Le riunioni periodiche operative
In cosa consistono le riunioni periodiche? E perché sono importanti?
Quando parliamo di riunione periodica ci riferiamo al momento in cui il team con capacità decisionale, che gestisce un progetto o una iniziativa di miglioramento, verifica lo stato di avanzamento delle attività e dei risultati ottenuti confrontandoli con quelli attesi.
L’output di queste riunioni deve sempre certificare le decisioni prese. Senza decisioni esplicitate una qualunque riunione si può tranquillamente considerare inutile.
In questo articolo cercheremo di soffermarci più sugli input e gli output generati da queste riunioni più che sulla gestione delle riunioni stesse.
Le riunioni vanno considerate come dei veri e propri strumenti metodologici all’interno del percorso di miglioramento di un progetto o di una iniziativa.
Se pianifichiamo delle iniziative di miglioramento sarà molto probabile che ci si ritrovi con frequenza a dover modificare alcuni scenari precedentemente disegnati con il piano d’azione. Predisponendo Il piano, cercando di prevedere anche nei minimi dettagli tutte le situazioni possibili, ci troveremo comunque a dover affrontare situazioni non previste. Essendo il risultato finale ciò che conta, dovremo lavorare affinché il percorso alternativo scelto rimanga ben tracciato.
Prendiamo ad esempio l’ipotesi di pianificare secondo la metodologia basata sulla ruota di Deming. Questo metodo, per sua stessa natura, rimette continuamente in discussione quanto pianificato e realizzato. La fase di Check è il momento cruciale perché richiede la verifica attenta dei risultati prima della standardizzazione. Un errore in questa fase porterebbe alla standardizzazione di una soluzione non idonea a risolvere il problema.
Diventa in questo momento molto importante la gestione attenta ed efficace della riunione di verifica e di decisione.
L’output della riunione è il verbale di riunione, che diventa lo strumento fondamentale per la mappatura del percorso decisionale attuato. La compilazione del verbale deve seguire delle semplici regole ma che devono essere rigorosamente rispettate.
Cosa deve riepilogare il verbale:
- Sintetica descrizione dell’azione prevista.
- I tempi di realizzazione
- la quantificazione degli obiettivi
- chi ha la responsabilità dell’azione, dei tempi e dei risultati.
- deve essere distribuito a tutti gli interessati già al termine della riunione stessa o al massimo entro tempi brevissimi (giorno successivo)
Cosa non deve riepilogare il verbale:
il verbale che semplicemente riassuma quanto detto o quanto accaduto durante la riunione è un documento inutile. Attraverso il verbale si definisce ciò che si andrà a gestire, non si racconta ciò che è accaduto.
In quest’ottica il verbale diverrà l’input per la riunione successiva.
Un volta raggiunti i risultati previsti dalle azioni di miglioramento diventa fondamentale attuare un sistema di verifica costante al fine di evitare il decadimento delle prestazioni.
È frequente imbattersi in organizzazioni che considerano “inevitabile” che ciò accada. Questo è inaccettabile e la gestione operativa quotidiana deve mantenere alto il livello di attenzione.
In questa fase di mantenimento le riunioni periodiche diventano strumento indispensabile per garantire il livello di attenzione necessaria. In questa fase diventa strategico l’utilizzo di kpi’s adeguati e dei relativi cruscotti di controllo.
Procedendo come sopra descritto, con la predisposizione di verbali che riepilogano le decisioni prese ed i relativi tempi di attuazione, si costringono di fatto tutte le persone coinvolte a mantenere la giusta attenzione. Quest’ultimo aspetto diventa, a nostro parere, fondamentale nella prioritizzazione delle attività quotidiane.
Che periodicità hanno le riunioni operative?
Quando si stabilisce la cadenza delle riunioni ci si rende che è faticoso garantirne il rispetto ed il contenimento della durata. Il rischio di allungare i tempi tra una riunione e l’altra, e di conseguenza la durata delle riunioni stesse, è sempre dietro l’angolo con il rischio di rendere il metodo poco efficace.
Noi proponiamo di seguire un metodo semplice. Il calendario
Riunione settimanale – solitamente di lunedì. Durata un’ora al massimo. Verifica dello stato di avanzamento e attivazione di eventuali azioni correttive (in quest’ultimo caso si renderà necessario un intervento ad hoc per la ri-pianificazione)
Riunione mensile – solitamente mezza giornata con a disposizione i dati economici del mese appena trascorso.
Riunione trimestrale o quadrimestrale – questa riunione assume anche un carattere strategico perché normalmente riassume gli andamenti generali dell’azienda ed è il momento per definire eventuali nuove politiche di gestione per l’esercizio in corso.
