di Andrea Frettoli

Tra i temi più affrontati nel mondo di oggi c'è la rapida evoluzione della supply chain conseguente ai nuovi modelli di business che si stanno imponendo.

All'interno della supply chain un ruolo sempre più delicato è ricoperto dall'equilibrio tra efficienza ed efficacia che l'organizzazione del magazzino deve garantire, sempre più compresso da scarsa prevedibilità del mercato e costi fissi e di gestione in aumento.

È quindi centrale il ruolo del magazzino che deve evolvere da un ruolo passivo e statico verso un ruolo attivo di previsione dei carichi di lavoro e delle priorità.

In questa logica diventa strategica la presenza di un ente che, secondo i diversi "gerghi" di settore, si chiama Ufficio Gestione, ufficio Tempi e Metodi, Ufficio Strategie ecc.

Il compito di questo ufficio, reparto, ente è di lavorare sulla previsione di volumi in e out bound per predisporre il layout e il display degli scaffali più efficace per garantire la gestione corretta dei flussi e dei volumi.

Grazie a questo lavoro, le singole attività hard svolte da ingresso merci, stoccaggio, allestimento e uscita merci saranno semplificate e si otterrà la riduzione massima degli sprechi che nei magazzini si evidenziano poi in carenza di spazio ed eccesso di ore lavorate.

Il lavoro dovrà essere svolto sull'insieme della gamma ma anche sul singolo prodotto che dovrà essere seguito passo passo dalla prima codifica e per tutta la sua vita commerciale.

In quest'ottica è di fondamentale importanza che ci sia uno stretto commitment tra acquisti, magazzino e vendite.

E ultimo, ma non per importanza, una efficace azione di questo ufficio garantisce il mantenimento dei risultati ottenuti attraverso le azioni di miglioramento.

Principali attività

Gestione della gamma

• Articoli nuovi – dopo che l'ufficio acquisti avrà dato l'ok all'accettazione e l'entrata merce avrà accettato l'articolo, questo passa di competenza della gestione per iniziarne la vita in magazzino
  • Creazione dell'anagrafica, con particolare attenzione a peso, volume e lotto economico d'acquisto. Ai fini della gestione di magazzino conoscere preventivamente il lotto economico di acquisto è importante per dimensionare le unità di carico in entrata.
  • Verifica se si tratta di prodotto realmente nuovo o di sostituzione di codice preesistente. Nel caso si tratti di sostituzione codice ai fini del magazzino non sarà un vero e proprio prodotto nuovo ma il riferimento diventeranno i dati storici del prodotto obsoleto.
  • Identificazione della corretta posizione nel magazzino, identificando il volume di stoccaggio all'interno degli scaffali di prelievo e degli eventuali scaffali di overstock
  • Verificare il rispetto di eventuali vincoli normativi (temperatura di conservazione, rischio di contaminazione, gestione di DPI particolari, infiammabili ecc.). In questo caso un'ottima azione preventiva è quella di predefinire quali posizioni del magazzino possono essere dedicate ad ogni vincolo così da non incorrere in errori che potrebbero comportare l'invendibilità dei prodotti e, peggio ancora, sanzioni da parte di enti di controllo esterni.
• Articoli in gamma – verifica continua della movimentazione in e out, analizzando lo storico della stagionalità e della classe ABC al fine di ottenere la massima precisione nella previsione di vendita dimensionare il display degli scaffali e prevedere i carichi di lavoro relativamente alle attività di refilling e di picking. Questo lavoro è fondamentale perché permette al responsabile di magazzino di pianificare le risorse necessarie. Se c'è un forte commitment con acquisti e vendite l'ufficio gestione diventa fonte di informazione preziosa per affinare le previsioni e gestire efficacemente i prodotti obsoleti, scaduti o divenuti invedibili.

Monitoraggio della qualità e dei reclami dei clienti

• Attività importantissima se consideriamo i reclami come effetto generato da cause che vanno ricercate e corrette. In questo senso l'ufficio funziona da stimolatore del miglioramento continuo

La qualità delle attività sopra descritte si riversa in pieno sulle rilevanze inventariali. Questo tema è ovviamente molto delicato perché tocca il capitale forse più prezioso dell'azienda, i prodotti finiti da destinare alla vendita. Il tema inventario è molto importante perché si deve uscire dalla logica statica della verifica mirata esclusivamente a valorizzare e certificare il monte merci ma l'inventario va interpretato esso stesso come strumento gestionale.

È importante di conseguenza dedicare delle risorse alle attività di inventario continuative perché l'analisi immediata degli scostamenti permette di identificare con efficacia le possibili cause e rimuoverle. Oppure attivare azioni mirate al miglioramento dei processi che le hanno generate.

Infine, se le attività di inventario continuativo vengono procedurizzate correttamente possono tranquillamente essere considerate valide anche ai fini civilistici, rimuovendo l'obbligo dei classici inventari completi di fine anno, onerosi sia dal punto di vista organizzativo che dal punto di vista economico, evitando anche potenziali fermi alle attività di vendita e/o distribuzione.

Come organizzare l'ufficio gestione

Sicuramente realtà complesse o dimensionalmente significative non solo si possono permettere di avere, ma devono avere una struttura che svolga quotidianamente le attività sopra descritte.

Credo però che anche realtà piccole o medie, nelle quali normalmente si riscontra molta attenzione alla operatività perdendo a volte in visione o pianificazione, si possano ottenere ottimi risultati affidandosi a realtà consulenziali.

Vantaggio di appoggiarsi a consulenti esterni

• Il primo vantaggio è di affidare le attività considerate a basso valore aggiunto e che rappresentano invece il valore di una struttura consulenziale che è attrezzata, sia in termini di know how che di tools, per macinare dati e fornire output già pronti per la lavorazione, con quantificazione dei benefici attesi.
• Il secondo vantaggio è dato dalla capacità di gestire la tempificazione delle verifiche periodiche dello stato di avanzamento dei lavori.
• Il terzo vantaggio è di tipo economico. Il costo diventa flessibile, commisurato alle reali necessità, comportando di conseguenza un investimento molto contenuto e dal ritorno certo.
• Il quarto vantaggio è il benchmarking. Una struttura consulenziale opera normalmente con organizzazioni diverse che hanno esigenze simili. Questo permette di conoscere soluzioni diverse per problemi simili e poterle implementare rapidamente presso tutte le organizzazioni con cui collaborano.