Quando Logistica e Lean e Six Sigma entrano in sala operatoria
Premessa
Un adeguato livello di produttività all’interno dei blocchi operatori è una opportunità che sempre più strutture ospedaliere cercano di raggiungere per ottenere un miglior livello di servizio con una disponibilità di risorse comunque limitata.
Questi anni, all’interno delle aziende ospedaliere si sta sviluppando, fra i team medici, la consapevolezza di dovere intervenire efficacemente sui processi, al fine di aumentare l’efficienza e la produttività. Tale consapevolezza parte dalle analisi VOC (Voice of the customer) e dalla necessità di aumentare la cosiddetta Healthcare Reputation del reparto.
In particolare nella Chirurgia, il termine “Produttività” racchiude in sé diversi fattori determinanti, tra cui i principali sono: Il rispetto della programmazione degli interventi e quindi la risposta ad una lista d’attesa dei pazienti cresciuta inevitabilmente durante il Lock down. l’incremento del numero di interventi nella giornata operatoria. la disponibilità delle risorse adeguate durante le attività, il rispetto della tempistica prevista; in sintesi possiamo associare la produttività di un’unità chirurgica ad un utilizzo migliore della risorsa tempo durante la cosiddetta seduta operatoria, sapendo però che intorno ad essa vanno considerati tutti i processi pre e post operatori.
il reparto di Chirurgia bariatrica dell’azienda ospedaliera ARNAS G. Brotzu di Cagliari da ormai tre anni ha messo in atto un processo di studio e valutazione di soluzioni efficienti ed efficaci che provengono da altri mondi aziendali (produzione e servizi).
La bariatrica è quella branca della chirurgia che si occupa del trattamento chirurgico dei pazienti affetti da obesità.
Il cambio di passo è stato fortemente mutuato da tutto lo staff di reparto che, da anni, sta portando innovazione, metodi e Logistica all’interno del reparto e delle sale operatorie. Già nel 2019, Il team «bariatrico» ha sviluppato un progetto per attivare il protocollo ERAS ("Enhanced Recovery After Surgery"). Si tratta di un processo virtuoso di lavoro che garantisce la veloce ripresa del paziente dopo un intervento chirurgico e nasce con l'obiettivo di assicurare un recupero ottimale ed un ritorno precoce e sicuro del paziente.
L’elemento che ho trovato estremamente interessante risiede nel fatto che lo staff bariatrico è arrivato a questo obbiettivo clinico, utilizzando, almeno in parte, la metodologia Lean con lo stesso rigore metodologico che noi cultori della materia applichiamo nei processi di efficientamento aziendale.
L’idea ed il progetto
Lo studio attento dei processi di lavoro condotto con tecnica SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) ha portato ottimi risultati di miglioramento dell’efficienza: interventi più veloci, migliore utilizzo delle risorse, un layout di sala operatoria più ergonomico ed a misura di staff, una logistica relativa ai materiali ed alle attrezzature decisamente più funzionante e sempre Just in time.
Ma l’intervento sull’efficienza con l’ERAS era per lo staff medico della Bariatrica, solo l’Incipit di un processo virtuoso di miglioramento. Ecco che a maggio 2020, con il coinvolgimento del sottoscritto, decidono di avviare e sviluppare un progetto logistico in chiave Six sigma che mira ad ottimizzare. questa volta, la produttività della sala e di tutto l’impianto operatorio (persone, infrastruttura, strumentazione).
Il Problem statement
La produttività della sala operatoria infatti risulta ancora troppo bassa per la chirurgia bariatrica. Ci sono tempi di improduttività eccessivi. Per di più durante la pandemia COVID 19, le attività operatorie hanno subito un ulteriore rallentamento. Per recuperare i pazienti in cura, era necessario intervenire per migliorare la resa della sala operatoria. È necessario poter razionalizzare il numero di interventi e i momenti di cambio degli interventi nelle otto ore lavorative (2 gg settimana) affinché si innalzi la produttività delle sedute operatorie (giornate dedicate agli interventi) più scariche, e si evitino situazioni di straordinario, in altre giornate, che vadano oltre le due ore comunque ammesse.
Il Metodo
Il Metodo Six Sigma, metodologia di problem solving, verrà applicata nei suoi 5 step: define, measure, analyze, improve, control con il coinvolgimento di tutti gli operatori di staff, dai chirurghi agli anestesisti, dalle OSS alle Nurse. Oggi siamo al termine della fase di Analyze.
Si è partiti quindi dal project Charter per la definizione della variabile Critical to quality (CTQ), identificata appunto nel tempo improduttivo (tempo totale della seduta operatoria meno il tempo che intercorre dall’induzione dell’anestesia fino al risveglio del paziente.
La fase di maggior impegno per lo staff ed il consulente è stata ovviamente quella della Measure.
Durante questa attività l’obbiettivo è stato quello di comprendere il comportamento della CTQ: tempo improduttivo e soprattutto dedurne la sua variabilità. Per quanto detto è stato utilizzato un campione rappresentativo di sei mesi di sedute giornaliere (gennaio 2019- giugno 2019). Media, mediana, moda, deviazione standard sono tutti gli indicatori statistici, di posizione e di dispersione che hanno aiutato a comprendere il reale comportamento del tempo improduttivo nella sua evoluzione settimanale.
Inoltre per valutarne l'andamento, è stata costruita la curva di distribuzione delle frequenze della CTQ e messa in relazione ad uno ed uno solo limite di specifica (USL) pari a, 180 minuti: esso è il valore massimo accettabile di tempo improduttivo durante una seduta operatoria giornaliera. La curva ha quindi mostrato la probabilità che tempo improduttivo possa essere maggiore dell'USL.
Nella situazione di analisi si è rilevato che esisteva, nel periodo campionato, una probabilità del 27% che il tempo improduttivo giornaliero sorpassasse la soglia dei 180 minuti.
Ovviamente solo con una “fotografia” dei dati siffatta, era possibile dimostrare e dichiarare quale fosse l’evidenza e l’impatto dell’improduttività.
Preso atto, il team è stato coinvolto, attraverso sedute di brainstorming e focus group, nella fase dell’Analyze; l’obbiettivo è diventato quello di comprendere le cause-radice che determinano l’elevata variabilità del tempo improduttivo.
Il progetto proseguirà nei prossimi mesi con la fase di Improve: si individueranno e affineranno le soluzioni che possano eliminare le cause e ricondurre i tempi improduttivi a valori più bassi e, soprattutto più stabili e meno variabili.
Foto: Azienda ospedaliera ARNAS G. Brotzu di Cagliari
