La Logistica e i suoi costi

Con il termine Logistica si intende «l'insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche che governano nell'Azienda i flussi di materiali e delle relative informazioni, dalle origini presso i Fornitori fino alla consegna dei prodotti finiti ai Clienti e al servizio post-vendita» (AILOG).

Dunque, la Logistica in quanto tale è costituita da un insieme di attività, le quali – per fornire un servizio al Cliente Finale – producono dei costi.

Tuttavia, se è vero che tutte le operazioni eseguite durante il processo logistico aggiungono costi, occorre precisare che non tutte aggiungono valore.

I costi logistici – che spesso per semplificare vengono ricondotti ai costi di magazzino, delle scorte, dei trasporti e amministrativi – sono costi variabili, i quali pertanto possono e devono essere costantemente messi in discussione con lo scopo di essere ridotti. L'obiettivo di un sistema logistico, infatti, deve essere la massimizzazione del servizio al Cliente, attraverso la minimizzazione dei costi.

Dunque, conoscere i costi è fondamentale affinché si possa:

• conoscere l'incidenza dei costi logistici sul costo finale del prodotto, al fine di valutarlo in relazione al livello di servizio e ai relativi valori espressi dai concorrenti (benchmark)
• analizzare la profittabilità di nuovi prodotti/servizi da introdurre sul mercato
• analizzare la variazione dei costi in relazione all'evoluzione del processo distributivo e/o all'introduzione di nuove tecnologie
• analizzare la struttura dei costi in relazione a scelte di nuove strategie competitive sul mercato
• valutare la convenienza per la terziarizzazione completa o parziale dei processi logistici aziendali, sulla base dei costi interni e dei possibili costi esterni
• supportare efficacemente la stesura dei budget.

Esistono diverse tecniche di misurazione dei costi, tra le quali la più accurata è certamente l'ABC Costing, ovvero una metodologia che misura costi, prestazioni di attività, risorse e oggetti di costo (es. prodotti/servizi), considerando che le risorse sono assegnate ad attività, le quali a loro volta sono assegnate agli oggetti di costo in base al loro utilizzo.

Rimandando ad altre trattazioni più precise e mirate relativamente a queste tecniche, di seguito si vuole elencare alcuni consigli che consentono di ridurre i costi logistici.

1. Eliminare i colli di bottiglia della Supply Chain.

Un settore spesso trascurato è quello dell'Inbound, la cui congestione però ha effetti devastanti sui processi a valle di produzione, assemblaggio, evasione degli ordini e distribuzione. Occorre pertanto analizzare la propria Supply Chain con una visione complessiva e con un particolare focus sulla programmazione degli ingressi, la prenotazione dei vettori, la completezza e correttezza della documentazione e la conformità normativa.

2. Definire attentamente i requisiti del processo di trasporto.

Molte aziende spediscono le loro merci spesso con servizi inadeguati, producendo quindi costi inutili. Occorre chiarire, ad esempio, quali spedizioni debbano necessariamente essere tempestive e quindi eseguite con corrieri espressi e quali no, analizzando il trade-off tra la velocità della consegna e il costo del servizio.

3. Ri-negoziare continuamente le tariffe del trasporto.

I fornitori di servizi logistici tendenzialmente sono portati ad aumentare annualmente le proprie tariffe. Conoscere dettagliatamente, quindi, le spese sostenute e poterle discutere con il proprio partner in maniera razionale, consente di potersi mettere in una posizione di forza, evitando di pagare tariffe più alte per un servizio che non ha subito aumento di valore. In ogni caso, è importante richiedere e ricevere dal fornitore le motivazioni che possono esserci dietro un eventuale aumento dei prezzi, in modo da poterle comprenderle e possibilmente discuterle.

4. Aggiornare costantemente i requisiti dei clienti finali.

Le esigenze dei clienti cambiano in continuazione, così come cambiano le proprie: è fondamentale quindi essere continuamente al passo con i requisiti del cliente al fine di garantire un elevato livello servizio, ricordando ad esempio che non solo le consegne in ritardo possono comportare dei costi, ma anche quelle in anticipo rispetto alla sua programmazione interna.

5. Assicurarsi di controllare accuratamente i documenti di trasporto delle merci.

È un dato di fatto che le bolle di trasporto contengono regolarmente errori, talvolta fino al 5÷6% del valore delle fatture emesse, spesso a favore del vettore e non della propria azienda. Occorre quindi fare delle verifiche accurate in modo da scoprire eventuali costi nascosti derivanti da potenziali profitti perduti.

6. Consolidare i rapporti con i fornitori di servizi (dove e quando possibile).

Rapporti strategici con fornitori di servizi logistici, in ottica di 3PL o addirittura 4PL, consentono di massimizzare il servizio e minimizzare i costi, rispetto ad una situazione in cui si è costretti a gestire una molteplicità di fornitori, che per garantire lo stesso servizio possono generare costi più elevati (fosse anche solo per il costo di gestione maggiore derivante dalla maggiore complessità).

7. Creare partnership con altre aziende per ottimizzare le spedizioni.

Laddove ci si trovi nelle condizioni di effettuare spedizioni LCL o LTL, per le quali quindi non si riesce a saturare con la propria merce da spedire il container o il camion, una leva di riduzione dei costi potrebbe essere quella che permette di trasformare le spedizioni in FCL o FTL attraverso alleanze con altri produttori che devono spedire la propria merce alla stessa destinazione.

8. Aggiornare continuamente i sistemi software.

I software moderni sono soggetti a continui aggiornamenti che permettono di migliorare le proprie funzionalità ma anche di aggiungerne di nuove. È fondamentale, quindi, cercare di stare sempre al passo con la tecnologia, per essere certi di poter massimizzare efficacia ed efficienza.

9. Tagliare i premi assicurativi ridondanti.

Molte aziende spesso pagano extra-costi per proteggere le proprie spedizioni attraverso programmi di assicurazione proposti dal vettore anche se le politiche di assicurazione aziendale già prevedono la copertura per perdite e/o danni subiti dalle merci durante le spedizioni.

10. Ottimizzare le proprie scelte logistiche.

Il processo di identificazione della modalità di trasporto ottimale non è semplice ma deve essere eseguito con attenzione affinché si possa ottimizzare il servizio e minimizzare i costi. Occorre quindi ponderare le scelte che portano ad un trasporto aereo invece che marittimo, piuttosto che un trasporto interamente su strada invece che intermodale.