli acquisti
La redazione di LogisticaEfficiente ringrazia ProcOut per la collaborazione all'inchiesta .
COMMENTI ALL'INDAGINE "L'OUTSOURCING DEGLI ACQUISTI"
L'Outsourcing degli Acquisti è il trasferimento ad una società/provider esterno, delle attività di acquisti, totali o parziali, relative sia al Sourcing (individuazione delle esigenze di acquisto, ricerca dei fornitori, negoziazione ed emissione dell'ordine) che al Supplier Management (gestione dei fornitori: albo, qualifica, valutazione) ed eventualmente alla gestione degli ordini/contratti di una o più Categorie di Spesa.
Le ragioni per le quali si ricorre all'Outsourcing degli Acquisti sono di solito:
- Riduzione dei costi complessivi (abbassare il TCO)
- "Liberarsi" della gestione degli acquisti delle categorie indirette per concentrare l'attenzione e le risorse della società sulle attività core (categorie dirette: impattano direttamente sul prodotto finale) in cui solitamente risiedono le competenze interne
Le categorie di spesa per le quali più spesso si ricorre all'outsourcing sono quelle che fanno parte dei cosiddetti Acquisti Indiretti in quanto:
- Categorie estremamente diversificate
- Per ognuna di esse occorre specifica professionalità che di solito non è presente in azienda in quanto, diversamente da quelle dirette, tali categorie sono considerate non strategiche/no-core in quanto non impattano direttamente sul prodotto finale.
La scelta di esternalizzare la funzione Acquisti si presta per le aziende che:
- non avendo competenze interne di acquisti vogliono trarre vantaggio da una gestione professionale sia degli acquisti che dei fornitori nonché dei contratti stipulati
- pur avendo sufficiente esperienza e professionalità interna vogliono comunque esternalizzare la gestione degli acquisti per i prodotti e servizi indiretti considerati no core per l'azienda
- considerano tutta la funzione acquisti non strategica/no-core e preferisce quindi che tale funzione venga gestita da un provider esterno
- intendono sviluppare rapidamente una propria funzione acquisti e affidano quindi la gestione degli acquisti ad un provider esterno con lo scopo di sviluppare le competenze necessarie per poter gestire nel medio termine tale funzione internamente
La scelta del partner a cui affidare la gestione dei propri acquisti deve guardare ad alcune caratteristiche indispensabili che il provider deve avere come:
- possedere una struttura idonea a gestire operativamente gli acquisti
- possedere elevate competenze specialistiche nelle vari categorie di spesa e di gestione degli acquisti frutto di anni di esperienza operativa nel Procurement svolta in società modernamente strutturate
- Utilizzare avanzati strumenti tecnologici (piattaforma di e-Procurement) che permettano di
- efficientare l'intero processo di acquisto
- supportare quelle attività di analisi della spesa e di valutazione delle opportunità che vanno verso il continuo miglioramento nella gestione degli acquisti
- permettere al cliente di avere continua visibilità e controllo in tempo reale dei suoi acquisti
Veniamo ora ad una analisi delle risposte per ogni singola domanda proposta nell'inchiesta.
1. Quale ritiene sia lo scopo dell'Outsourcing degli Acquisti?
Sorprende in questa prima domanda che il 50% delle risposte abbia indicato gli acquisti core come quelli adatti alla esternalizzazione. Come abbiamo già evidenziato nella premessa di solito sono proprio gli acquisti core/strategici (quasi sempre i diretti) a non essere esternalizzati in quanto le competenze per la gestione di tali categorie sono specialistiche e quindi presenti all'interno dell'azienda. Il 30% invece correttamente indica che le categorie più adatte all'outsourcing sono quelle indirette (no-core).
2. Ha mai valutato la possibilità di affidare in outsourcing in parte o anche tutto il proprio ufficio acquisti ?
Molto Interessante il risultato relativo a questa seconda domanda in quanto rileva che la quasi totalità dei rispondenti (quasi il 90%) non conosceva tale strumento. Ciò può essere legato a più di una ragione:
- L'outsourcing degli acquisti, sebbene già consolidato all'estero (USA, UK), è ancora poco diffuso in Italia
- C'è poca informazione su tale pratica
- Il mercato dei provider italiani esperti nella gestione degli acquisti è in fase di sviluppo e quindi, rispetto all'estero (USA, UK), sono ancora poche le società che offrono questo servizio, di conseguenza c'è scarsa sensibilizzazione verso questa soluzione
Infine tale risultato potrebbe spiegare quello relativo alla prima domanda.
3. Dei seguenti benefici dell'Outsourcing degli Acquisti quali ritiene siano i più importanti?
Le risposte (multiple) relative alla terza domanda rivelano invece una chiara conoscenza di quelli che possono essere i benefici di questa soluzione. Con particolare riferimento alla razionalizzazione delle risorse da concentrare su attività strategiche nonché la standardizzazione e razionalizzazione dei processi e naturalmente la riduzione dei prezzi e dei costi transazionali di acquisto.
4. Qual'è la ragione principale per cui potrebbe prendere in considerazione l'outsourcing di una parte degli acquisti?
Anche per le risposte alla quarta domanda sono stati messi in evidenza dai rispondenti tutti quegli aspetti per i quali si decide di esternalizzare gli acquisti. Quindi potremmo asserire che, sebbene alla maggioranza il tipo di soluzione non era conosciuta, tutti coloro che hanno risposto comprendono molto bene le ragioni/obiettivi e che possono spingere ad adottare tale soluzione
5. Qual è la caratteristica indispensabile che ritiene debba possedere un provider per l'Outsourcing degli Acquisti?
Sebbene le risposte a tale domanda risultino coerenti ed in linea con le caratteristiche che devono essere prese in considerazione per la scelta del giusto provider, risulta sorprendente che nessuno dei rispondenti abbia considerato importante che il provider abbia una piattaforma di e-Procurement. Probabilmente la ragione di quanto sopra risiede nel fatto che il 50% che ha ritenuto caratteristica indispensabile "una struttura idonea a gestire operativamente egli acquisti" considera forse nella "struttura idonea" incluso l'uso di una piattaforma di e-Procurement che magari non debba essere necessariamente di proprietà del provider.
6. A quali tipo di categorie di spesa darebbe priorità per una attività di Outsourcing degli Acquisti?
Le risposte alla sesta domanda, seppur coerenti agli obiettivi dell'outsourcing degli acquisti in quanto l'80% dei rispondenti ritiene di dare priorità alle categorie di acquisto indirette, sembra in contraddizione con i risultati della prima domanda (il 50% ritiene che lo scopo di questa soluzione è l'esternalizzazione delle categorie core (indirette)) ma probabilmente così non è in quanto la seconda domanda, che come visto rileva una scarsissima conoscenza di questa soluzione, può aver portato a non indicarne correttamente lo scopo mentre l'esigenza di dare priorità è stata invece ben individuata nelle categorie indirette.
