Progetto “in-house” o Consulenza Logistica (case history di un caso emblematico)

Come ormai è opinione consolidata anche per i “non addetti ai lavori”, la Logistica non è più associata alle sole attività di mero spostamento di merce in un magazzino dove operano persone di basso profilo con compiti da facchini.

Soprattutto dopo il post pandemia, durante il quale la Logistica ha avuto un ruolo fondamentale, a livello mondiale, per garantire una distribuzione veloce, affidabile e capillare dei vaccini, essa è certamente stata rivalutata e molti imprenditori hanno preso coscienza che avere una buona logistica può certamente efficientare le proprie aziende sia dal punto di vista interno (riduzione dei costi, degli sprechi, etc.) che da quello esterno (lead time fra arrivo ordini e spedizioni ridotto, puntualità delle consegne, livello di servizio, etc.) e può diventare un’arma competitiva sulla quale investire risorse.

Una volta dunque deciso di avviare un processo per “riprogettare” la propria logistica è però necessario, da parte della Direzione aziendale, porsi almeno due domande fondamentali:

• ho le risorse interne per affrontare questo tipo di progetto?
• ammesso di averle queste risorse hanno il tempo per dedicarsi al progetto?

Forse sembrano domande banali, elementari ma la nostra pluriennale esperienza, nel settore della consulenza logistica, ci dice il contrario!

In primo luogo perché in generale, pur consapevole della necessità di questo progetto la Direzione non conosce sempre del tutto la complessità dei processi della propria Azienda, che negli anni si sono evoluti e, in seconda battuta, perché spesso ha un’idea vaga di quanto denaro, impegno, dedizione, costanza, professionalità, conoscenza delle nuove tecnologie siano necessarie per portare avanti e concludere in tempi ragionevoli e certi un progetto che può arrivare, in molti casi, a modificare sostanzialmente tutti i processi.

Nei casi più estremi, e vi assicuriamo ce ne sono ancora tanti, dove non esistono software gestionali di magazzino (il classico WMS - Warehouse Management System) o di programmazione/pianificazione viaggi (TMS Trasportation Management System)  e tutto viene “fatto a mano” l’impatto sul personale è estremamente elevato, a volte così dirompente da mettere a rischio il buon esito dell’intero progetto che viene “trascinato” nel tempo senza mai arrivare ad una conclusione se non parziale e con ritorni deludenti rispetto alle iniziali aspettative.

Vogliamo pertanto riportare in questa newsletter un caso emblematico di uno dei nostri ultimi progetti che vede come protagonista un’Azienda operante nel settore edilizio che,  soprattutto a causa dei vari incentivi degli ultimi anni (bonus ristrutturazioni, ecobonus, superbonus 110%, barriere architettoniche, etc.), ha visto incrementare in maniera esponenziale il proprio business trovandovi nell’ oggettiva difficoltà di gestire in maniera efficiente la propria supply chain.

Siamo nel 2022 e lo scenario è quello di un’Azienda commerciale con logistica e distribuzione “interna” che utilizza diversi building fra loro dissimili, e non propriamente appropiati per una corretta gestione logistica che viene eseguita completamente “a mano” senza alcun supporto informatico specifico se non un ERP gestionale.

Analogamente anche la fase distributiva, realizzata con l’ausilio di una discreta flotta di automezzi propri (per lo più bilici), viene svolta con una programmazione completamente “manuale”.

La Direzione, conscia delle criticità presenti, ci affida pertanto l’incarico di un progetto di riorganizzazione generale dei siti logistici e della distribuzione e, come usualmente facciamo, la nostra proposta viene articolata in tre fasi fra loro consequenziali ma indipendenti in modo da lasciare libero arbitrio alla Committente di sviluppare il progetto come ritiene più opportuno.

Le tre fasi si sintetizzano in:

• un Assesment logistico dove, sulla base di approfondite analisi dati, vengono generalmente proposte tre soluzioni alternative di grado tecnologico e investimenti differenti,
• un progetto Realizzativo, condiviso col Cliente, scelto fra le proposte precedenti,
• un supporto all’implementazione del progetto nel caso in cui il Cliente non abbia le risorse ed il tempo sufficiente a condurre indipendentemente tutta la complessa fase di start-up del progetto definito.

Nel caso specifico l’Azienda, pensando di gestire “in-house” molte attività, ci chiede alcune variazioni a questo approccio, riunendo insieme le prime due fasi, chiedendo  di  integrare all’Assesment con la stesura dei capitolati tecnici per l’implementazione di un WMS e un TMS, e di formalizzare un progetto realizzativo che però al momento non ritenevano potesse essere implementato.

