Come calcolare il costo per l'organizzazione di un evento
Organizzare un evento non è un'operazione facile come può sembrare in realtà, anzi è il risultato di una lunga progettazione e pianificazione dove è necessario prevedere ogni aspetto e tenere conto anche degli eventuali imprevisti. Una dei momenti più importanti durante la pianificazione di un evento è la previsione dei costi, un'operazione importante per essere sicuri di ottenere i risultati sperati. In questo articolo vi aiuteremo a calcolare il costo per l'organizzazione di un evento, cercando di individuare sia le spese fisse che quelle variabili.
Quali strumenti utilizzare per determinare i costi degli eventi
Anche se sembra logico è opportuno sottolineare che per stilare un preventivo di spesa per un evento è opportuno adottare alcuni strumenti utili per avere sempre sott'occhio le diverse voci e avere un quadro preciso della situazione.
Tra gli strumenti più utili per organizzare un evento troviamo i classici fogli di calcolo di Excel, semplici da usare e che vi permettono di programmare in maniera dettagliata ogni spesa. In alternativa ad Excel, vi sono anche dei software gestionali che implementano anche la funzione per stilare il budget di spesa.
Prima di iniziare il calcolo delle spese per un evento è opportuno anche effettuare un'analisi economico-finanziaria in modo da preventivare sia le uscite che le entrate e soprattutto quali sono i rischi che potrebbero compromettere l'evento (pioggia, mancata disponibilità della location, numero di biglietti invenduti, ecc.).
Per calcolare il costo di un evento, è consigliabile anche organizzare delle tabelle divise in macro aree così da poter conoscere in anteprima i costi ipotetici di location, staff, forniture, ecc.
Stabilire un budget
Per iniziare è sempre opportuno stabilire un budget preventivo dei costi, in questo modo si avrà un quadro abbastanza realistico delle risorse da impiegare e come sfruttarle al meglio. Il budget iniziale deve prevedere sia le uscite che le entrate, ma è sempre opportuno non essere troppo precisi per non rischiare di ritrovarsi con brutte sorprese.
Per avere un'idea di come utilizzare il budget si può realizzare un diagramma a torta dove inserire le diverse voci di spesa e assegnare ad ognuna una percentuale.
Ad esempio, per una cena di gala bisognerà assegnare il 60% del budget per l'acquisto del cibo e gli onorari dei dipendenti, il 20% per la location e l'allestimento, il 10% per la pubblicità, il 10% per le spese varie ed eventuali. Per calcolare o definire il budget di un evento si possono anche usare delle app, in questo modo si possono inserire le modifiche in tempo reale e avere sempre a portata di mano il progetto organizzativo.
Le tipologie di costo da considerare per un evento
Per avere un quadro preciso dei costi da sostenere per l'organizzazione di un evento è necessario individuare quali sono le diverse voci di spesa. Innanzitutto, è opportuno considerare in primis, i costi diretti, quelli che sono fondamentali per la corretta gestione dell'evento e che possono essere stabiliti in precedenza richiedendo i vari preventivi di spesa ai fornitori come trasporto, costi del personale e tanto altro.
I costi indiretti, invece sono più difficili da stimare, visto che non si può effettuare un calcolo preventivo ma solo ipotetico e forfettario. Le spese indirette potrebbero riguardare il costo del riscaldamento o dell'elettricità, così come quelle relative alle spese di riparazione per un guasto improvviso, ecc.
Le altre voci di spesa da considerare nel budget preliminare in aggiunta a quelle sopracitate, sono:
- costi fissi: quelli che possono essere già stabiliti a priori come l'ingaggio per gli ospiti o il costo del service e sono quelli che non cambiano anche se varia il numero dei partecipanti;
- costi variabili: si devono conteggiare quando non si ha una stima precisa delle dimensioni dell'evento.
Quali sono le voci di spesa principali per un evento
Dopo aver visto quali potrebbero essere i costi per l'organizzazione, entriamo nel dettaglio e cerchiamo di individuare le voci di spesa principali per la maggior parte degli eventi: concerti, manifestazioni culturali, serata di gala, meeting di lavoro, ecc.
La prima voce di spesa da inserire nel budget è quella relativa alla location, sempre se non si ha la fortuna di occupare uno spazio pubblico o di proprietà. In correlazione con la location bisogna considerare i servizi che verranno forniti, come il catering (in caso di evento con cena, coffee break o aperitivo) o il soggiorno in hotel se l'evento dura diversi giorni. Nella categoria location possono essere inseriti i costi per l'allestimento: decorazioni floreali, strutture fisse, tavoli, gadget nel caso di fiere, candele e tessuti, insomma tutto il necessario per decorare lo spazio dove si svolgerà l'evento.
Un costo molto importante da considerare nell'organizzazione di un evento è quello relativo alla fornitura di servizi tecnologici, soprattutto quando si tratta di concerti o manifestazioni all'aperto: palcoscenico, service per il suono, regia, luci, monitor, proiettori, schermi, tornelli e tutto quello che potrebbe servire in caso di un grande evento; questi costi possono stabiliti a priori grazie alla richiesta di preventivi ai fornitori.
Da non dimenticare nel budget, i costi per la logistica e i trasporti che potrebbero influire notevolmente sulla spesa finale, tra questi costi variabili si possono inserire i trasferimenti con il taxi, i biglietti aerei, il pernottamento degli artisti e le spese per il trasporto bagagli. Le ultime due voci di spesa da inserire nella pianificazione di un evento riguardano gli onorari dello staff e degli eventuali relatori e i costi per la pubblicità dell'evento.
