I 7 passi fondamentali per poter gestire al meglio i propri trasporti

Per ogni azienda i costi dovuti al trasporto delle merci, inbound o outbound che siano, rappresentano una porzione consistente della totalità dei costi logistici sostenuti (circa il 50% secondo le più recenti statistiche). Inoltre, negli ultimi anni le spedizioni stanno cambiando la propria connotazione, spostandosi sempre di più verso una frammentazione di queste: spedizioni sempre più piccole e frequenti (si veda ad esempio l'esplosione dell'e-commerce). Da quanto appena descritto si evince come sia di fondamentale importanza per l'azienda avere dei trasporti il più possibile affidabili e efficienti.

Ma quindi, in questo contesto, come si deve comportare un responsabile dei trasporti? Quali sono le leve sulle quali poter agire? Quale il metodo da utilizzare?

7 sono i passi fondamentali per poter gestire al meglio i propri trasporti cercando di raggiungere contemporaneamente (?!) il duplice scopo di ridurre i costi e aumentare il livello di servizio.

1) Prima di parlare di costi dei trasporti è necessario definire il Livello di servizio Logistico che vogliamo offrire!

Affermare di voler ottimizzare i trasporti senza avere un`idea precisa degli obiettivi da raggiungere è sicuramente un`idea stravagante, anche se purtroppo assai diffusa e praticata. Non sempre, nelle aziende, è chiaro il concetto (la metrica di calcolo e l`obiettivo numerico) del livello di servizio da offrire ai clienti, eppure si dibatte sempre più spesso sulla necessità di diminuire i costi di trasporto. Un buon gestore dei trasporti deve trovare il giusto rapporto tra livello di servizio e costo e non, tout court, il costo più basso (che spesso, ovviamente, significa perdere in prestazione).

2) La Distribuzione Fisica non è sono solo il camion. Bisogna ampliare la visuale!

È fondamentale per una buona ottimizzazione della distribuzione fisica pensare all`intero processo: il network distributivo, il magazzino (comprese le logiche di prelievo degli ordini), l`organizzazione del carico, l`organizzazione delle tratte (se si gestiscono i trasporti a "carichi completi"), la tariffa di trasporto (prendendo in considerazione tutti i costi accessori) e, infine, i costi inerenti le attività di controllo del nostro fornitore. Solo così riusciremo ad ottenere il massimo dei benefici!

3) Si può migliorare solo ciò che si conosce e si conosce solo ciò che si misura

Svolgere, con una certa regolarità, un Audit dei trasporti è sicuramente un`ottima idea! Lo scopo è quello di definire con precisione la situazione attuale (AS IS) in termini di costi sostenuti e livello di servizio erogato e disegnare nuovi progetti di miglioramento. Nella conduzione dell`Audit ci sono quindi due fasi (interconnesse fra loro e ugualmente importanti): la prima è di studio (analisi dei flussi, dei costi e del livello di servizio), la seconda è più "creativa e rivoluzionaria" (e più bella, almeno per chi scrive) orientata al disegno delle logiche organizzative future. Solo conoscendo approfonditamente la situazione di partenza attuale e disegnando proattivamente il futuro è possibile ottenere i risultati migliori!

4) Scegliere i fornitori giusti e non essere troppo fedeli!

Il fornitore "storico" che, negli ultimi anni, è sempre andato bene non è detto che vada bene ancora per il futuro! Sono cambiate le condizioni a contorno, sono cambiati i mercati della fornitura e della domanda, è cambiato il profilo pondo/volumetrico delle nostre spedizioni, sono persino cambiate le offerte di servizio dei possibili fornitori di trasporto (alcune sono veramente innovative). Prova a guardarti in torno!

Attraverso uno studio attento del settore è possibile effettuare uno screening dei fornitori al fine di individuare la lista dei partner da coinvolgere ad un possibile tender. 

5) Gestire dei buoni tender attraverso un buon metodo!

Come in tutte le cose, per poter svolgere bene un lavoro è importante avere un buon metodo! Attraverso ad un`attenta redazione del Capitolato Tecnico Logistico (ossia una descrizione precisa ed esaustiva del trasporto oggetto dello studio), un`adeguata struttura tariffaria (ossia la scelta dei driver di costo più adatti alla tipologia di trasporto da effettuare) e una definizione precisa dei tempi di resa e del livello di servizio che il fornitore dovrà garantire (ossia i Service Level Agreement - SLA) si potrà veramente effettuare la scelta migliore!

6) Scegliere l`innovazione e non la retroguardia!

In Italia la maggior parte delle aziende possiede software che ottimizzano le operazioni di magazzino, nessuna (pochissime) utilizza software per l`ottimizzazione dei trasporti! È ora di invertire questa tendenza! Esistono parecchi software in commercio che aiutano le aziende ad organizzare, pianificare e controllare i costi relativi ai trasporti. I costi sono, tutto sommato, contenuti rispetto anche ai benefici che si possono ottenere. Se vogliamo veramente ottenere il massimo dei risultati (sia in termini di costi sia di livello di servizio) bisogna innovare!

7) Applicare metodi di miglioramento continuo è vincente!

Il mondo è in continua evoluzione e tra pochi mesi l`organizzazione attuale potrebbe non essere più quella adeguata. Quindi è importante attivare iniziative di miglioramento continuo intervenendo in modo sistematico sulla situazione esistente con l’obbiettivo di perfezionare le attività interessate.