Già dalle prime fasi di progetto emergono le prime rilevanti difficoltà: la mancanza di un adeguato sistema informativo, la completa assenza di qualsiasi dato anagrafico sui prodotti (stiamo parlando di oltre 20.000 referenze con famiglie articoli completamente diverse, da minuterie a profilati a cementi, sabbie, etc.), la scarsa disponibilità di tempo delle risorse impegnate giornalmente nelle attività operative,  ha comportato l’estrapolazione dei dati necessari alle analisi frammentati in un notevole numero di file spesso fra loro non omogenei e ottenuti dopo settimane di attesa.

La conseguenza è stata quella di una fase di analisi dati, generalmente svolta in una o due settimane, durata quasi sei mesi con risultati poco affidabili e scarsamente utilizzabili.

Parallelamente a questa attività, mediante sopralluoghi mirati a rilevare gli aspetti dei layout interni e delle procedure operative, abbiamo eseguito la stesura dei Capitolati per l’implementazione di un WMS e di un TMS senza peraltro supportare il Cliente nei Tender, attività che spesso facciamo per velocizzare una fase di per se molto impegnativa e complessa e il risultato, anche in questo caso, è stato di una gestazione lunghissima durata oltre un anno e mezzo.

L’Azienda di fatto è riuscita ad installare prima il TMS e successivamente il WMS solo alla fine del 2024, dopo quasi 2 anni dall’avvio del progetto.

Ovviamente si era solo a metà dell’opera perché l’installazione di sistemi di gestione di questa portata, che modificano sostanzialmente il modus operandi degli operatori, non più utilizzatori di fogli di carta volante, ma dotati di sistemi hw e sw non è la fine del progetto, come qualcuno potrebbe supporre, ma l’inizio della fase forse più complessa e delicata.

L’implementazione, cioè il passaggio dall’installazione all’utilizzo operativo di questi strumenti è forse il “passaggio” più difficile che un’azienda deve compiere e se mancano le competenze, manca un capo progetto dedicato a tempo pieno per tutto il periodo di start-up, manca un leader che sappia coinvolgere le persone nel cambiamento che necessita spesso di ore di straordinario, attività collaterali prima mai eseguite (nel caso specifico tutta la rilevazione dei dati anagrafici dei prodotti sul campo) i rischi sono elevatissimi:

• la gestazione si protrae per periodi lunghissimi
• rimangono simultaneamente attivi due sistemi che operano diversamente, con procedure spesso differenti
• il personale si demotiva e tende a “tornare indietro”
• i costi globali di gestione invece di calare tendono a crescere
• I risultati operativi sono scarsi e addirittura possono peggiorare
• …….

Detto questo vi diremo che quasi alla fine del 2025, questa Azienda, che ha voluto seguire il metodo “in-house” e non ha considerato l’aiuto di una consulenza professionale anche per le fasi realizzative e di avviamento,   è ancora nella fase di implementazione e sfrutta le nuove tecnologie al 15-20% delle reali possibilità.

Per concludere questa nostra newsletter vi daremo solo alcuni elementi di riflessione; fareste mai una scalata sull’Everest senza guide o una discesa di rafting in Nepal senza istruttori o  una discesa su una pista nera delle Dolomiti senza un’adeguata preparazione fisica? …i risultati potrebbero essere drammatici!

L’avvio di progetti logistici complessi ed articolati non è molto diversa e allora affidarsi a chi può aiutarvi può fare davvero la differenza sia in termini di tempistiche che di costi.

Questo è il valore aggiunto di una Società di Consulenza consolidata, formata da professionisti con curriculum importanti che abbia svolto molti progetti in più settori merceologici, che  possa essere referenziata da Clienti conosciuti e che possa presentare case history significativi e documentabili come quello appena descritto.

NeT-LOG Consulting, società di Consulenza Logistica con una elevata specializzazione operativa e tecnica, sviluppata in oltre 40 anni di esperienza con oltre 1.500 progetti realizzati, oltre 20 Milioni di m2 di aree riorganizzate e più di 450 Clienti, molti dei quali continuativi, è in grado di supportare e guidare le Aziende in ogni situazione di criticità  fornendo, mediante analisi dati, sopralluoghi alle infrastrutture, colloqui coi responsabili aziendali soluzioni per la migliore gestione del proprio magazzino.

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