Procurement Outsourcing e PMI - Una scelta come acquisizione di competenze per poter crescere
Abbiamo più volte sottolineato, in numerosi articoli, come il Procurement Outsourcing, ovvero l'esternalizzazione delle attività di approvvigionamento, rappresenta una strategia adottata dalle organizzazioni per ottimizzare le proprie operazioni e ottenere numerosi vantaggi competitivi.
A volte però tale scelta viene avvertita dalle PMI come una scelta definitiva che delega ad un esperto terzo l’intera gestione degli acquisti. Questo, nella maggior parte dei casi, “spaventa” in quanto viene percepito come una perdita di controllo della spesa che di solito impatta in media per il 60% sul fatturato… per cui la decisione di esternalizzare viene scartata.
Tuttavia, il miglior e più proficuo uso del Procurement Outsourcing per le PMI è quello di utilizzarlo come uno strumento “temporaneo”. Tale modalità rappresenta una strategia molto intelligente e pragmatica. Questo approccio permette infatti alle aziende di costruire gradualmente le proprie competenze interne mentre beneficiano immediatamente di expertise specializzata.
Vantaggi del Procurement Outsourcing Temporaneo
Acquisizione di Know-how. L'Outsourcing permette alle PMI di accedere a competenze avanzate che internamente richiederebbero anni per essere sviluppate. I professionisti esterni portano “best practices”, metodologie consolidate e una visione strategica del procurement che può essere trasferita al team interno.
Strutturazione dei Processi. Gli esperti esterni aiutano a definire procedure standardizzate, implementare sistemi di controllo e creare framework decisionali che rimarranno patrimonio dell'azienda anche dopo la fine del contratto di outsourcing.
Formazione sul Campo. Il personale interno può apprendere direttamente dai professionisti esperti, acquisendo competenze pratiche attraverso il coinvolgimento diretto nelle attività quotidiane di procurement.
Strategia di Transizione
Fase 1: Outsourcing Completo
Inizialmente, affidare completamente le attività di procurement più complesse agli esperti esterni, mantenendo internamente solo le funzioni di base e di coordinamento.
Fase 2: Collaborazione Ibrida
Gradualmente, coinvolgere il personale interno in attività sempre più strategiche, affiancandolo agli esperti esterni per garantire il trasferimento di competenze.
Fase 3: Internalizzazione Selettiva
Riportare internamente le attività per cui si sono sviluppate competenze adeguate (magari beneficiando in una prima fase dell’affiancamento all’Outsourcer in qualità di “Tutor”), mantenendo l'outsourcing solo per le specializzazioni più avanzate.
Fase 4: Monitoraggio delle attività internalizzate
A distanza di uno o due anni è consigliabile una verifica da parte degli esperti esterni del corretto andamento delle attività internalizzate in modo da effettuare eventuali correzioni
Dimensionamento della Struttura Interna
Per determinare la dimensione ideale della futura struttura acquisti, è fondamentale considerare:
- Volume e complessità degli acquisti
- Settori merceologici coinvolti
- Frequenza delle negoziazioni
- Necessità di presidio continuativo vs. interventi puntuali
L'obiettivo è creare una struttura "right-sized" che sia efficace senza essere sovradimensionata rispetto alle reali esigenze dell'azienda.
Questa strategia permette alle PMI di non rinunciare ai benefici del Procurement professionale nell'immediato, costruendo al contempo le basi per un futuro sviluppo interno sostenibile.
