Uno strumento pratico ed economico per migliorare le operazioni di magazzino.

In un momento di crisi globale come quello che stiamo vivendo, tutte le aziende che svolgono funzioni logistiche focalizzano l`attenzione sull`ottimizzazione dei diversi processi di magazzino al fine di ridurre gli sprechi che si producono in questo comparto. 

Purtroppo questa tematica non è di facile approccio e richiede uno sforzo consistente in termini di risorse umane da impiegare se si vogliono ottenere risultati significativi.

Uno degli strumenti più economici finalizzato al miglioramento delle attività di magazzino, senza ricorrere ad interventi radicali che coinvolgono investimenti in attrezzature e tecnologia, è sicuramente lo studio dei Tempi e Metodi.

Per studio dei Tempi e dei Metodi si intende l`insieme delle tecniche utilizzate nell`esame dei processi operativi che conducono ad una indagine sistematica di tutti i fattori influenzanti l`efficienza e l`economia della situazione esaminata. Questa tecnica permette di identificare gli sprechi e incrementare la produttività, ottenendo miglioramenti a breve termine attraverso il cambiamento dell`organizzazione, delle modalità operative e della standardizzazione delle procedure. Inoltre, la misurazione delle performance consente di definire in maniera accurata gli standard di riferimento (molto utilizzati dalla pianificazione per una migliore organizzazione delle attività e delle risorse).

L'approccio allo studio dei Tempi e dei Metodi deve essere chiaro, ben strutturato e consolidato, si divide principalmente in quattro fasi fondamentali che possono ripetersi attraverso lo sviluppo di un ciclo iterativo (in figura).

Il primo passo è lo studio critico e la descrizione precisa delle attività che si vogliono esaminare nella situazione attuale. Prima di andare "sul campo" si analizzano approfonditamente "a tavolino" le varie attività, suddividendole in operazioni elementari e schematizzandole con diagrammi a flusso. Le operazioni elementari individuate vengono poi esaminate, attraverso l`osservazione diretta in magazzino, per verificarne l`effettivo svolgimento da parte degli operativi. In caso negativo si aggiornano gli schemi a flusso basandosi sulle discordanze riscontrate.

Lo step successivo consiste nella campagna di rilievi in magazzino, cioè l`attenta e precisa misurazione delle attività determinate al punto precedente. Questa rappresenta la fase operativa dello studio, dove l`analista segue l`operatore/macchina in tutte le sue operazioni elementari cronometrandole in modo preciso. Abitualmente viene impiegato il cronometro, ma c`è anche la possibilità di un software specifico su palmare portatile (nella figura seguente).

Una volta verificato che il numero di repliche sia adeguato al livello di significatività che si vuole ottenere dallo studio, si passa alla fase tre, ossia all`analisi dei dati ottenuti dai cronometraggi andando ad individuare le problematiche o gli sprechi di tempo che possono rendere inefficienti le attività. Si studiano i dati derivati dai rilievi dei tempi e si calcola la produttività d`operazione. Attraverso questo primo risultato si individuano le operazioni elementari che andrebbero ottimizzate o addirittura eliminate.

Terminata questa fase è necessario verificare se la suddivisione delle attività in operazioni elementari (e di conseguenza i rilievi svolti) è adeguata per poter studiare delle ottimizzazioni.

Infine, a partire dai dati analizzati e delle problematiche individuate allo step precedente, vengono studiate le ottimizzazioni delle attività oggetto di osservazione. Attraverso gli output risultanti dalla fase precedente, ed eventualmente implementandoli con altri dati provenienti dal gestionale, vengono trovate le soluzioni migliori per poter incrementare la produttività.

In questo contesto, lo studio dei tempi e dei metodi, storicamente impiegato nella produzione, viene applicato a tutte le attività di magazzino, a operazioni manuali e automatiche, e sia a processi futuri (teoricamente vero campo di applicazione) che a realtà operative già esistenti (campo di maggior successo).

Se quindi è vero che qualsiasi processo può essere migliorato, lo studio dei tempi e dei metodi rappresenta indubbiamente un ottimo punto di partenza, in grado di produrre benefici nel breve termine senza interventi drastici ed investimenti eccessivi.

La metodologia deve quindi essere precisa e consolidata, permettere l`ottimizzazione di svariate attività di magazzino attraverso l`utilizzo di questo potente strumento a fronte di un costo di intervento modesto.