L'organizzazione del lavoro in magazzino ha costi molto elevati soprattutto per chi gestisce una logistica complessa: si stima infatti che un'azienda possa arrivare a spendere il 50/60% dei costi sostenuti per le movimentazioni.

Un valido aiuto per l'ottimizzazione della logistica in aziende con grossi flussi di merci può essere l'utilizzo di funzionalità, oggi disponibili, in grado di integrare alla modalità di ricezione ordini a capacità infinita un modello di pianificazione che crei una movimentazione più snella ed efficiente, e quindi spesso meno onerosa.

L'azienda Kube Sistemi, leader in Italia nelle soluzioni di logistica per magazzini e per la produzione, ha ampliato il WMS proprietario "Gulliver" con una suite che, non solo consente di pianificare gli ordini in modo strategico ed efficiente controllando quotidianamente lo stato di avanzamento dei lavori, ma mette anche a disposizione una serie di strumenti per misurare il costo del lavoro e valutare i livelli di servizio.

Il "Labor Management" è composto da un modulo di planning che pianifica e colloca in un calendario gli ordini in entrata e in uscita e le attività di magazzino, confrontando il carico di lavoro con le risorse realmente disponibili. L'operatività è monitorata da alcuni cruscotti (management) che controllano costantemente lo stato avanzamento del lavoro e avvisano automaticamente il responsabile in caso di ritardi. Il modulo di reporting permette di ottenere tutti i KPI (Key Performance Indicator) utili ad attivare i corretti parametri di controllo.

Ma vediamo le tre diverse aree nel dettaglio.

PLANNING
Il PLANNING è la funzionalità che permette di pianificare il lavoro nel modo corretto, collocando gli ordini in entrata e in uscita secondo un calendario che, compatibilmente con le risorse disponibili, permette il loro completamento entro i tempi stabiliti.

Gli ordini giunti a magazzino costituiscono la base della pianificazione delle preparazioni con cui il sistema costruisce una visione sintetica e grafica degli ordini a portafoglio e le "dimensioni" degli stessi per attuare la più opportuna strategia di evasione. Infine il sistema, integrando tutti i dati a disposizione, procede con la pianificazione delle spedizioni.
MANAGEMENT

La funzionalità sviluppata nel MANAGEMENT consente di controllare quotidianamente in modo "proattivo" lo stato di avanzamento dei lavori. Il sistema intercetta le criticità legate ai tempi di evasione del lavoro giornaliero avvisando (anche con un allarme via email) il responsabile che, utilizzando gli strumenti messi a disposizione, può entrare nel dettaglio della situazione critica e intervenire opportunamente.

Il sistema si compone di una serie di cruscotti per il monitoraggio dei lavori in corso:

1. Il Cruscotto monitoraggio attività / risorse permette di controllare in ogni momento del giorno il carico di lavoro effettuato da ogni operatore;
2. Il Cruscotto avanzamento attività per settori di magazzino monitora in ogni momento del giorno lo stato avanzamento del lavoro con il carico di lavoro fatto e da fare per ogni settore del magazzino. Questo strumento consente di spostare le risorse da un settore all'altro del magazzino secondo i carichi previsti in ognuno di essi o rilevati in un certo momento, in modo da bilanciare in maniera efficiente la loro distribuzione;
3. Il Cruscotto stato avanzamento documenti controlla in ogni momento del giorno lo stato avanzamento della preparazione degli ordini, con evidenza del tempo restante all'evasione totale di ogni documento.

REPORTING
La funzionalità di REPORTING produce gli strumenti per misurare il costo del lavoro e i livelli di servizio. Si tratta di utili fogli di lavoro che permettono all'azienda di avere un feedback sulle performance del magazzino, in pratica è lo strumento che dà evidenza dei KPI (Key Performance Indicator) e consente di migliorarne le prestazioni.

1. Il report Produttività delle risorse permette di controllare in ogni momento del giorno il lavoro effettuato da ogni operatore, con gli scostamenti rispetto alla media.
2. Produttività generale riassume i tempi impiegati per la preparazione degli ordini. Il sistema rileva quotidianamente la produttività (quella generale del magazzino e quella relativa a specifiche attività come prelievo, stoccaggio, rimpiazzi, etc.) e la relaziona con quella del giorno precedente, con quella dello stesso periodo dell'anno precedente e con la media storica.
3. Infine, il report Situazione Assorbimento Risorse crea un confronto con i periodi precedenti evidenziando i cambiamenti all'interno del magazzino.

VANTAGGI
In sintesi, il sistema di Labor Management applicato a "Gulliver" permette la pianificazione completa delle attività di magazzino (entrata merci, prelievi, spedizioni, ecc.), integrando le informazioni sugli ordini con la gestione delle risorse disponibili.

Questa soluzione bilancia i carichi di lavoro nel tempo (nelle diverse giornate), nello spazio (tra i vari reparti) e tra le risorse (gli operatori di magazzino effettivamente disponibili), creando un sensibile efficientamento delle operazioni nel loro complesso grazie all'ottimizzazione delle risorse disponibili.

Gulliver è così in grado di prendere in carico e governare l'intero magazzino e le risorse disponibili. Il sistema guida gli operatori nei tempi e nei modi con cui effettuare tutte le operazioni, evita la dispersione di energie e assicura un presidio costante sull'operatività inviando un avviso automatico in caso di ritardi o superamento di soglie limite.
Inoltre la possibilità offerta dal sistema di tracciare anche le attività accessorie svolte dagli operatori per completare la preparazione degli ordini (filmatura, etichettatura, etc.), calcolandone i tempi effettivi, offre un quadro più fedele dei tempi necessari alla movimentazione, offrendo pianificazioni più realistiche e rapportate realmente alla potenzialità produttiva dell'azienda.

Benefit aggiuntivi (e fortemente innovativi) possono venire dall'uso delle funzionalità del Labor Management in chiave strategica; ad esempio simulando virtualmente nuovi assetti per testare le possibili ricadute nel piano di lavoro. La condivisione in azienda dei dati sulle performance di magazzino potrebbe funzionare da incentivo non solo per il management ma anche per gli operatori a migliorare le prestazioni in forza di un premio produttività.

In tutti questi casi, è offerta alle aziende la possibilità di progettare il proprio futuro in base a informazioni e proiezioni in precedenza impossibili da ottenere.